Steg 2 - Köp och drift i ett dynamiskt inköpssystem

Vid köp i ett dynamiskt inköpssystem som har upphandlats enligt de regler som gäller över tröskelvärdet, och som inte avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster, vänder sig den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) till samtliga leverantörer som har kvalificerat sig till systemet i steg 1. Inkomna anbud utvärderas och beslut om tilldelning skickas ut till samtliga leverantörer i systemet. 

I steg 2 ska den upphandlande organisationen för varje kontrakt som ska tilldelas bjuda in alla leverantörer som godkänts som deltagare i systemet att lämna anbud. 

Det finns ingen skyldighet för en leverantör som deltar i ett dynamiskt inköpssystem att lämna anbud när den upphandlande organisationen skickar anbudsinbjudningar inom ramen för systemet.

Om ett dynamiskt inköpssystem har delats in i olika kategorier av varor, tjänster eller byggentreprenader ska samtliga leverantörer som godkänts inom den kategorin som upphandlingen avser bjudas in att lämna anbud.

Generella tilldelningskriterier ska alltid anges redan i upphandlingsdokumenten vid anbudsinfordran men kan vid behov preciseras ytterligare här i anbudsinbjudan i steg 2. Anbuden utvärderas enligt de tilldelningskriterier som angivits i annonsen vid anbudsinfordran eller vid preciserade behov här i anbudsinbjudan i steg 2.

Tidsfristen för att komma in med anbud ska vara minst 10 dagar från den dag då anbudsinbjudan att lämna anbud skickats till godkända leverantörer.

Det är möjligt för vissa upphandlande organisationer, till exempel kommuner eller regioner, att komma överens med de kvalificerade leverantörerna om en kortare anbudstid. Men om inget annat har överenskommits, eller om den upphandlande organisationen är en central upphandlande myndighet, ska tidsfristen vara minst 10 dagar från det att anbudsinbjudan skickades till berörda leverantörer.

Den upphandlande organisationen ska av leverantören begära in uppdaterade dokument som visar att den i nuläget uppfyller kvalificeringskraven och att det inte föreligger någon grund för uteslutning. Därefter tas beslut om att tilldela kontrakt.

När ett beslut om tilldelning av kontrakt har fattats ska den upphandlande organisationen skriftligen meddela beslutet till samtliga leverantörer. Meddelandet ska innehålla skälen för beslutet och information om eventuell avtalsspärr.

Det finns ingen skyldighet att tillämpa bestämmelserna om avtalsspärr. Väljer den upphandlande organisationen att använda sig av en frivillig avtalsspärr ska tidsperioden för hur länge avtalsspärren gäller framgå i meddelandet.

Efterannonsering ska göras senast 30 dagar efter tilldelning av varje enskilt kontrakt. Det är dock tillåtet att samla efterannonserna kvartalsvis. I sådana fall ska de samlade annonserna skickas senast 30 dagar efter utgången av varje kvartal.

Efterannonsering – en viktig del i upphandlingen

Det saknas regler för dynamiska inköpssystem som understiger tröskelvärdena eller som avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Den svenska lagstiftaren har uttryckt att det som huvudregel ska finnas samma utrymme för upphandlande organisationer vid upphandling under tröskelvärdet samt vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, som det finns över tröskelvärdet, även om uttrycklig reglering saknas. Detta ska enligt lagstiftaren även gälla för upphandlande organisationers möjlighet att använda sig av dynamiska inköpssystem. 

Det är dock viktigt att upphandlande organisationerna följer de grundläggande upphandlingsprinciperna. Det innebär att det ställs höga krav på upphandlande organisationer att tydligt beskriva i upphandlingsdokumenten hur köp och drift i ett dynamiskt inköpssystem kommer att gå till.

Vid upphandling under tröskelvärdet gäller i övrigt andra regler om exempelvis annonsering av upphandling, tidsfrister att lämna anbud, formkrav för kommunikation, uteslutning, kvalificering och kontroll av leverantörer med mera.

Nya upphandlingsregler 1 februari 2022