Elektroniska auktioner

För upphandling under tröskelvärdena, och för upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, finns inga bestämmelser om elektroniska auktioner i lag. Elektroniska auktioner kan dock användas även i dessa upphandlingar. Den upphandlande organisationen måste då beskriva hur auktionen ska gå till i upphandlingsdokumenten. 

Vägledning kan hämtas från de regler som gäller över tröskelvärdena, men den upphandlande organisationen är fri att anpassa den elektroniska auktionen utifrån upphandlingens behov. De grundläggande upphandlingsprinciperna sätter ramarna.

På denna webbsida redogör vi för elektroniska auktioner vid upphandling över tröskelvärdena.

Alla leverantörer som har lämnat godtagbara anbud ska med elektroniska medel bjudas in att delta i auktionen. Under auktionen har leverantörerna möjlighet att lämna in nya uppgifter om priser eller egenskaper hos varan, tjänsten eller byggentreprenaden. Den elektroniska auktionen ska leda till att anbuden rangordnas utifrån automatiska utvärderingsmetoder.

En elektronisk auktion ska genomföras på det sätt som har beskrivits i upphandlingsdokumenten. Auktionen får genomföras i på varandra följande steg. Under auktionen ska alla anbudsgivare, vid varje tidpunkt, ha kännedom om sin plats i rangordningen.

Elektroniska auktioner behöver inte enbart syfta till att den upphandlande myndigheten eller enheten (den upphandlande organisationen) ska få in anbud med lägre priser. Auktionen kan även avse andra parametrar som exempelvis leveranstid, prestanda, elförbrukning, tillgänglighet, inställelsetid vid reparationer med mera. 

En elektronisk auktion ska avslutas vid någon av följande situationer

• vid den tidpunkt som angetts i upphandlingsdokumenten 
• när det inte längre lämnas några nya priser eller nya värden som motsvarar angivna krav på minsta skillnader 

• när angivet antal auktionsetapper har genomförts.

En elektronisk auktion kan medföra fördelar för såväl köpare som säljare i form av minskade administrativa kostnader samt öppnare och mer transparenta upphandlingar. Alla leverantörer behandlas lika och det går att uppnå en tydlig spårbarhet av händelseförloppet under auktionen. En elektronisk auktion kan vara ett mycket effektivt verktyg för att uppnå stora kostnadsbesparingar för den upphandlande organisationen.

En elektronisk auktion får användas efter en första utvärdering av anbuden, om innehållet i upphandlingsdokumenten kan fastställas med tillräcklig grad av exakthet vid 

• öppet förfarande 
• selektivt förfarande 
• förhandlat förfarande med föregående annonsering 
• inbjudan att lämna anbud inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem 
• förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal

Upphandlingsförfaranden 

Elektronisk auktion bör även kunna användas vid upphandling av ramavtal.

Ramavtal

Elektroniska auktioner får användas vid upphandlingar oavsett utvärderingsgrund. Det är alltså möjligt att avluta en upphandling med en elektronisk auktion oavsett om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utvärderas på grunden pris, kostnad eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet.

Grund för utvärdering 

Elektronisk auktion är ett upphandlingsmoment som är tänkt att användas vid mindre komplicerade upphandlingar. Det beror på att det krävs att kraven och tilldelningskriterierna kan fastställas med en hög grad av exakthet. 

Några exempel på upphandlingsföremål som har upphandlats med hjälp av elektroniska auktioner i Sverige eller andra medlemsstater är datorer, servrar, bildskärmar, kopiatorer, kontorsmateriel, trycksaker, energi, värme, möbler, fordon, livsmedel, byggmateriel, förbrukningsmateriel inom sjukvården, tjänster för telefoni och nättrafik samt biluthyrning.

En missuppfattning om användandet av elektroniska auktioner är att det skulle leda till att priset får för stor betydelse i förhållande till kvalitetskraven. Även om det stämmer att auktionen inte kan omfatta anbud där utvärderingen inte kan ske direkt i systemet, är detta inte samma sak som att upphandlingen inte kan avslutas med en elektronisk auktion. De delar som behöver utvärderas utanför systemet kan utvärderas före den elektroniska auktionen och tas in i den matematiska formeln för den elektroniska auktionen som konstanter.

Tänk på att om elektronisk auktion ska användas ska det anges i annonsen om upphandling eller i inbjudan att bekräfta intresse. 

Om en upphandlande organisation avser att genomföra en elektronisk auktion ska följande framgå av upphandlingsdokumenten:

• de delar av anbuden som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen
• eventuella gränser för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för det som ska anskaffas 
• de uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta kommer att ske 
• nödvändiga uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen 
• de villkor som gäller för att lämna anbud, däribland de minsta skillnaderna mellan leverantörernas anbud som kan ha bestämts
• nödvändiga uppgifter om den elektroniska utrustning som ska användas och om anslutningen till denna utrustning
• tidpunkten då den elektroniska auktionen ska avslutas.

Den information som ska anges i upphandlingsdokumenten tar med andra ord sikte på bland annat vilka delar av anbuden som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen, vilka villkor som gäller vid anbudslämning så som med vilka lägsta intervall som priser får sänkas, uppgifter som kommer göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta kommer ske, samt relevanta uppgifter om genomförandet av auktionen. Det borde till exempel kunna handla om praktisk information som exempelvis på vilken plattform auktionen kommer att äga rum och hur man som anbudsgivare får åtkomst till plattformen och identifierar sig som anbudsgivare.

Under en elektronisk auktion ska den upphandlande organisationen lämna alla anbudsgivare tillräckliga upplysningar för att de vid varje tidpunkt ska ha kännedom om sin plats i rangordningen. Organisationen får även lämna andra upplysningar om priser eller värden under förutsättning att detta har angetts i upphandlingsdokumenten. Organisationen får också lämna upplysningar om antalet deltagare i den elektroniska auktionen.

I offentlighets- och sekretesslagen (OSL) finns en särskild reglering avseende elektroniska auktioner. Enligt denna bestämmelse får en upphandlande organisation, trots reglerna om absolut sekretess för anbud, lämna ut ovan angivna uppgifter om deltagare i auktionen.

Offentlighet och sekretess i offentlig upphandling