Hoppa till huvudinnehåll
Start

Funktionskrav i upphandling

Att uttrycka verksamhetens behov, i form av önskade funktioner, möjliggör att få förslag på olika lösningar. Dessa lösningar kan ge positiva effekter såsom besparingar, bättre kvalitet och ökad effektivitet samt en bättre konkurrens.

Innehåll på denna sida

Med funktionskrav beskrivs vad som ska uppnås i stället för, som vid detaljkrav, hur något ska uppnås. Kraven kopplas ofta till mål och mäts som önskade effekter och resultat. 

Det går att använda funktionskrav i de flesta upphandlingar. Men det betyder inte att alla krav i en upphandling behöver vara funktionskrav. De kan vara en blandning av funktionskrav och detaljkrav.

Fördelar med funktionskrav 

Att uttrycka identifierade behov som en önskad funktion låser inte leveransen eller utförandet, till en särskild teknik, arbetsmetod eller produkt. I stället möjliggör det för leverantörerna att lämna förslag på hur lösningen ska se ut. Den som upphandlar öppnar upp för alternativa lösningar och kan på så sätt få nya eller innovativa lösningar. 

Funktionskrav kan möjliggöra ett större förhandlingsutrymme för parterna när förhandling är tillåtet. Avtalet kan bli mer flexibelt för ändringar vid till exempel teknisk utveckling eller förändringar i utförandet. Funktionskrav kan även gynna kreativa företag som kan vara med och lämna förslag på olika typer av lösningar. Därmed utnyttjas företagens kompetens på ett bättre sätt. 

Svenskt Näringsliv och Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en film om möjligheterna med funktion i upphandling:

Hur kan funktionskrav användas? 

När du arbetar med funktionskrav och behöver stöd kan du använda våra metodblad som ger råd om formulering, utvärdering och uppföljning.

Exempel på krav som med fördel kan uttryckas med funktion är: 

  • krav som antas vara konkurrenshämmande 
  • kostnadsdrivande 
  • svåra att beskriva i detalj. 

Krav som inte lämpar sig att uttrycka som en funktion är om det finns begränsningar som verksamheten inte kan, eller som är olämpligt att, ändra. Till exempel en begränsad tid ”Arbetet måste ske mellan klockan...” 

Formulera funktionskrav 

I vårt metodblad får du tips och inspiration om hur du kan tänka för att formulera funktionskrav. Genom exempel illustreras hur funktionskrav kan formuleras i olika typer av upphandlingar. Du får också hjälp med hur du kan testa dina formulerade funktionskrav så att de exempelvis inte är kostnadsdrivande eller utestängande.

Metodblad Formulera funktionskrav 

Utvärdera funktionskrav 

När du formulerar dina funktionskrav behöver du tänka igenom hur kontroll och utvärdering ska ske. Fundera på vad som ska kontrolleras och utvärderas under anbudstiden och vad leverantören ska bevisa under avtalsperioden. I metodbladet hittar du olika metoder för utvärdering och bedömning. 

Metodblad Utvärdera funktionskrav

Uppföljning av funktionskrav 

När du formulerar funktionskraven är det viktigt att du även funderar på hur kravet ska följas upp. Om leverantören ska beskriva lösningen för hur funktionskravet ska uppfyllas, så kan den lösningen vara verktyget för uppföljningen. Resultatet i uppföljningen ska dock fortfarande stämma överens med det ursprungliga funktionskravet. I metodbladet finns tips och exempel på genomförande av uppföljning. 

Metodblad Följa upp funktionskrav

Tips för att använda funktionskrav 

Funktionskrav i en upphandling kan leda till att fler verksamheter i organisationen får nytta av avtalet än vad som först var tänkt eller möjligt. Det är därför bra att arbeta så brett som möjligt genom att bjuda in flera verksamheter till behovsanalysen. Här listar vi fler tips för att använda funktionskrav: 

  • Arbeta strategiskt med inköpsarbete, det ger större möjligheter att ställa bra funktionskrav. 
  • Ha framtagna mål och strategier för verksamheten, det är en bra grund att utgå ifrån.
  • Se till att det finns rätt resurser och kunskaper för att genomföra upphandlingen. 
  • För ett lyckat resultat är det extra viktigt med kunskap om beställarens verksamhet, dess uppdrag, mål och förutsättningar. 
  • Möjliggör en aktiv samverkan mellan upphandlare och beställare redan i behovsanalysen, det underlättar arbetet. 
  • Genom att upphandlaren lyssnar på beställarens resonemang, i stället för att få en färdig kravspecifikation, blir det lättare att fånga upp rätt behov och formulera funktionskrav. 
  • Lika viktigt är kunskapen om leverantörsmarknadens möjligheter. Med fler potentiella anbudsgivare skapas en bättre konkurrens på marknaden. 

Myter om funktionskrav

Att ställa funktionskrav handlar om att formulera krav på vad som ska uppnås och inte för hur det ska uppnås. Genom att ställa funktionskrav, öppnas nya lösningsalternativ upp och leverantörens kunskaper och kreativitet tillvaratas. För att underlätta användandet har vi identifierat fem vanliga myter om funktionskrav.

Myter om funktionskrav

Att tänka på med funktionskrav

  • Koppla funktionskraven till verksamhetens uppdrag, strategier, mål och tydliga önskade effekter och resultat. 
  • Testa och utveckla funktionskraven genom intern och extern dialog. 
  • Ta fram en utvärderingsmodell som är öppen och transparent 
  • Definiera vilka kriterier som är viktigast för att bedöma hur väl lösningsförslagen möter efterfrågad funktion och vilka bedömningsgrunder som ska gälla. 
  • Ha en plan för hur avtalet ska följas upp.