Individuella dialoger med sex leverantörer
- Funktionskrav i upphandling
Post- och telestyrelsen (PTS) skulle upphandla en prototyp för ett taligenkänningssystem. I upphandlingsunderlaget ställdes funktionskrav för en lösning på en viss funktion. Funktionskrav har enbart fördelar, menar PTS efter att ha genomfört upphandlingen.
Innehåll på denna sida
PTS har till uppgift att inkludera alla i den digitala utvecklingen och att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Bakgrunden var en prototyp av en språkresursbank som kan användas för direkttextning av TV-program.
Några av rekommendationerna utifrån denna upphandling:
- PTS rekommenderar att träffa leverantörer och föra dialog. I detta fall fick leverantörerna en månad på sig att svara, eftersom frågorna var komplicerade. Men det är även möjligt att lägga ut enklare frågor som snabbt kan besvaras i en RFI.
- Att noggrant definiera uppdrag, syfte och mål är särskilt viktigt i en upphandling med funktionskrav, enligt leverantören.
System för upphandlingen fanns redan på marknaden, men det var en utmaning för PTS att hitta ett system med hög kvalitet. Kravet var att få ett system med hög träffsäkerhet och kort fördröjning.
Syftet med prototypen var att undersöka hur väl tekniken fungerar.
I denna korta film berättar upphandlingsjuristen Stina Hemberg och projektledaren Adam Rosén om hur de arbetade med dialog och funktionskrav i upphandlingen:
Genomförande
PTS valde att genomföra upphandlingen både med stöd av dialog innan upphandlingen och genom att ställa upp funktionskrav i förfrågningsunderlaget. De valde dialog för att de ville veta mer om området och få en djupare kunskap om taligenkänningssystem. En viktig aspekt var att få reda på hur stor del av koden i systemet som kunde släppas öppet. I många fall kan denna typ av information vara en affärshemlighet. PTS ville dock att alla som hade behov av koden skulle få använda den. Dessutom visste de att de ville ha en god kvalitet och en hög nivå på systemet.
Funktionskrav valdes för att möjliggöra en lösning på en viss funktion, utan att man bestämde exakt hur systemet skulle se ut. Den ansvariga enheten på PTS utgår från användarens behov. Funktion blir alltså helt centralt i arbetet med upphandlingar.
PTS la ut en RFI där de begärde in skriftliga svar. Av RFI:n framgick att det var möjligt att begära ett möte för dialog. RFI:n låg ute i cirka en månad och sju svar från potentiella leverantörer inkom. Därefter hade PTS möten och videosamtal med sex olika leverantörer, varav några fanns i andra länder. PTS skrev protokoll under mötena.
Det tog två månader att förbereda RFI:n. Efter att synpunkterna kom in tog det drygt ett halvår innan de annonserade upphandlingen.
Organisation
I projektgruppen ingick en representant från upphandlingsenheten och två ansvariga kravställare från PTS samt representanter från SVT, vilka skulle använda tjänsten. Samarbetet med SVT var viktigt, eftersom de kan system kring textning och hur systemet skulle användas i SVT:s miljö. PTS hade även kontakt med andra statliga myndigheter som Institutet för språk och folkminnen och Kungliga Tekniska högskolan som har kompetens inom området.
Styrkor
PTS använder ofta dialog innan de går ut med en upphandling. Det finns alltid en risk att en upphandlare inte får in några anbud på grund av för högt ställda krav, och man anser att detta kan förhindras genom dialog.
Enligt den leverantör som tecknade avtal är den största fördelen med dialog i den här typen av upphandling att möjliggöra information om olika sätt att utforma en tjänst. Det viktigaste är dock att de olika systemen ska nå samma mål och dialogen är ett bra sätt att främja konkurrens.
För leverantörerna är dialogen ett bra sätt att testa om det egna tillvägagångssättet skulle uppfylla förväntningarna. Det tar tid att delta i dialoger, men i slutändan är det ändå värt mödan, enligt den intervjuade leverantören.
Framgångsfaktorer och utmaningar
Utmaningarna var att PTS inte visste hur långt marknaden hade kommit inom området. Det var också skälet till att de valde en RFI. Även att lägga sig på rätt nivå för att få den bästa leveransen till det lägsta priset var utmanande. PTS behövde göra en avvägning mellan kraven från SVT och tittarna, och vad marknaden kunde erbjuda.
Den ansvariga upphandlaren på PTS menar att det kan vara något svårare att ställa upp funktionskrav än lösningskrav. Att det tar längre tid, att man behöver vara väl insatt i området är några av orsakerna. I många fall handlar det dock inte om vad organisationen ska köpa, utan vad produkten eller tjänsten ska utföra.
Enligt PTS var utvärderingen svår då man fick varierande priser. De menar att det finns en större risk med anbud som spretar i pris vid funktionsupphandling än när man ställer detaljerade krav. Detta gör att det i förväg kan vara svårt att göra en avvägning om hur mycket pris respektive kvalitet ska viktas. Om man exempelvis tar en utvärderingsmodell med prisavdrag (som ofta rekommenderas) upp till 500 000 kronor blir det av stor betydelse om priserna hamnar på 1 000 000 kronor eller 5 000 000 kronor. Detta kan vara svårt att uppskatta i förväg.
Leverantören menar att utmaningen i just denna upphandling var att vissa av de totalt 43 kraven var för detaljerade och innehöll en instruktion för utförande.
Leverantören menar att generellt sett är för specifika funktionskrav något som kan begränsa det innovativa inslaget. Svårigheten med funktionskrav är att de kan vara otydliga, okonkreta, motsägelsefulla eller överlappar varandra. Att noggrant definiera uppdrag, syfte och mål är särskilt viktigt i en upphandling med funktionskrav, enligt leverantören.
Ytterligare en utmaning med funktionskrav i en system- och teknikupphandling är att lägga fokus på att systemen ska vara interoperabla med andra system. Det handlar inte bara om funktion utan även om att det ska passa en viss standard eller ett annat system.
Lärdomar och rekommendationer
PTS framhåller att en utmaning är att man inte kan sekretessbelägga RFI-svar, eftersom endast sådan information som ingår i en affärsrelation betraktas som företagssekretess. Detta är enligt ansvarig upphandlare något som lyfts alltför sällan och kan utgöra en begränsande faktor då en myndighet begär in synpunkter innan en upphandling.
PTS rekommenderar att träffa leverantörer och föra dialog. I detta fall fick leverantörerna en månad på sig att svara, eftersom frågorna var komplicerade, men det är även möjligt att lägga ut enklare frågor som snabbt kan besvaras i en RFI.
Funktionskrav har endast fördelar enligt den ansvariga upphandlaren på PTS. En rekommendation är att ta stöd från andra myndigheter för att höra hur de har gjort.
Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos Post- och telestyrelsen och från den leverantör som vann upphandlingen.