Myter om funktionskrav

Nej, funktionsupphandling är inte ett eget upphandlingsförfarande. Det är dessutom oftast missvisande att prata om funktionsupphandling eftersom det är väldigt få upphandlingar som enbart består av funktionskrav. Att använda sig av ordet funktionsupphandling kan få mottagaren att tro att det faktiskt är ett särskilt upphandlingsförfarande. Det går alldeles utmärkt att formulera krav i form av funktion oavsett vilket upphandlingsförfarande som används. Det handlar om att formulera krav utifrån vad ska uppnås, och inte för hur det ska uppnås. 

Nej, det stämmer inte att funktionskrav enbart kan användas vid innovationsupphandling. Funktionskrav kan faktiskt användas i alla upphandlingar, inte bara när upphandlingen är inriktad på nya lösningar. Att ställa funktionskrav handlar om att ge leverantörerna möjlighet att visa sin kreativitet och att ge dem större frihet att komma med förslag på utförandet. 

Genom att använda funktionskrav skapas möjligheter för leverantörerna att offerera nya lösningar som kanske är okända för köparen, men som kan vara både effektivare och billigare. Men om en upphandling söker innovativa lösningar på komplexa problem, kan funktionskrav vara en förutsättning för att lyckas. 

Jo, funktionskrav går utmärkt att utvärdera. Men det är viktigt att i förväg ha tänkt igenom hur de offererade lösningarna ska bedömas och vilka bevis som ska lämnas in. Utvärdering kan ske på ett flertal olika sätt. Exempelvis med stöd av utvärderingsgrupper, tester för användbarhet, testinstallationer eller genom bedömning av inkomna bevis. 

Jo, det är möjligt att följa upp funktionskrav. I uppföljningen mäts leverantören på hur den faktiska lösningen lever upp till funktionen. I avtalet regleras vad som händer om resultatet inte uppfylls. 

Uppföljning av funktionskrav är inriktat på att mäta resultatet av den levererade lösningen. Det kan exempelvis handla om att mäta om energiförbrukning blivit lägre. Viktigt är att på förhand ha tänkt igenom hur mätningen ska gå till. 

Jo, att blanda funktionskrav och detaljerade krav kan faktiskt ofta vara nödvändigt. Det kan finnas ett antal förutsättningar som måste beskrivas i detalj. Utan krav kanske lösningen inte är praktiskt genomförbar. Det kan exempelvis vara krav på en it-anslutning till befintlig hård- eller mjukvara. När både funktionskrav och detaljerade krav används gäller det dock att vara uppmärksam så att ett detaljerat krav inte utestänger funktionen.