Innehåll i individuell rapport och dokumentationsplikt

Vid upphandling över tröskelvärdet ska en upphandlande myndighet skapa en individuell rapport för varje  

• kontrakt som tilldelas 
• ramavtal som ingås  
• dynamiskt inköpssystem som inrättas.  

Detta gäller även för upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2 om upphandlingens värde är högre än tröskelvärdet för sådana upphandlingar. 

En individuell rapport ska ha upprättats senast 30 dagar efter att den upphandlande organisationen har ingått avtal eller fattat beslut om avbrytande av upphandlingen. 

Vad rapporten ska innehålla bestäms både i LOU och i upphandlingsförordningen. Om den upphandlande myndigheten beslutar att inte tilldela ett kontrakt i separata delar ska skälen anges i något av upphandlingsdokumenten eller i den individuella rapporten. 

En individuell rapport ska dessutom innehålla:  

1. den upphandlande myndighetens namn och adress samt föremålet för och värdet av kontraktet, ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet 
2. namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts 
3. namnen på de anbudssökande eller anbudsgivare som inte godtagits och skälen till det 
4. namnet på den leverantör som tilldelats kontraktet och skälen till att den anbudsgivarens anbud valts 
5. hur stor del av fullgörandet av kontraktet eller ramavtalet som leverantören tänker lägga ut på någon annan, om det är känt 
6. namn på eventuella underleverantörer 
7. skäl till att ett anbud som har förkastats har ansetts vara onormalt lågt 
8. skäl till att ett kontrakt eller ramavtal inte har tilldelats en leverantör 
9. skäl till att en leverantör inte har godkänts som deltagare i ett dynamiskt inköpssystem 
10. skäl till att man tillämpat förhandlat förfarande med föregående annonsering, förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller konkurrenspräglad dialog  
11. skäl till att man har godkänt inlämning av anbud med andra medel än elektroniska 
12. intressekonflikter och åtgärder man vidtagit på grund av dem 
13. skälen till att den upphandlande myndigheten har beslutat att inte tilldela något kontrakt, ingå något ramavtal eller inrätta något dynamiskt inköpssystem, om det är aktuellt. 

Om uppgifterna i de sex första punkterna finns med i efterannonsen enligt 10 kap. 4 § LOU, samt om den upphandlande myndigheten beslutat att inte tilldela något kontrakt, får den upphandlande myndigheten i den individuella rapporten i stället hänvisa till information som finns i annonsen. 

Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att underrätta anbudssökandena eller anbudsgivarna om den individuella rapporten. Den individuella rapporten blir däremot en allmän handling för de flesta upphandlande myndigheter. Det innebär att rapporten kan komma att lämnas ut till dem som begär att få ta del av den. 

På begäran ska den individuella rapporten eller huvuddragen i den kunna skickas till EU-kommissionen eller Konkurrensverket. 

Utöver den individuella rapporten ska den upphandlande myndigheten löpande dokumentera hur upphandlingen genomförs. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att den upphandlande organisationen ska kunna motivera sina beslut under upphandlingens samtliga skeden. Dokumentationen ska vara slutförd senast 30 dagar efter att den upphandlande organisationen har ingått avtal eller fattat beslut om att avbryta upphandlingen.

Dokumentationsplikten gäller även för beslut som inte behöver anges i den individuella rapporten. Det finns inget hinder för att hela dokumentationsplikten sammanställs i en individuell rapport. 

Vid upphandling enligt LUF ska upphandlande enheter löpande dokumentera hur upphandlingen genomförs. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att den upphandlande organisationen ska kunna motivera sina beslut i upphandlingens samtliga skeden. Dokumentationen ska vara slutförd senast 30 dagar efter att den upphandlande organisationen har ingått avtal eller fattat beslut om att avbryta upphandlingen. Om den upphandlande enheten beslutar att inte tilldela ett kontrakt i separata delar ska skälen lämnas i något av upphandlingsdokumenten eller i den information som angetts ovan.

En upphandlande enhet ska spara lämplig information om varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas. 

Informationen som sparas ska vara tillräcklig för att kunna motivera beslut om: 

• att kvalificera, utesluta och urvalet av leverantörer samt att tilldela kontrakt 
• att använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering 
• att tillämpa bestämmelserna i 3 kap. LUF om att viss upphandling ska undantas från lagens tillämpningsområde 
• att godkänna inlämning av anbud med andra medel än elektroniska. 

Både den sparade informationen och övrig dokumentation ska på begäran kunna skickas till Kommissionen eller Konkurrensverket. Bestämmelserna om att spara information gäller även för upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2 om de är högre än tröskelvärdet för sådana upphandlingar.