Rättelse, förtydligande och komplettering

Ett anbud, eller en anbudsansökan, ska som utgångspunkt vara komplett och fullständigt. Om anbudet eller anbudsansökan har brister och behöver klargöras kan det, under vissa förutsättningar, vara möjligt för en upphandlande myndighet eller enhet (den upphandlande organisationen) att låta en leverantör

• rätta en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som leverantören har lämnat in  
• förtydliga eller komplettera redan lämnade uppgifter.  

Detta kan vara ett sätt att främja en effektiv konkurrens i upphandlingen och undvika att leverantörer inte kan delta i upphandlingar på grund av misstag.  

Det är inte ovanligt att anbudsansökningar och anbud från leverantörer är ofullständiga eller innehåller olika typer av brister och felaktigheter i förhållande till vad som angivits i upphandlingsdokumenten. Leverantörerna måste därför vara noggranna och kontrollera att de handlingar och uppgifter som skickas in överensstämmer med det som efterfrågats av den upphandlande organisationen. När upphandlingsdokumenten tas fram bör upphandlande organisationer därför försöka underlätta anbudsinlämningen för leverantörerna, exempelvis genom att endast begära in sådana uppgifter i anbudet som är absolut nödvändiga för leverantörs- och anbudsprövningen samt utvärderingen av anbuden.  

I upphandlingslagarna finns tre olika typer av klargöranden när det gäller handlingar som lämnats in av leverantörer:  

• rättelser 
• förtydliganden 
• kompletteringar. 

I praktiken är dessa kategorier av klargöranden delvis överlappande. Det är alltid den upphandlande organisationen som avgör om rättelser, förtydliganden eller kompletteringar ska tillåtas.

För att kunna begära eller tillåta en rättelse av innehållet i ett anbud eller en anbudsansökan får det inte innebära att nya sakuppgifter tillförs anbudet eller ansökan. Det får inte finnas någon risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 

Ett typiskt exempel där en rättelse bör tillåtas är om det finns uppenbara räknefel eller skrivfel i anbudet eller i anbudsansökan.  

Ett förtydligande innebär att leverantören inkommer med mer detaljerade uppgifter för att förtydliga den information som redan framgår av anbudet eller ansökan.  

En komplettering innebär att kompletterande uppgifter lämnas som tidigare inte var tillgängliga. EU-domstolen har ansett att det i vissa fall kan vara möjligt att komplettera med handlingar som är offentliggjorda och objektivt kontrollerbara, till exempel årsredovisningar.

Det finns en stor mängd domstolsavgöranden om hur omfattande klargöranden som upphandlingsreglerna tillåter, men det finns ingen tydlig gräns för vad som är tillåtet och inte. Det kan därför vara svårt att avgöra om det är möjligt att tillåta att en leverantör rättar, förtydligar eller kompletterar uppgifterna i ett anbud eller en anbudsansökan.  

Gemensamt för de tre åtgärderna är att klargörandet  

• ska vara förenligt med de grundläggande upphandlingsprinciperna, såsom likabehandlingsprincipen och öppenhetsprincipen 
• inte får innebära att anbudet eller ansökan ändras i sak.

Att ett anbud ändras i sak innebär i praktiken att ett nytt anbud anses ha kommit in.

Utgångspunkten för att bedöma om ett förtydligande eller en komplettering är tillåten är att uppgiften inte ska ersätta eller ändra tidigare uppgifter. Den ska tvärtom konkretisera de redan inlämnade uppgifterna på ett eller annat sätt.  

Notera därför att möjligheten att förtydliga och komplettera, som huvudregel, inte gäller om den nya uppgiften behövs för att anbudet ska uppfylla ett obligatoriskt krav.  

Vid dialog i en upphandling under tröskelvärdena, och av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, får dialogen omfatta rättelser av fel samt förtydliganden och kompletteringar av anbudet eller andra handlingar som leverantören har lämnat in. Om den upphandlande organisationen tillåter en leverantör att rätta, förtydliga eller komplettera ska övriga leverantörer ges motsvarande möjlighet.

Utrymmet för dialog begränsas även i dessa upphandlingar av de grundläggande upphandlingsprinciperna. Mycket av informationen om vad som gäller vid upphandling över tröskelvärdena är därför vägledande även i dessa.

• Det är alltid den upphandlande organisationen som avgör om rättelser, förtydliganden eller kompletteringar ska tillåtas.  
• En leverantör kan alltid framföra önskemål om att få rätta, förtydliga eller komplettera sitt anbud eller annan handling.  
• Om den upphandlande organisationen tillåter rättelser, förtydliganden eller kompletteringar måste möjligheten vara lika för samtliga leverantörer. 
• Tidsfristen för leverantören att komma in med klargörandet ska vara proportionerlig i förhållande till uppgiftens omfattning.
• Det är som utgångspunkt inte tillåtet att, genom förtydligande eller komplettering, tillföra helt nya uppgifter som inte funnits med i det ursprungliga anbudet eller ansökan. Som utgångspunkt handlar det alltså inte om att ersätta tidigare lämnade uppgifter med nya, utan om att konkretisera dem på något sätt.