Särskilda kontraktsvillkor

Särskilda kontraktsvillkor är det som i upphandlingslagarna definieras som särskilda villkor för fullgörande av kontrakt respektive särskilda villkor för fullgörande av koncessioner. 

Typiskt för ett särskilt kontraktsvillkor är att det är ett krav som leverantören inte behöver uppfylla när anbudet lämnas in. Kravet ska i stället accepteras av leverantören och uppfyllas under kontraktstiden. Villkoren får vara av typen ekonomiska, innovationsrelaterade, miljörelaterade, sociala eller sysselsättningsrelaterade krav. Men det kan även vara andra typer av krav. 

För att få ställa ett särskilt villkor i en upphandling måste det ha en koppling till det som ska köpas in. Utifrån proportionalitetsprincipen är det i allmänhet så att kraven i en upphandling ska ha ett naturligt samband med och stå i proportion till det behov som ska tillgodoses. 

Upphandlingsmyndigheten har många exempel på särskilda kontraktsvillkor om hållbarhet.  

Hållbarhetskriterierna i vår kriterietjänst 

Särskilda kontraktsvillkor förknippas ofta med arbetsrätt, miljökrav och andra hållbarhetskrav. Men det kan även vara krav som till exempel att installera alkolås eller GPS-utrustning i fordon, att införa önskade funktioner i ett systemstöd eller rutiner för avvikelsehantering för en tjänst. 

Det kan finnas fördelar med att använda särskilda kontraktsvillkor i stället för att ställa obligatoriska krav som måste vara uppfyllda när anbudet lämnas in. 

Det ger fler leverantörer möjlighet att lämna anbud i en upphandling. Det kan till exempel vara ett fåtal leverantörer som uppfyller ett högt ställt miljökrav men många som har ambitionen att uppfylla det, om de får affären. 

Krav som måste uppfyllas redan vid anbudstillfället kan tvinga leverantörer att göra investeringar för att kanske få ett kontrakt. Särskilda kontraktsvillkor kan minska onödiga investeringskostnader för företaget. 

I en upphandling av skolskjuts kan till exempel höga obligatoriska krav på fordonen leda till att nya bussar måste köpas in tidigare än nödvändigt. Det kan leda till ett högre slutpris för den som upphandlar. 

Med särskilda kontraktsvillkor kan fler leverantörer delta och vinna upphandlingar och det ger i förlängningen fler företag som lever upp till efterfrågade kvaliteter. 

För leverantörer som behöver tid att ställa om sin verksamhet kan ett särskilt kontraktsvillkor ge den tidsfrist som behövs. 

Till exempel kan ett mycket högt ställt miljökrav riskera att anses vara oproportionerligt eller diskriminerande enligt lagen. Om det i stället sätts som särskilt kontraktsvillkor kan det anses vara mer proportionerligt. 

Eftersom ett särskilt villkor är ett kontraktsvillkor ska det accepteras av anbudsgivaren i anbudet. Även om det anges i upphandlingsdokumentet att leverantören ska acceptera samtliga kontraktsvillkor kan det ibland vara bra att de särskilda kontraktsvillkoren accepteras var för sig och att leverantören ska beskriva på vilket sätt villkoret kommer att uppfyllas. 

Det ska tydligt framgå att villkoret kommer att vara en del av kontraktet. Villkoret kan infogas i dokumentet tillsammans med övriga kontraktsvillkor under en lämplig rubrik eller vara en bilaga till kontraktet. Villkoret bör följas av en beskrivning om, hur och när det ska följas upp och det kan vara lämpligt att ha med proportionerliga sanktioner om det inte uppfylls. 

Särskilda kontraktsvillkor kan gälla under hela kontraktstiden och i de fallen är det bra om de är skrivna så att de är aktuella hela kontraktstiden. 

Särskilda kontraktsvillkor behöver alltså inte vara uppfyllda av leverantören när anbudet lämnas in utan ska uppfyllas under kontraktstiden. Det är med andra ord inte ett krav som ska kontrolleras vid anbudstillfället. Däremot kan en beskrivning av hur villkoret ska uppfyllas vara ett obligatoriskt krav. Då kan en utelämnad eller bristfällig beskrivning göra att ett anbud inte är kvalificerat. 

Vissa upphandlingar över tröskelvärdet måste innehålla särskilda arbetsrättsliga villkor. Målet är att de arbetstagare som utför arbetet inom ramen för upphandlade kontrakt ska ha skäliga arbetsvillkor och att motverka att konkurrensen snedvrids genom lönedumpning.  

Arbetsrättsliga villkor 

Miljökrav kan till exempel vara krav på  

• energiprestanda 
• effektivare transporter  
• en ökad andel bränsle från förnybara källor.  

Att ställa krav om social hänsyn kan till exempel vara krav på tillgänglighet oavsett funktionsförmåga. Det kan också vara att arbetsledningen på en byggarbetsplats ska arbeta aktivt med att förebygga diskriminering på arbetsplatsen.  

Miljömässigt hållbar upphandling

Socialt ansvarsfull upphandling