Genomför uppföljningen
En förutsättning för en god affärsrelation är att arbetet med uppföljning av avtalet sker under hela avtalstiden, ibland även efteråt. Vad ni som upphandlande organisation ska följa upp avgörs av ställda krav i upphandlingen, avtalsvillkor och era behov. Ni kan även behöva hantera avvikelser eller brister och hur dessa ska regleras löpande.
Innehåll på denna sida
Länkar till vårt övriga stöd om avtalsförvaltning
Uppföljning av krav
Ni bör följa upp de krav som ni ställde i upphandlingen. Det finns inget uttalat krav att upphandlande myndigheter eller enheter ska följa upp avtal, men utan uppföljning kan det strida mot likabehandlingsprincipen och ett öppet och objektivt upphandlingsförfarande att inte säkerställa att leverantörens uppgifter kan kontrolleras.
Dom C-448/01EVN och Wienstrom punkt 51
Uppföljningen inkluderar följande delar:
- krav på leverantören (kvalificeringskrav)
- krav på varan/tjänsten (upphandlingsföremålet)
- tilldelningskriterier
- övriga avtalsvillkor.
Följande kvalificeringskrav bör kontrolleras hos leverantör i samband med avtalsuppföljningen.
Uppföljning av ekonomisk status
Leverantörens ekonomiska status bör följas upp kontinuerligt under avtalsperioden. Syftet med att kontrollera ekonomisk status är att försäkra sig om att leverantören har en tillräcklig stabil ekonomi för att kunna utföra sitt uppdrag. Kontrollen av ekonomiskt status kan ske genom att hämta kreditbetyg från kreditupplysningsföretag eller begära in årsredovisningar. Kontroll av leverantörens skattestatus kan delvis hämtas ut från Kronofogdemyndigheten.
Betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter
Vad gäller betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter kan ni kräva att leverantören själv ger in dessa uppgifter under avtalstiden, under förutsättning att kravet står i avtalsvillkoren.
Uppföljning av övriga kvalificeringskrav
Med övriga kvalificeringskrav avses till exempel uppföljning av krav på särskild yrkeskompetens eller teknisk kapacitet. Detta kan göras genom en enkät till leverantören eller genom platsbesök hos leverantören. Om krav har ställts gällande kvalitetsledningssystem och miljöledningssystem ska även dessa följas upp under avtalsperioden. Uppföljningen kan exempelvis ske genom att leverantören inkommer med intyg från ett godkänt certifieringsorgan.
Uppföljning av volym och pris
Ni bör löpande följa upp volym och pris för alla avtal. Uppföljning av pris sker vanligtvis genom granskning av fakturor. I elektroniska faktureringssystem har ni möjlighet att lägga in fasta ersättningsnivåer på förhand, vilket också innebär en priskontroll. Löpande uppföljning av volym kan uppmärksamma avvikande ökning eller minskning av levererad volym. Förändringar kan bland annat bero på ändrade förutsättningar som ökat behov av varan/tjänsten eller felaktig fakturering av leverantören. Vid sådana tillfällen bör det utredas vad avvikelsen beror på. För att få en djupare insikt kan även en revision behöva utföras.
Om det finns ett volymtak i avtalet, exempelvis att volymen inte får överstiga ett angivet tal per månad eller år, bör volymutvecklingen följas. Uppföljning av volym är av särskild vikt i de fall en ersättningsmodell med rörlig ersättning/prestationsersättning tillämpas.
Uppföljning av kvalitet
Kvalitet kan följas upp på flera sätt. Hur kvalitet definieras och hur uppföljningen ska ske beror på vilka krav som ni har ställt i upphandlingen. Uppföljning av kvalitet kan exempelvis ske genom enklare mätningar av antal felanmälningar eller genom enkätundersökning av kundnöjdhet. Men det kan även vara aktuellt att följa upp genom mer avancerade kvalitetsindikatorer eller intervjuer.
För att öka leverantörens incitament att uppnå ett önskat kvalitetsresultat, kan ni införa målrelaterad ersättning. Det innebär att ersättning utfaller om leverantören uppnår eller överträffar önskat resultat.
Kvalitet kan följas upp ur följande aspekter och kan beskrivas genom exempel från vård- och omsorgsområdet:
- Strukturkvalitet, vilket innebär uppföljning av förutsättningarna för utförandet, exempelvis lokaler, antal boende samt bemanningen på ett äldreboende.
- Processkvalitet, vilket innebär uppföljning av hur tjänsten har utförts, exempelvis genom att rutiner och metoder som utlovats i anbudet/ansökan finns och följs.
- Resultatkvalitet, vilket innebär uppföljning av vilka effekter tjänsten haft samt vilka resultat som uppnåtts. Beroende på vilka mål som satts upp i upphandlingen kan det exempelvis handla om andel brukare som är nöjda med de insatser som de får eller som upplever en ökad livskvalitet.
Vid uppföljning av avtalet som gynnar den cirkulära ekonomin är det viktigt att sätta upp mätpunkter. I och med att det blir olika typer av mätpunkter så kanske nya metoder för att mäta behövs. Följande mätpunkter skulle kunna vara aktuella:
- Mängden avfall, exempelvis engångsförpackningar eller livsmedel.
- Mängden återbrukade varor, exempelvis datorer, telefoner, möbler.
- Mängden reparationer som utförts på befintliga varor i förhållande till utbytta.
- Mängden transporter för att genomföra reparationer, service eller underhåll.
De utvärderingskriterier som använts i en upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) ska ni också följa upp för att säkerställa rättvis konkurrens och att vinnande leverantör lever upp till det som utlovats. Utvärderingskriterier kan exempelvis handla om kvalitet i utförandet, en viss kompetensnivå eller teknisk kapacitet, eller om man exempelvis har haft särskilda krav med koppling till fossilfri upphandling (exempelvis fordon och drivmedel).
Det som utlovats i anbudet avseende till exempel kvalitet, kompetensnivå eller kapacitet ska uppfyllas när avtalet utförs och ska därför i avtalet utgöra ett åtagande för leverantören.
I ett avtal kan det finnas ytterligare villkor att följa upp som kan vara kopplade till olika tidpunkter under avtalsperioden. Det kan exempelvis vara
- ersättning som ska räknas upp mot index
- bevakning av avtalsperiod samt eventuella möjligheter till optioner och förlängning
- avtalets uppsägningstid
- garanti och serviceåtaganden
- rättighet till uppgradering och uppdatering av varor eller tjänster.
Sanktioner vid avvikelser
Ni kan löpande behöva hantera avvikelser eller brister som framkommer under avtalsperioden. Avvikelser eller brister av olika slag bör dokumenteras för att kunna följas över tid.
Att identifiera vad som är en avvikelse kan vara svårt. Ibland kan en enstaka avvikelse vara försumbar medan flera mindre brister tillsammans till slut blir en stor avvikelse. Därför är det viktigt att alla avvikelser noteras och kommuniceras löpande med leverantören. En avvikelse som meddelats i tid ger leverantören möjlighet att åtgärda och förebygga uppkomsten av likartade avvikelser under avtalets löptid.
I avtalsvillkoren bör det regleras hur uteblivna eller felaktiga leveranser ska hanteras. Syftet med dessa avtalsvillkor är att fördela riskerna mellan parterna. Villkor som är mycket stränga mot leverantören resulterar normalt i ett högre pris eftersom leverantören har anledning att ta höjd för dessa risker. Det är därför ofta lämpligt att eftersträva en balanserad riskfördelning. Detta i kombination med rimliga leveransvillkor i övrigt ger leverantören incitament att fullgöra leveranserna enligt avtalet.
Det kan vara lämpligt att i förväg ha tänkt ut och reglerat någon form av sanktionstrappa som ska följas om det finns brister i leveranser eller utförandet mot vad som avtalats. En sanktionstrappa bör ge möjlighet till dialog och rättelse innan det blir aktuellt med stegvisa sanktioner som blir alltmer kännbara. En sanktionstrappa kan se ut så här.
- Det första steget vid ett fel är att uppmärksamma leverantören om felet, och begära att få det åtgärdat.
- Det andra steget är att överväga att göra ett prisavdrag för att täcka de kostnader som uppstått på grund av felet. Vite är en vanligt förekommande sanktion vid försening av leveransen.
- Det tredje steget är att använda eventuella uppsägningsklausuler för att säga upp avtalet.
- Det fjärde och mest ingripande steget är att häva avtalet. Huvudregeln är dock att hävning endast får ske om avtalsbrottet är väsentligt.
Om det finns bestämmelser i avtalet som innebär att en viss sanktion ska användas vid ett visst avtalsbrott, ska sanktionen också nyttjas. I det fall sanktionen inte tillämpas kan det innebära en väsentlig förändring av avtalet vilket inte är tillåtet enligt LOU. Leverantören har dessutom oftast beaktat riskerna för att någon sanktion ska tillämpas när priset bestämts. Sanktionerna har olika styrka och nedanstående utgör endast exempel. När avtalet utformas och när frågan om avtalsbrott bedöms är det ofta lämpligt att i god tid ta stöd av en jurist. Det gäller i synnerhet om hävning av avtalet skulle övervägas.
Prisavdrag
Om det finns ett fel eller en brist i leveransen kan ni som upphandlande organisation överväga att göra prisavdrag för att täcka kostnader som har uppstått på grund av att bristen inte har åtgärdats.
Vite
Vite är en vanligt förekommande sanktion vid leveransförsening. Vitesklausuler kan även användas vid andra typer av avtalsbrott. En outnyttjad vitesklausul är kostsam för er som upphandlande organisationen då leverantören redan i anbudet kan ha tagit höjd för vitesklausulen.
Uppsägning av avtal
Finns det en tillämplig uppsägningsklausul i avtalet kan det finnas skäl att överväga att säga upp avtalet. Att inte använda sig av en rätt att förlänga avtalet eller att inte använda sig av en rätt att nyttja eventuella optioner utgör inte sanktioner i avtalsrättslig mening. Men om samarbetet med leverantören inte fungerar bör sådana åtgärder övervägas.
Hävning av avtal
Att häva avtalet är en ingripande åtgärd. Hävningsklausuler i avtal kan vara utformade på många olika sätt och kan avse hela eller delar av avtalet. Huvudregeln är att hävning endast får ske om avtalsbrottet är väsentligt. Det kan exempelvis vara fallet om leverantören fortsätter att uppvisa stora brister av väsentlig betydelse. Ni bör kunna uppvisa dokumentation som visar att leverantören underlåtit att åtgärda påtalade brister och att det därmed finns skäl att häva avtalet. Hävning av avtalet kan leda till rättslig tvist och en felaktig hävning kan innebära att ni som upphandlande organisationen blir skadeståndsskyldig gentemot leverantören.
Revision
Revision är inte en sanktion men är en åtgärd som kan vidtas vid behov av en fördjupad granskning av leverantörens verksamhet. Behovet kan uppstå på grund av att det i avtalsuppföljningen framkommer oförklarliga brister eller avvikelser som kräver en djupare granskning. Ni kan också utföra revisioner på slumpvist urval utan misstanke om felaktigheter. Resultatet av en revision kan ge er en klarare bild om vilka åtgärder som behöver vidtas.
Intern styrning
Att arbeta med intern styrning i avtalsförvaltningen innebär att leda eller uppmuntra er organisation till att ersätta ett inköpsbeteende med ett för organisationen bättre beteende.
Organisationens inköpsbeteenden kan exempelvis påverka
- interna omkostnader för avropsprocessen
- de priser som erhålls, beroende på till exempel framförhållning eller beställd kvantitet
- andra mervärden som exempelvis en positiv miljöpåverkan.
För att styra er organisation mot rätt beteende behöver aktiviteter genomföras. Aktiviteterna handlar i stor utsträckning om analyser och kommunikationsinsatser.
I uppföljningsarbetet bör bland annat den egna organisationens köpbeteende följas upp. Det kan exempelvis innebära en kontroll av att den egna organisationen genomför beställningar på rätt sätt och att de avtal som finns också nyttjas. Köp utanför befintliga ramavtal kan innebära stora kostnader. Detta eftersom framförhandlade leveransvillkor åsidosätts och ett administrativt tillägg för fakturahantering och leverantörsreskontra tillkommer.
För att minska de interna omkostnader som inköpen innebär är det viktigt att bland annat skapa effektivare beställningsvägar.
Syftet med intern styrning är att
- effektivisera avropsprocesser för att uppnå kostnadsbesparingar och höja kvaliteten.
- arbeta med prisreduceringar som kan ha med avropsbeteende att göra
- arbeta med kostnadsreduceringar för att minska det administrativa arbetet med fakturahantering och leverantörsreskontra
- säkerställa avtalstrohet, det vill säga att styra organisationens köp till befintliga avtal
- styra för att nå andra fördelar som exempelvis miljövinster.
Som stöd för att uppnå ovan nämnda syften med intern styrning kan man arbeta med statistik och nyckeltal. Det finns flera exempel på vad som kan mätas vid uppföljning av statistik:
- Inköpsvolym per produkt visar hur mycket som köpts totalt och vilka enheter i organisationen som köpt mest respektive minst. Med denna information kan er organisation styras mot att köpa specifika varor/tjänster, med anledning av kvalitets- eller prisskillnader och miljöpåverkan.
- Inköpsvolym per avdelning/enhet ger information om vilken målgrupp som interna aktiviteter ska riktas mot i syfte att styra organisationens inköp.
- Om det är många avrop och små beställningar kan dessa samordnas genom gemensamma beställningar och samlingsfakturor. Därför kan det vara bra att mäta antal genomförda avrop samt belopp per avrop. Detta kan dessutom ha en positiv miljöpåverkan.
- Beställningsantal eller framförhållning till leverans är bra att mäta då detta kan påverka priser.
- Avtalstrohet, det vill säga att inköp av de varor som avtalet omfattar avropas från befintligt ramavtal, detta är viktigt av juridiska skäl, men också för att effektivisera beställningar eller säkerställa kvalitet i leveranserna.
Om er organisation använder sig av ett beställningssystem eller genomför spendanalyser, kan uppgifter hämtas direkt från dessa.
För att ersätta ett inköpsbeteende med ett för organisationen bättre beteende behöver aktiviteter genomföras. Detta för att uppfylla syftet med intern styrning och stötta en positiv utveckling av vald statistik/nyckeltal.
Aktiviteter som kan genomföras för att styra organisationen och förbättra nyckeltal/statistik är att
- jämföra statistiken hos olika beställare i organisationen i syfte att väcka insikt om förbättringspotential och uppmuntra till positivt beställningsbeteende
- genomföra informationsinsatser för att göra beställare medvetna om positivt och negativt beställningsbeteende
- genomföra utbildningar för att tydliggöra hur avropsprocessen ska gå till
- göra er ledning medveten om eventuellt felbeteende för att med ledningens stöd kunna åtgärda interna brister.
Där det är lämpligt kan leverantören involveras i den interna styrningen. Det kan exempelvis ske genom att leverantören får leverera statistik, samordna leveranser eller bistå med informationsinsatser. Då mycket av arbetet med intern styrning handlar om informationsinsatser till organisationen kan en mall för en kommunikationsplan tas fram.
| Budskap | Syfte | Målgrupp | Kanal | När | Klart | Ansvarig |
|---|---|---|---|---|---|---|
Eftersom den interna styrningen som sker i en aktiv avtalsförvaltning syftar till att skapa ett mervärde för organisationen, är det viktigt att rapportera statistik och resultat till ledningsgrupper. Detta för att göra dem medvetna om vilka förbättringar och mervärden som inköp bidrar med i organisationen.
Bevakning av marknaden
Under avtalsperioden behöver också marknaden bevakas. Förändringar på marknaden kan innebära leveransrisker eller möjligheter till bättre affärer. Sådana marknadsförändringar kan exempelvis handla om
- tillgång till ersättande varor/produkter, för att exempelvis främja återbruk och återvinning under kommande avtalsperiod
- att priserna höjs till den grad att det är värt att genomföra en ny upphandling i stället för att nyttja förlängningsklausuler
- prisförhöjningar (exempelvis råvarupriser) som påverkar leverantörens ekonomiska stabilitet
- att det finns tilläggstjänster som ni har behov av
- förändringar i marknadsstrukturer såsom fusioner eller uppköp som innebär ändrade förutsättningar för leverantören
- att det finns risker för utveckling mot ekonomisk brottslighet.
Marknadsbevakningen kan ske genom en nära dialog med leverantören. Den kan också ske genom att ni exempelvis talar med andra leverantörer och branschorganisationer eller bevakar aktuella mässor inom branschen.