Planera avtalsförvaltningen
När anpassningen av avtalsförvaltningen för den egna organisationen är genomförd arbetar ni fram en struktur för avtalsförvaltning. Hur strukturen ska se ut och vad den ska innefatta kan specificeras i en plan för avtalsförvaltning.
Innehåll på denna sida
Länkar till vårt övriga stöd om avtalsförvaltning
Planen för förvaltning ska vara ett stöd i den kontinuerliga uppföljningsprocessen i avtalsförvaltningen och tydliggör
- vad som ska genomföras
- vem som ansvarar för att genomföra det
- när det ska genomföras.
Planen är främst ett verktyg för medarbetare som ansvarar för avtalsförvaltningen men bör också delas med andra medarbetare som är involverade i arbetet.
Struktur för planering
I planeringen av vilka aktiviteter som ska genomföras i avtalsförvaltningen bör ni ta hänsyn till hela processen för förvaltningen, det vill säga: avtalsklassificeringen, riskanalysen och utvärderingen av avtalsperioden. Av aktivitetsplanen bör det också framgå hur uppföljningen av avtalsförvaltningen ska genomföras och av vem.
Det bör också klarläggas vilka personella resurser inklusive kompetens som kommer att krävas för att avtalsförvaltningen ska fungera i er organisation.
Aktiviteterna kan ske med olika frekvens, beroende på vilka behov som finns, exempelvis månadsvis, halvårsvis eller årligen. Eftersom aktiviteterna ofta blir många och dessa utförs med olika intervall bör ni fastställa en tidsplan. Den som ansvarar för avtalsförvaltningen fastställer tidplanen tillsammans med berörda medarbetare för att tydliggöra vad respektive medarbetare ska genomföra och när det ska ske.
Planen för avtalsförvaltning kan ha olika benämningar i olika organisationer. Dess struktur och innehåll kan variera, beroende på hur ansvarsfördelningen för avtalsförvaltningen ser ut i er organisation. Genom att delge leverantören relevanta delar av aktivitetsplanen för avtalsförvaltningen tydliggör ni förväntningar på leverantören.
Exempel på rubriker som kan användas i planen för avtalsförvaltning
- Titel – namn på avtalet.
- Ansvariga – vilka roller och vilka personer som ansvarar för avtalet hos upphandlande organisation och leverantör.
- Avtalstid – start- och slutdatum samt information om eventuella förlängningar.
- Bakgrund – en kort beskrivning av avtalsinnehållet.
- Mål – bland annat de mål som fastställdes i upphandlingen.
- Målgrupper – vilka som är beställare och användare av varorna eller tjänsterna.
- Kommunikation – hur avtalet ska kommuniceras internt och hur kommunikation och avstämning med leverantör ska ske.
- Aktivitetsplan med tidsplan – en strukturerad plan för vem som gör vad och när det ska genomföras.
- Mätetal – eventuella indikatorer eller nyckeltal som ska användas för att mäta leverantörens prestation.
| Plan för avtalsförvaltning | |
|---|---|
| Titel | Avtalsansvarig |
| Avtalsförvaltare | Kundansvarig hos leverantör |
| Avtalstid exkl. förlängning | Möjlighet till förlängning |
| Målgrupper | |
| Beskrivning av innehållet | |
| Mål | |
| Kommunikation | |
| Aktivitetsplan | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Vad |
Syfte |
Vem |
När |
Klart |
Kommentar |
Uppföljningsmetoder
Beroende på vilka krav som ställts i upphandlingsdokumenten kan exempelvis följande metoder användas för uppföljning:
- uppföljningsmöten med leverantör
- mätning av kvalitet genom exempelvis indikatorer eller nyckeltal
- mätning av olika mätpunkter som gynnar den cirkulära ekonomin
- stickprovskontroll av exempelvis fakturor
- enkätundersökning till leverantör, beställare eller tredje part (exempelvis patienter)
- uppföljning av egenrapportering från leverantör, kan vara direkt till upphandlande organisation eller exempelvis nationella kvalitetsregister
- uppföljning av ledningssystem för miljö och kvalitet
- anmälda eller oanmälda uppföljningsbesök hos leverantören
- revisioner på förekommen anledning eller slumpvis revision av en leverantör.
Dokumentation
För att säkerställa kontinuitet och för att kvalitetssäkra arbetet i avtalsförvaltningen, behöver ni dokumentera det som utförs. Dokumentationen är också ett underlag för diskussion med leverantörer för att kunna vidta åtgärder vid eventuella brister i leveranser. Dokumentationen är också ett underlag till utvärderingen av avtalsförvaltningen samt eventuellt kommande arbete med ny upphandling.
Kommunikation
En tydlig kommunikation bidrar till en god och affärsmässig relation mellan er och leverantör. Det underlättar arbetet med att förvalta och följa upp avtalet under hela avtalsperioden. Beroende på avtalets villkor finns det olika behov av att informera internt om avtalet.
För att kunna förvalta avtalet på bästa sätt behöver ni utse en ansvarig kontaktperson för respektive avtal. Detsamma gäller för leverantören.
Under avtalsperioden är det viktigt att ni har kontinuerliga möten tillsammans med leverantören för att stämma av att båda parter följer avtalets villkor. Hur ofta dessa möten bör hållas beror på vad som framgår av avtalet och de behov som finns hos er och leverantören.
Information
Information internt
Intern information kan exempelvis omfatta vad som ingår i avtalet, hur avtalet ska registreras i er organisations avtalsdatabas och hur man avropar eller beställer. Vilket stöd som kan fås vid avrop eller vid bristfällig leverans kan ingå i informationen. Om det är ett avtal med komplexa varor eller tjänster, eller om det av andra skäl kan vara svårt att avropa kan en specifik avropsmall tas fram för att underlätta för beställaren vid avrop.
Information till leverantörer
Beroende på förutsättningarna för den enskilda upphandlingen kan det inför avtalsstart vara lämpligt att bjuda in leverantörer till informationsmöte för att ha en dialog om bland annat avtalets villkor och beställningsrutiner. Om det sker förändringar under avtalsperioden kan det också vara nödvändigt med informationsmöte.
Information till allmänheten
Om avtalet utgör en tjänst som tredje part ska nyttja, exempelvis brukare eller patient, bör de få information om avtalet på ett lättbegripligt och tillgängligt sätt. Informationen kan till exempel handla om vad som ingår och hur de beställer tjänsten.