Innovationspartnerskap ger lösningar för Växjö

Innovationspartnerskap är ett tillvägagångssätt att använda när det inte finns några färdiga lösningar på marknaden. I stället för att upphandla en tjänst eller produkt upphandlar man ett partnerskap. Lösningen utvecklas inom partnerskapet, där både upphandlarens kunskap om verksamheten och leverantörens kunskap om möjliga lösningar används. 

Med innovationspartnerskap såg Växjö kommun möjligheten både att få fram lösningar som inte fanns, och att få ett nytänkande och ett långsiktigt samarbete med näringslivet. 

- Vi ville skapa en långsiktig kultur av innovation i kommunen, säger Magnus Bringhed, upphandlare på Växjö kommun. Innovationsprojekt blir så lätt ett projekt och sen – ingenting. Med innovationspartnerskap kan vi göra långsiktiga avtal med en plan för underhåll och fortsättning även efter att utvecklingen är klar.

I slutet av partnerskapet blir den upphandlande organisationen leverantörens första kund, med målet är att även andra organisationer med motsvarande behov ska kunna köpa tjänsten. Under partnerskapet kan leverantören använda upphandlarens verksamhet för att testa produkten under utvecklingen. 

- Att få tillgång till en fullskalig testbädd är en stor vinst för leverantören, säger Magnus Bringhed. Många lösningar på utmaningar för offentlig sektor går inte att testa i förväg. Det är först när man till exempel snöröjer större områden under längre tid som man upptäcker vad som fungerar eller ej i lösningen. Att framhålla det gör det lättare för leverantören att se vad de vinner på partnerskapet. 

Möjligheterna att testa den nya formen av upphandling kom genom projektet Diaccess, som gav resurser till en mer gedigen och innovativ upphandling. Diaccess är i sin tur är en del av EU-programmet Urban Innovations Actions, vars syfte är att kommuner ska våga ta risken att bedriva innovationsarbete, som andra städer därefter kan ta del av. 

Ett innovationspartnerskap kräver mer dialog i varje steg. Växjö kommun började med dialogmöten redan innan inbjudan gick ut, och har sen fortsatt med möten under hela partnerskapet. 

- Dialogen är viktig för förståelsen, för båda parter säger Magnus Bringhed. Det krävs många möten för att lära känna marknaden, skapa förståelse för våra behov och vårt upplägg och för att förstå vad vi kommer få.

Den ständiga dialogen gör att fler behöver vara aktivt involverade under längre tid. Då är det viktigt att ha ett bra team runt sig i verksamheten med tydliga roller och avstämningar. 

- I vanliga fall behövs stödfunktioner som går igenom krav inför upphandling, och sedan implementerar efter leverans, säger Magnus Bringhed. Här kan de behöva vara med under hela processen för att bolla under både förhandlingar och utveckling. 

Med mycket dialog kommer man lätt på nya behov och lösningar, och det är lätt att få för stora planer. 

- Det får inte bli för stort, säger Magnus Bringhed. Man måste avgränsa längs vägen och ta alla idéer som kommer upp någon annanstans. När vi inte har lika exakta krav som i en traditionell upphandling går det att avgränsa sig under tiden partnerskapet pågår.

Eftersom man inte vet vad det är man kommer få är det svårt att ställa krav. I stället har Växjö kommun i underlaget till annonsen fokuserat på behoven, förväntade effekter och att förklara hur partnerskapet går till.

- För att få fram effekterna och målen med partnerskapen har vi haft dialog med behovsägare inom kommunen. Vi har undersökt frågor som; vad är de största problemen, vilka är de viktigaste resultaten, vad ska vi mäta mot? Här tog vi hjälp av andra parter i projektet för att få till det.

Det är viktigt att få med att lösningen inte bara ska tas fram, den ska även fortsätta utvecklas. Partnerskapet slutar inte med ett köp, utan fortsätter med kundrelation och allt det innebär i form av underhåll och service. 

För att veta vilka anbud de skulle gå vidare med har de utvärderat efter tre kriterier

• Genomförbarhet: vilken kunskap och vilka resurser finns det att utveckla den föreslagna lösningen i tid.
• Effekt: leverantören ska kunna visa på vilken effekt den tänkta lösningen kommer ge, till exempel en viss besparing eller minskad administration.
• Affärsmässighet: hur affärsmodellen och lösningen ska fungera, kosta, underhållas och kopplas ihop med resten av organisationen och befintliga system.

Efter att ha påbörjat processen med alla utmaningar, och påbörjat partnerskapet för flera av utmaningarna, kan Växjö kommun konstatera att upplägget fungerar bra.

- Upplägget passar eftersom vi inte vill äga lösningen, säger Magnus Bringhed. Det har varit en bra kultur där både vi och leverantören kunnat bidra med erfarenheter och kunskaper. 

Men upplägget tar mycket tid. Det tar längre tid att ta fram avtal, eftersom vanliga standardavtal inte fungerar. Det tar även tid att lära sig konceptet och tillvägagångssättet för både upphandlande organisation och leverantörer. 

- För varje gång vi går igenom hela processen går det snabbare, säger Magnus Bringhed. Men det är en komplex process med många aktörer inblandade och många frågor som uppstår. Bara att få till alla möten när alla kan drar i väg i kalendertid.

De hoppas ha lagt grunden för att kunna använda förfarandet framöver när det finns upphandling som passar. Att de här partnerskapen ska bli en ny kultur, även om de inte har samma resurser genom Diaccess-projektet framöver.

1. Se till att du har gott om tid
2. Fokusera på behoven och effekterna, inte kraven
3. Avtala om hur köp och framtida underhåll ska gå till redan när ni ingår partnerskap
4. Ha dialog genom hela partnerskapet, både med leverantören och olika delar i beställarorganisationen
5. Begränsa er under vägens gång till huvuduppdraget, och samla alla bra idéer som dyker upp till andra projekt.

Växjö kommuns beskrivning av innovationspartnerskap

Växjö kommuns utmaningar

Läs projektets blogg