Dokumentation granskad av en oberoende tredje part

Det är leverantören som har bevisbördan att styrka att ett krav är uppfyllt med ”lämplig dokumentation”. Det bör finnas ett handlingsutrymme och olika möjligheter för leverantören att kunna visa att produkten motsvarar de krav som ställs i upphandlingen. En leverantör ska kunna använda det bevis som anses lämpligt. Det ger större möjlighet för så många leverantörer som möjligt att vara intresserade av och ha möjlighet att delta i upphandlingen.

Som huvudregel ska man inte ställa upp mer långtgående krav än nödvändigt. Det gäller också när det gäller bevis. Ibland kan det dock finnas skäl för den upphandlande organisationen att göra en fördjupad kontroll av den dokumentation som presenterats i samband med en uppföljning. Ett exempel på en situation som kan uppstå är om det finns misstanke eller signaler om att förhållandena inte stämmer överens med vad en leverantör uppger. I dessa fall kan det vara relevant och proportionerligt att kräva ytterligare utredning, till exempel skriftlig dokumentation.

Ett annat exempel skulle kunna vara att en producent säger sig uppfylla ett visst krav i produktionen, men det finns varken certifieringssystem eller annat regelverk som styrker detta. I dessa fall kan det, om det anses nödvändigt, vara lämpligt att begära att dokumentation vid en uppföljning är verifierad  eller granskad av en oberoende part. Till exempel kan det röra sig om att en revisor ska verifiera dokumentation eller genomföra en granskning av upphandlande produkter/artiklar.

En tredjepartsgranskning kan göras på flera olika sätt och vid olika tidpunkter i en inköpsprocess. Vanligast är att det anges i kontraktsvillkoren att den upphandlande organisationen kan begära en tredjepartsgranskning som en del i uppföljningen av kontraktet.

Det är viktigt att det tydligt framgår av kontraktsvillkoren att organisationen kan begära en tredjepartsgranskning och i vilka situationer som leverantören kan förvänta sig att tredjepartsgranskad dokumentation kan begäras in. Det är också lämpligt att ange tidsfristen för att ta fram denna dokumentation och vem som ska stå för kostnaden för tredjepartsverifieringen.

Upphandlande myndighet bör beakta att granskning med stor sannolikhet föranleder kostnader i leverantörsled, vilket i slutändan kan påverka priset på produkterna. Risken för att en tredjepartsgranskning kommer att begäras under avtalstiden kan därmed behöva vara kalkylerbar redan vid anbudstillfället.

En tredjepartsgranskning måste alltid vara proportionerlig i förhållande till det som upphandlas och alltså göras av goda skäl. Vid bedömningen av om det behövs en tredjepartsgranskning är det viktigt att det görs en analys av hur den aktuella leveranskedjan ser ut, vilken dokumentation som är möjlig och lämplig att begära in och i vilket led i leveranskedjan informationen finns. Det betyder att upphandlande organisationer inte på förhand behöver kräva bevis som är granskade eller verifierade av en tredje part i samtliga fall. Det behöver heller inte omfatta samtliga produkter/artiklar som omfattas av ett kontrakt.

Tredjepartsgranskning enligt denna beskrivning avser inte så kallad platsrevision. I de fall som upphandlande organisation avser genomföra en revision på plats hos leverantören eller hos någon underleverantör för att säkerställa att kontraktet efterlevs ska det framgå tydligt av kontraktsvillkoren. Det kan exempelvis vara att leverantören ska bereda möjlighet för eventuella platsbesök under kontraktstiden, där så är möjligt och relevant, och att leverantören i samband med revision ska tillhandahålla de uppgifter och den dokumentation som behövs för att kontrollera att kontraktet efterlevs. Även i detta sammanhang kan det vara lämpligt att ange tidsfristen för att ta fram denna dokumentation och vem som ska stå för kostnaden.