Hållbar upphandling av IT-utrustning

• Behöver vi upphandla eller finns det redan utrustning i organisationen som kan täcka behovet?
• Vilka funktioner ska IT-utrustningen ha för att uppfylla våra behov?
• Vilka affärsmodeller erbjuder leverantörerna?
• Hur ser vår interna process ut för hantering av IT-utrustning?
• Ska vi upphandla återbrukad utrustning?
• Vad kan vi göra för att förlänga livslängden?
• Hur kan vi öka återvinningsgraden för utrustningen när den inte längre behövs?

Det är i inköpsprocessen som möjligheterna för återvinning och återbruk skapas. Förlängd livslängd, återbruk och återvinning är positivt ur hållbarhetssynpunkt. Det minskar behovet av jungfruliga material och nytillverkning av utrustning. Främja därför återbruk och återvinning genom hela inköpsprocessen, redan från förberedelserna till kravställningen i upphandlingen samt i realiseringen av inköpen. Det är också viktigt att tidigt ta ställning till hur sociala frågor ska beaktas i upphandling och om det är behövligt att ställa arbetsrättsliga villkor i upphandlingen. 

Läs mer i vårt generella stöd om att främja cirkulär ekonomi i inköpsprocessen.

Läs mer i vår riskanalystjänst

Det är viktigt att du analyserar vilka behov verksamheten har innan du påbörjar upphandling av IT-utrustning. Utgå från användarnas behov. Tänk på att önskemål och behov inte alltid är samma sak. Utöver användarnas behov behöver du också tänka på aspekter som vilken styrning och målsättning organisationen har för inköpsområdet. 

Tänk på det här i behovsanalysen:

• Vilken prestanda behöver vi? Utrustning som möter både den prestanda verksamheten behöver nu och framöver kan användas en längre tid.
• Kan våra behov helt eller delvis mötas med återbrukad utrustning? Utgå från den funktion som verksamheten behöver. 
• Hur påverkar hållbarhetskraven sortimentet? Kan marknaden leverera utrustning som uppfyller både funktions- och hållbarhetskraven för upphandlingen?
• Hur använder och hanterar vi utrustningen för att säkerställa lång livslängd?
• Vad vill vi ska hända med den utrustning som vi inte längre behöver?
• Hur ser ansvarsfördelningen ut inom organisationen för hanteringen av IT-utrustning?

Behovsanalys

Genom dialog med potentiella leverantörer och andra marknadsaktörer får ni en bättre bild av vilka lösningar som finns på marknaden eller som kan utvecklas. Dialogen leder ofta till fler lösningsförslag från fler leverantörer, och på så vis en förbättrad konkurrens och effektivare upphandlingar.

Tidig dialog

Utgå från användarna och verksamhetens behov och de funktioner som krävs vid användning av utrustningen, i stället för att specificera vilket märke eller modell som ska efterfrågas. Det gör det möjligt för leverantörer att även erbjuda återbrukade produkter. 

Funktionskrav i upphandling

Livscykelanalyser visar att den största miljöbelastningen från IT-utrustning sker under produktionsfasen. Tillverkning av IT-utrustning kräver uttag av jungfruliga råvaror och bidrar till stora mängder avfall och utsläpp av miljö- och hälsofarliga ämnen och växthusgaser. Det finns även stora hållbarhetsrisker i avfallashanteringen om kasserad utrustning inte hanteras på rätt sätt. 

Ett sätt att avsevärt minska den totala miljöpåverkan från IT-utrustning är att öka den aktiva livslängden. Genom att använda, eller återanvända, IT-utrustningen under en längre tid minskar behovet av resurskrävande nyproduktion. Ju längre utrustningen används, desto lägre blir den totala miljöpåverkan.

När du upphandlar IT-utrustning bör du ta ställning till om det är möjligt att möta era behov med återbrukad utrustning. En behovsanalys behöver därför utgå från verksamhetens behov och de funktioner som behövs. Genom att exempelvis undvika strikta krav på estetiskt skick kan fler produkter erbjudas. Däremot är det relevant att ställa krav på att utrustningen ska vara funktionstestad, fullständigt rengjord invändigt och utvändigt, ha genomgått rekonditioneringsåtgärder, vara fabriksåterställd och installerad med nödvändiga uppgraderingar av hårdvarukomponenter och operativsystem. Mindre estetiska skador på hårdvaran kan döljas med till exempel ett nytt skal på en mobiltelefon.

För att underlätta för den upphandlande organisationen kan ni ställa krav på att återbrukad utrustning ska vara i enhetlig form, till exempel i form av samma varumärkesägare. Under avtalstiden kan det sedan vara öppet för olika modeller av utrustningen.

För att öka tryggheten vid upphandling av återbrukad utrustning kan du ställa krav på att leverantören av återbrukad utrustning har ett kvalitetsledningssystem och kan lämna garantitider.

Genom att upphandla utrustning som tål den användning de kommer att utsättas för ökar förutsättningarna för en längre livslängd, men också för att de ska vara mer attraktiva för återbruk.

Har verksamheten behov av ännu mer robust utrustning, till exempel bärbara datorer som ska användas i fält, kan du ställa krav på att de exempelvis ska tåla damm och fukt. 

Genom att utrusta IT-produkter med till exempel skärm- och skalskydd så blir utrustningen mindre känslig mot stötar, vilket innebär att hårdvaran håller längre. Skärmskydd på en telefon kan vara svåra att sätta fast på ett korrekt sätt och det kan då vara en fördel om det görs innan telefonen levereras till den upphandlande organisationen. Skalskydd kan även användas även för att dölja estetiska skador på till exempel telefoner och surfplattor.

Det är viktigt för livslängden att se till att batteriet i bärbara datorer och mobila enheter laddas upp på ett sätt som skyddar batteriet. Det är därför viktigt att funktioner som skyddar batteriet aktiveras av användaren. Till exempel att batteriet inte laddas upp till 100 procent om enheten huvudsakligen används med nätdrift.

Genom krav på garantier och serviceavtal kan man genom upphandling skapa incitament som främjar utrustning med längre livslängd. Utrustning som går sönder bör i första hand repareras och vissa komponenter bör kunna bytas ut, exempelvis batterier, lagringsenheter och skärmar. Detta för att undvika att utrustningen byts ut i förtid. Om utrustningen inte kan repareras längre bör den tas omhand inom ramen för ett återtagssystem där i första hand eventuella reservdelar tas om hand innan resten av utrustningen materialåtervinns.

Genom att efterfråga system för återtag kan den upphandlande organisationen bidra till att begagnad IT-utrustning blir tillgänglig på en större marknad, samt öka återvinningen av uttjänt IT-utrustning. En indirekt effekt av att ställa krav på återtag är att den upphandlade organisationen får en bild över andelen enheter som går till recirkulering. Därmed kan de göra aktiva val om hur den befintliga IT-utrustningen ska fördelas. Ett sätt att öka kontrollen av andelen befintliga enheter som finns inom organisationen är att efterfråga tillgångshanteringssystem. Med den typen av system får organisationen en överblick över innehavet och kan både öka återanvändningen av den befintliga IT-utrustningen och planera inköpen på ett mer hållbart sätt.   

Produkternas livslängd ökar när ni låter utrustning gå till återanvändning efter att ha använt den så länge som möjligt. Detta ger stora miljöfördelar. Enligt en studie från IVL Svenska miljöinstitutet, kan en återanvänd dator i snitt spara 280 kg koldioxid, jämfört med att köpa en ny dator. En återanvänd skärm kan i snitt spara 520 kg koldioxid. 

Du bör i första hand undersöka om det finns ett behov av utrustningen inom organisationen. Om det inte gör det kan ni genom återanvändningstjänster se till att utrustningen kommer till användning i en annan organisation.

Rädsla för konfidentiellt dataläckage resulterar i att många IT-produkter destrueras eller lagras, i stället för att göras tillgängliga för återanvändning. Detta går att undvika om tillverkare förser användarna med säker programvara för radering. Många professionella renoveringsföretag erbjuder också säker databorttagning.

Med hjälp av återanvändningstjänster kan utrustningen uppdateras, repareras och sedan säljas vidare. Den upphandlande organisationen kan också efterfråga begagnad utrustning eller återköpa de produkter som reparerats och uppdaterats.

I Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst finns det förslag på hållbarhetskriterier som du kan använda vid upphandling av IT-utrustning. Det finns kriterier för produktgrupperna bärbara och stationära datorer, allt-i-ett-datorer, bildskärmar, mobiltelefoner och plattor. Kriterierna syftar till att främja produkter med lång livslängd, men också cirkulära lösningar för IT-utrustning. 

Våra hållbarhetskriterier på området:

IT-utrustning

AV-utrustning

Dokumenthanteringsutrustning

Hållbara leveranskedjor

Krav på märkning i upphandling underlättar arbetet med kravställning och uppföljning. För att kunna ställa krav på märkning måste märkningen uppfylla sex förutsättningar, som beskrivs i LOU (Lagen om Offentlig Upphandling). Det går inte på förhand att säga att en viss märkning går att använda för upphandling av en specifik produkt. Det beror på att märkningskraven ska vara lämpliga för att definiera det som ska upphandlas utifrån behoven och den upphandlande organisationens egna målsättningar i den aktuella upphandlingen. På IT-området finns ett flertal miljömärkningar. 

Användning av märkning 

Elektronik och IT-produkter kännetecknas av en komplex och global leveranskedja, med aktörer som samverkar över landsgränser. Spårbarheten i leveranskedjan, särskilt gällande utvinning av råvaror, kan ofta betecknas som mycket låg, vilket bidrar till bedömningen av risknivåer. 

Det beror på att produktionen aktualiserar risker inom samtliga områden 

• mänskliga rättigheter 

• arbetares rättigheter 

• miljö

• korruption.

Läs mer i riskanalystjänsten

För datorer och servrar finns Ekodesignförordning EU 617/2013. I förordningen finns obligatoriska krav på den årliga energianvändningen. För bildskärmar finns det både en ekodesignförordning (EU 2019/2021) och en energimärkningsförordning (EU 2019/2013) som begränsar energianvändning men även krav om resurseffektivitet.

Numera är de flesta datorer och bildskärmar relativt energieffektiva och miljöpåverkan från energiförbrukningen utgör en liten del av produktens miljöpåverkan i ett livscykelperspektiv. Den huvudsakliga miljöpåverkan uppstår i tillverkningsfasen. 

Trenden går mot att större och större bildskärmar efterfrågas. Ibland kan en stor skärm ersätta två mindre skärmar och därmed få en lägre energiförbrukning jämfört med två skärmar, vilket kan vara värt att beakta vid val av skärmar. 

Ekodesignförordningen från 2013 omfattar datorer och datorservrar. Den innehåller bland annat gränsvärden för årlig energiförbrukning.

Ekodesignförordning (EU) 617/2013

Ekodesignförordning EU 2019/2021 respektive energimärkningsförordning 2019/2013 för elektroniska bildskärmar omfattar både bildskärmar och tv-apparater. Förordningarna uppdaterades 2o21. Skalan för energimärkning går från A till G, där A är den högsta klassen.

Ekodesignförordning (EU) 2019/2021

Kandidatförteckningen är en lista över ämnen som identifierats som särskilt farliga ämnen (Substances of Very High Concern förkortas SVHC). Det är ämnen som är cancerogena, hormonstörande, kan skada arvsmassan, störa reproduktion eller är särskilt miljöfarliga. Ämnena på listan är kandidater för att hamna på tillståndslistan i Reach, bilaga XIV.

Kandidatförteckningen

Elektrisk utrustning måste uppfylla kraven i RoHS-direktivet (2011/65/EU), som bland annat begränsar innehåll av vissa farliga tungmetaller och bromerade flamskyddsmedel.

RoHS-direktivet