Miljöledningssystem - vid upphandling under tröskelvärdena och där ESPD inte gäller

Kontroll vid avtalsuppföljning

Den enklaste avtalsuppföljningen är att kontrollera att alla intyg, certifieringar och liknande dokument är giltiga och inte är utdaterade samt att de avser den kontrakterade entreprenören eller den del av entreprenören (verksamheten) som genomför uppdraget.

Intyg som förfaller inom avtalstiden ska förnyas av entreprenören.

Vid avtalsuppföljning kan beställaren bland annat begära att entreprenören ska skicka in:

• kopia på en aktuell och gällande registrering, certifiering eller diplomering, och/eller...
• manualen för miljöledningssystemet, eller/och
• rapporter om uppfyllelsen av miljömål, eller/och
• resultatet av ledningens genomgång eller återkommande uppföljning av miljöledningssystemet, och/eller
• den senaste daterade samlade dokumentationen eller redovisningen av avvikelser och hur dessa har hanteras och/eller
• den senaste daterade, samlade dokumentationen eller redovisningen av hur organisationen uppfyllt sina enligt miljöledningssystemet uppsatta miljömål.

Intervjuer och frågor om miljöledningsarbetet enligt kvalificeringskravets punkter kan ställas till personer som arbeter på entreprenörens uppdrag inom uppdraget.

Mer information om olika miljöledningssystem och systematiskt miljöarbete finns på följande webbplatser:

• EMAS http://naturvardsverket.se/emas 
• ISO 14001 www.sis.se/tema/ISO14001/
• BF9K www.bf9k.se
• POVEL http://povel.bygg.org/vad_ar_povel.asp
• Svensk Miljöbas http://svenskmiljobas.se/ (även kallat miljödiplomering)
• FR2000 www.fr2000.se/start.html

Entreprenader eller insatser för nybyggnad av lokaler

I ABT 06 kap 2, § 2, och i AB04 kap2, §2, anges att en plan för kvalitets- och miljöstyrning för uppdraget ska upprättas.

Upphandlingsmyndighetens krav på miljöledning är anpassat även till projekt som inte är av större och komplexare art. Kvalificeringskravet innebär att entreprenörer ska ha ett systematiskt miljöarbete eller arbete med miljöledning som innehåller motsvarade moment eller rutiner eller handlingsplaner som kvalificeringskravet består av. Det betyder att också andra ledningssystem än EMAS och ISO 14001 accepteras. Även egna, inte tredjepartsgranskade miljöledningssystem och åtgärder, accepteras under de nämnda förutsättningarna.

I en upphandling kan man ställa kvalificeringskrav (krav på leverantören/entreprenören) i form av att vissa miljöskyddsåtgärder ska vidtas (15 kap. 11 § punkten 8, i LOU). Miljöskyddsåtgärder kan vara i form av ett systematiskt miljöarbete eller miljöledning. Kvalificeringskravet kan då skrivas som att vissa moment eller rutiner eller handlingsplaner, exempelvis som delar av eller moment i ett miljöledningssystem ska finnas. Det lagrummet vilar detta kvalificeringskrav på. I upphandlingsdokumenten ska också ställas krav på hur anbudet ska visa att de moment eller rutiner eller handlingsplaner, som krävs av leverantören (entreprenören) är uppfyllda.

Observera att om upphandlande myndighet eller enhet endast godkänner ett intyg utfärdat av ett oberoende organ som bevis, så ska en annan bestämmelse i LOU tillämpas. (Nämligen 15 kap. 15 §, som i praktiken handlar om krav på en certifiering enligt ISO 14001 eller registrering enligt EMAS.) Då måste kvalificeringskravet formuleras annorlunda än detta kvalificeringskrav.

Formuleringen i kvalificeringskravet om att miljöledningssystemet ska omfatta den eller de delar av entreprenörens verksamhet som berörs av uppdraget är viktig ur minst två aspekter. Dels är det för att uppnå en reell effekt viktigt att det är den del av verksamheten där miljöpåverkan uppstår och som hanterar miljöpåverkan som också omfattas av miljöledningssystemet. Om exempelvis endast entreprenörens huvudkontor omfattas av systemet så är kravet inte effektivt vid en byggentreprenad. Dels är det oproportionerligt att kräva att andra delar av entreprenörens verksamhet ska omfattas, än de delar som berörs av uppdraget. Av samma skäl avser kvalificeringskravet enbart de miljöaspekter som är relevanta för utförande av denna typ av uppdrag.

Upphandling över tröskelvärdena och upphandlingar då ESPD gäller
Detta kvalificeringskrav är anpassat till upphandlingar under tröskelvärdena och som inte omfattas av ESPD-systemet samt andra upphandlingar som inte omfattas av ESPD-systemet. Gör du en upphandling över tröskelvärdena och för upphandlingar som omfattas av ESPD-systemets så bör du använda det kvalificeringskravet istället! För många upphandlingar över tröskelvärdena är det lagkrav på att det så kallade ESPD används. (European Single Procurement Document”, på svenska ”Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet”.) Ta reda på om din upphandling omfattas av ESPD-systemet! Information om ESPD finns i Upphandlingsmyndighetens vägledning. 

Inhämtning av bevis vid upphandling under tröskelvärdena och då ESPD inte gäller
För att spara tid för både sig själv och för anbudslämnarna så kan inhämtning av bevis i kvalificeringen ske i två steg. Det beskrivs även i näst sista stycket i kvalificeringskravet som en betydelsefull information även till anbudslämnaren. Metoden kallas för ”begränsad kontroll” i LOU, se 19 kap. 20 §. I första steget kan entreprenören ge en försäkran (ge ett skriftligt löfte) i anbudet om att kvalificeringskravet är uppfyllt och att entreprenören kan bevisa detta med intyg eller dokumentation. Entreprenörens försäkran kan då exempelvis skrivas: Upphandlingens krav på entreprenören, avseende miljöledning, är uppfyllt och det kan bevisas med intyg eller annan dokumentation. 

Om ett anbud inte innehåller en försäkran så ska istället anbudet innehålla de bevis som visar att kvalificeringskravet uppfylls.Om upphandlingsdokumenten inte innehåller en försäkran och inte heller innehåller de begärda bevisen så kan inte anbudet godkännas. 

Kontroll av bevis för kvalificeringskravet på miljöledning
Som andra steget i kontrollen av bevis så kan upphandlaren begära in intyg eller dokumentation från entreprenören. För att minska det administrativa arbetet för både entreprenörer och upphandlare bör den begäran riktas endast till den eller de som är på väg att tilldelas kontrakt.

Om entreprenören då inte skickar in de begärda bevisen eller om de dokument som skickats in inte visar att kraven uppfylls så kan inte anbudet godkännas. 

Som för all dokumentation gäller att certifiering, registrering eller annan liknande dokumentation ska vara giltiga och inte utdaterade. Det vill säga att intygen måste vara giltiga och inte har passerat sina sista giltighetsdatum. Upphandlaren bör vara uppmärksam på den giltighetstid som intyget är utställt på så att det motsvarar kravet i upphandlingen eller avtalet. 

Versionsdatumet talar om när hållbarhetskriteriet skapades eller senast uppdaterades. Senast granskad talar om när vi senast kontrollerade att hållbarhetskriteriet fortfarande är aktuellt.