Miljöledningssystem – vid upphandling över tröskelvärdena och där ESPD gäller.

Kontroll vid avtalsuppföljning

Den enklaste avtalsuppföljningen är att kontrollera att alla intyg, certifieringar och liknande dokument är giltiga och inte är utdaterade samt att de avser den kontrakterade entreprenören eller den del av entreprenören (verksamheten) som genomför uppdraget.

Intyg som förfaller inom avtalstiden ska förnyas av entreprenören.

Vid avtalsuppföljning kan beställaren bland annat begära att entreprenören ska skicka in:

• kopia på en aktuell och gällande registrering, certifiering eller diplomering, och/eller...
• manualen för miljöledningssystemet, eller/och
• rapporter om uppfyllelsen av miljömål, eller/och
• resultatet av ledningens genomgång eller återkommande uppföljning av miljöledningssystemet, och/eller
• den senaste daterade samlade dokumentationen eller redovisningen av avvikelser och hur dessa har hanterats och/eller
• den senaste daterade, samlade dokumentationen eller redovisningen av hur organisationen uppfyllt sina enligt miljöledningssystemet uppsatta miljömål.

Intervjuer och frågor om miljöledningsarbetet enligt kvalificeringskravets punkter kan ställas till personer som arbetar på entreprenörens uppdrag inom uppdraget.

Mer information om olika miljöledningssystem och systematiskt miljöarbete finns på följande webbplatser:

• EMAS http://naturvardsverket.se/emas 
• ISO 14001 www.sis.se/tema/ISO14001/
• BF9K www.bf9k.se
• POVEL http://povel.bygg.org/vad_ar_povel.asp
• Svensk Miljöbas http://svenskmiljobas.se/ (även kallat miljödiplomering)
• FR2000 www.fr2000.se/start.html

Entreprenader eller insatser för renovering, ombyggnad eller tillbyggnad av lokalbyggnader

I ABT 06 kap 2, § 2, och i AB04 kap2, §2, anges att en plan för kvalitets- och miljöstyrning för uppdraget ska upprättas.

Upphandlingsmyndighetens krav på miljöledning är anpassat även till projekt som inte är av större och komplexare art. Kvalificeringskravet innebär att entreprenörer ska ha ett systematiskt miljöarbete eller arbete med miljöledning som innehåller motsvarade moment eller rutiner eller handlingsplaner som kravet består av. Det betyder att också andra ledningssystem än EMAS och ISO 14001 accepteras. Även egna, inte tredjepartsgranskade miljöledningssystem och åtgärder, accepteras.

I en upphandling kan man ställa kvalificeringskrav (krav på leverantören/entreprenören) i form av att vissa miljöskyddsåtgärder ska vidtas (15 kap. 11 § punkten 8, i LOU). Miljöskyddsåtgärder kan vara i form av ett systematiskt miljöarbete eller miljöledning. Kvalificeringskravet kan då skrivas som att vissa moment eller rutiner eller handlingsplaner, exempelvis som delar av eller moment i ett miljöledningssystem ska finnas. Det lagrummet vilar detta kvalificeringskrav på. I upphandlingsdokumenten ska också ställas krav på hur anbudet måste visa att de moment eller rutiner eller handlingsplaner, som krävs av leverantören (entreprenören) är uppfyllda.

Observera att om upphandlande myndighet eller enhet endast godkänner ett intyg utfärdat av ett oberoende organ som bevis, så ska en annan bestämmelse i LOU tillämpas. (Nämligen 15 kap. 15 §, som i praktiken handlar om krav på en certifiering enligt ISO 14001 eller registrering enligt EMAS.) Då måste kvalificeringskravet formuleras annorlunda än detta kvalificeringskrav.

Formuleringen i kvalificeringskravet om att miljöledningssystemet ska omfatta den eller de delar av entreprenörens verksamhet som berörs av uppdraget är viktig ur minst två aspekter. Dels är det för att uppnå en reell effekt viktigt att det är den del av verksamheten där miljöpåverkan uppstår och som hanterar miljöpåverkan som också omfattas av miljöledningssystemet. Om exempelvis endast entreprenörens huvudkontor omfattas av systemet så är kravet inte effektivt vid en byggentreprenad. Dels är det oproportionerligt att kräva att andra delar av entreprenörens verksamhet ska omfattas, än de delar som berörs av uppdraget. Av samma skäl avser kvalificeringskravet enbart de miljöaspekter som är relevanta för utförande av denna typ av uppdrag.

Upphandling över tröskelvärdena och upphandlingar då ESPD gäller
Detta kvalificeringskrav är anpassat till upphandlingar över tröskelvärdena som omfattas av ESPD-systemet samt andra upphandlingar som omfattas av ESPD-systemet. Gör du en upphandling under tröskelvärdena och för upphandlingar som inte omfattas av ESPD-systemets så bör du använda det kvalificeringskravet istället! För många upphandlingar över tröskelvärdena är det lagkrav på att det så kallade ESPD-systemet används. (European Single Procurement Document”, på svenska ”Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet”.) Ta reda på om din upphandling omfattas av ESPD-systemet! Information om ESPD finns i Upphandlingsmyndighetens vägledning. 

Om upphandlingen omfattas av ESPD-systemet så måste upphandlande myndigheter och enheter (upphandlaren) tillhandahålla ett ESPD-formulär. Upphandlaren kan välja att underlätta för den som ska fylla i formuläret genom att anpassa formuläret så att det speglar det aktuella upphandlingsdokumentet. Det rekommenderas för att minska risken för missförstånd i upphandlingen. Efter april 2019 ska ESPD-formuläret bara finnas tillgänligt i de annonsdatabaser som finns i respektive medlemsstat.

I EU:s ESPD-formulär (som gällde fram till och med april 2019) så var fält i formuläret som speglar kvalificeringskravet på systematiskt miljöarbete/miljöledningssystem, del IV i formuläret. I frågefältet med rubriken ”Miljöskyddsåtgärder” och texten ”Den ekonomiska aktören kommer att kunna tillämpa följande miljöskyddsåtgärder vid fullgörandet av avtalet:” så kunde anbudslämnande entreprenör skriva in sin egenförsäkran i rutan ”Beskriv åtgärderna”. Nu måste du som upphandlare se var, i den annonsdatabas du använder, som motsvarande möjlighet finns. Upphandlingsunderlaget bör, för att underlätta anbudsgivning, hänvisa till var som entreprenören kan fylla i sin försäkran Entreprenörens försäkran kan då skrivas: ”Entreprenören försäkrar att upphandlingens krav på att entreprenören har ett systematiskt miljöarbete är uppfyllt och att det kan bevisas med intyg eller dokumentation.” … eller uttrycks på ett sätt som har motsvarande innebörd.

Informationen om hur försäkran kan uttryckas och var denna ska skrivas in bör stå i upphandlingsdokumenten för att minska risken för att någon anbudsgivare missar att skriva detta.

Observera att även om upphandlaren är tvingad att använda ESPD-systemet så tvingar inte lagen entreprenören/leverantören att fylla i ESPD-formuläret! Upphandlaren måste alltså acceptera att anbud inte bifogar ifyllt ESPD-formulär utan istället skriver begärda uppgifter i anbudet. Observera att begärda uppgifter dock måste finnas i anbudet!

Kontroll av bevis för kvalificeringskravet på miljöledning
Har entreprenören lämnat en egenförsäkran ska bevis eller andra styrkande handlingar begäras in från entreprenören innan tilldelningsbeslut. För att minska det administrativa arbetet för både entreprenörer och upphandlaren kan den begäran riktas endast till den eller de entreprenörer som är på väg att tilldelas kontrakt. Detta ”andra steg” i bevisinhämtning är endast möjligt att genomföra med de anbud som innehåller en egenförsäkran. Om ett anbud inte innehåller en egenförsäkran så ska istället anbudet innehålla de bevis som visar att kvalificeringskravet uppfylls.

Som för all dokumentation gäller att certifiering, registrering eller annan liknande dokumentation ska vara giltiga och inte utdaterade. Det vill säga att intygen är giltiga och inte har passerat sina sista giltighetsdatum. Upphandlaren bör vara uppmärksam på den giltighetstid som intyget är utställt på så att det upp

Versionsdatumet talar om när hållbarhetskriteriet skapades eller senast uppdaterades. Senast granskad talar om när vi senast kontrollerade att hållbarhetskriteriet fortfarande är aktuellt.