God projektkultur

Förslag till uppföljning innehåller kortfattad beskrivning eller tips på hur beställaren kan följa upp att kontraktsvillkoret uppfylls och att arbetet med kontraktsvillkoret genomförs.

Under avtalstiden kan uppföljning ske genom granskning av att entreprenören/konsulten har:

• samrått med beställaren, i det inledande projektledningsarbetet för respektive projekt, om hur kontraktsvillkoret ska omhändertas
• tagit fram handlingsplaner för arbetet med projektkulturen
• säkerställt att handlingsplanerna utgår ifrån det arbetssätt, den styrning eller det material som entreprenören/konsulten överenskommit om med beställaren vid kontraktsskrivningen
• identifierat beställarens övriga mål och övriga specifika krav på det aktuella projektet
• handlingsplaner som omhändertar kontraktsvillkorets punktsatser
• ett arbete med projektkulturen som följer de framarbetade handlingsplanerna
• regelbunden uppföljning och utvärdering av att arbetet med projektkulturen enligt handlingsplanen. Om Boverkets vägledning för projektkultur har valts av parterna som metod så kan den användas som stöd i uppföljning av hur arbetet med projektkultur genomförs.

Kontraktsvillkoret är en del av ett stöd som tagits fram tillsammans med Boverket och aktörer inom byggbranschen. Mer stöd finns i vägledningen på Boverket ”God kultur i framtida byggprojekt – en vägledning” (ISBN 978-91-527-5312-5).

Kontraktsvillkoret fungerar för projekt oavsett entreprenadform. Kontraktsvillkoret fungerar även för konsultuppdrag så som exempelvis gestaltning och byggnadsutformning eller projektering. 

Kontraktsvillkorets syfte

Syftet med kontraktsvillkoret är att ett arbete med projektkulturen ska genomföras i projektet på alla nivåer och säkerställa en viss kvalitetsnivå på arbetet. Genom att kravet ställs behöver entreprenören/konsulten ta höjd i organisering, resurser, tidsplanering och ersättningar, inklusive till underentreprenörer och underkonsulter, för arbetet med projektkulturen. Information om vad som avses med god projektkultur finns under rubriken ”Kort om god projektkultur”, nedan.

Kontraktsvillkoret är en del av ett stöd som tagits fram tillsammans med Boverket och aktörer inom byggbranschen. Mer stöd för arbete med projektkultur finns i vägledningen på Boverket ”God kultur i framtida byggprojekt – en vägledning” (ISBN 978-91-527-5312-5). Tanken är att vägledningen ska kunna användas som stöd när kontraktsvillkor ska omsättas till verklighet i projektet och hur det kan göras. Vägledningen kan då användas av alla inblandade parter, både beställare och uppdragstagare. Har entreprenören redan ett system eller rutiner för att arbeta för en god projektkultur, som överensstämmer med kontraktsvillkoret och har samma kvalitetsnivå som vägledningen på Boverket, kan dessa användas i stället. Då säkerställer kontraktsvillkoret att beställaren också ges möjlighet att involvera sig i det arbetet. Se rubriken ”Boverkets vägledning” nedan.

Om kontraktsvillkoret

Observera att innan kontraktsvillkoret används i upphandlingsdokumenten måste följande saker anpassas till upphandlingen:

• Ta bort de alternativ av Entreprenören/konsulten respektive projekt/ de projekt/ ramavtalet, som inte är aktuellt i er upphandling. Dessa alternativ finns på fler ställen i texten – kom därför ihåg att redigera hela texten.
• Beskriv var i upphandlingsdokumenten som kontraktsvillkoren finns. I AMA AF 21 ska dessa förtecknas enligt vad som anges under rubriken AFB.32.
• Om ni har valt att arbeta med redan fastställda värden, ska ni också ange i kontraktsvillkoret vilka dessa värden är och hur ni definierar dem. Anger ni värden i kontraktsvillkoret ska ni till upphandlingsdokumenten bifoga er definition av dessa värden. Skriver ni inte in värden ska följande stycke strykas:
  ” Beställaren har valt att beställaren och entreprenören/konsulten tillsammans ska arbeta med minst följande värden i projektkulturen:

• Värde nr 1: _______________________________

• Värde nr 2: _______________________________ ”

Omfattningen av arbetet med projektkultur i sig måste anpassas till respektive projekt och dess förutsättningar. En av förutsättningarna är hur mycket tid och engagemang beställaren själv kommer avsätta för arbetet med projektkulturen. En annan grundläggande förutsättning är hur mycket resurser som beställaren avsätter i form av tid till projektet och ersättning till konsulter och entreprenörer specifikt för arbetet med projektkulturen. (I sammanhanget betraktas en sidoentreprenör som entreprenör eftersom kontraktsförhållandet finns mellan sidoentreprenör och beställare, inte mellan sidoentreprenör och huvudentreprenör. Finns sidoentreprenör ökar dock komplexiteten i projektet eftersom denna måste integreras i arbetet med projektkulturen. Det bör inte upprättas två parallella arbeten för projektkultur i samma projekt.)

Ytterligare en faktor är tiden som entreprenören/konsulten kan behöva för arbetet med projektkulturen så att denna balanseras mot projektets andra tidsramar. Att genomföra arbete med projektkulturen kan skapa tidsförsening i projektet och beställaren bör se till att sådan försening då inte oavsiktligt leder till viten. Beställaren måste därför tänka igenom dessa förutsättningar i god tid och låta dem vara en del av projektets övriga förutsättningar redan från start. Både beställaren och entreprenör/konsult bör arbeta med projektkulturen genom hela projektet, från start till överlämning. Detta kontraktsvillkor bör inte ställas i en upphandling utan att beställaren först klargjort förutsättningarna för arbete med projektkulturen i projektet.

Om Bevis i anbud och muntlig framställan

Entreprenören/konsulten ska i sitt anbud beskriva hur den tänker arbeta med projektkulturen för aktuella projekt som ingår i upphandlingen. Beställaren kan utöver en skriftlig beskrivning i anbudet välja att en muntlig föredragning genomförs innan kontrakt tecknas.

Observera att om upphandling utförs enligt förfarandet öppen upphandling så kan en muntliga framställan inte användas som del av anbudsgivningen.

Om beställaren väljer att ha med möjligheten till muntlig föredragning före tecknande av kontraktet ska villkoren för den muntliga föredragningen anges i upphandlingsdokumenten. Exempelvis tid, plats, teknik, bildspel, tid för frågor och så vidare. Villkoren för den muntliga föredragningen kan anges i en bilaga. Glöm ej ange var bilagan finns i upphandlingsdokumenten. I AMA AF 21 ska bilagor förtecknas enligt vad som anges under rubriken AFB.32.

Exempel på hur sådan text kan skrivas visas nedan.

” Entreprenören/konsulten som tilldelats kontrakt ska, före kontrakt tecknas mellan parterna, på beställarens begäran ge en muntlig föredragning för beställaren. Vid föredragningen ska det ges möjlighet att ställa frågor om den dokumenterade metod eller dokumenterat systematiskt arbetssätt som kommer användas. Vid samma tillfälle ska också en muntlig föredragning göras om hur entreprenören/konsulten i övrigt kommer att omhänderta innehållet i kontraktsvillkoret om projektkultur, i projektet/de projekt som ramavtalet omfattar. Den eller de personer som kommer att ansvara för arbetet med projektkultur inom projektet/de projekt som ramavtalet omfattar, ska då genomföra den muntliga föredragningen.

Den muntliga föredragningen är inte del av tilldelning av kontraktet. Om muntlig föredragning däremot inte sker eller om föredragningen avslöjar brister som visar att kontraktsvillkoret inte kommer att genomföras eller uppfyllas, så kan Entreprenören/konsulten riskera att kontrakt inte kan tecknas.

Villkoren för den muntliga redogörelsen anges i bilaga ___. ” [OBS till upphandlaren: Glöm ej att beskriva de villkor som gäller vid en muntlig framställan.]

Kort om god projektkultur

Med god projektkultur menas bland annat att det finns en värderingsgemenskap för vilka värderingar som ska vara styrande i projektet och bland dem som arbetar tillsammans i ett projekt. Det handlar om samstämmighet kring de styrande värden och värderingar. Dels en samstämmighet inom och mellan olika arbetslag och arbetsgrupper, dels en samstämmighet mellan projektledning (beställaren och entreprenör) och chefer/arbetsledare. Samt att samstämmighet också finns mellan de nämnda grupperna.

De styrande värdena och värderingarna i projektet ska bland annat motverka att fel, brister och skador uppstår. Om sådana har uppstått ska de styrande värdena och värderingarna i projektet verka för att det självklara förhållningsättet är att fel, brister och skador måste rättas till och åtgärdas. De styrande värdena och värderingarna bör bidra till en kultur i projektet som också ger en bra psykosocial arbetsmiljö. En bra psykosocial arbetsmiljö är en viktig bidragande faktor till att fel, brister och skador kan minskas och rättas till.

Det är viktigt att understryka att beställaren ska vara engagerad i sitt projekt och i arbetet med projektkulturen. Beställaren och entreprenören ska därför inledningsvis ta gemensamt ansvar för projektkulturen genom att arbeta med projektkulturen direkt i det inledande gemensamma projektledningsarbetet. Beställaren ska också vara med när projektets värdegrund arbetas fram. Utförligare beskrivning av detta finns i Boverkets vägledning.

Det är väsentligt att arbetet med att skapa en god projektkultur kommer i gång tidigt i projektet. Det bör i ett inledningsskede bedrivas av beställaren och den utvalda entreprenören/konsulten gemensamt. Båda ska tillsammans ”sätta” kulturen och ta ett gemensamt ansvar för att arbetet med god projektkultur genomförs och följs upp. Beställaren och entreprenören har i inledningsskedet i uppgift, att tillsammans identifiera och definiera de värden som man gemensamt vill ska forma och prägla kulturen i projektet. Alla personer som arbetar i projektet bör kunna förstå både syftet med de valda värdena och värderingarna och vad dessa innebär i det dagliga arbetet. Mer information om projektkultur finns i Boverkets vägledning.

Vägledningen hos Boverket 

Boverket har i samverkan med branschen och akademin arbetat fram en vägledning i värdegrundsarbete för att skapa en bra projektkultur i byggprojekt, ”God kultur i framtida byggprojekt – en vägledning”. Materialet har arbetats fram av forskare i en process, där erfarna personer i entreprenadföretag deltagit tillsammans med Boverket och Upphandlingsmyndigheten. Vägledningen är tänkt som ett stöd för hur beställare och konsulter (så som projektörer) och entreprenörer, gemensamt kan arbeta med kulturen i projekten. Syftet med vägledningen är att beteenden som leder till fel, brister och skador i byggprojekt ska minska.

I vägledningen för arbete med värdegrund och projektkultur i byggprojekt finns exempel på värden, i form av så kallade handlingsprinciper, spelregler och kvalitetsindikatorer med mera framtagna. Parterna kan använda dessa och behöver alltså inte arbeta fram helt egna sådana från grunden.

För att möjliggöra för beställaren, konsulter och entreprenörer att delta och att ha en grund att bygga arbetet med projektkulturen på, hänvisar vi till vägledningen hos Boverket för god projektkultur i byggprojekt, ”God kultur i framtida byggprojekt – en vägledning”. Om du som skriver upphandlingsdokumenten bifogar Boverkets vägledning till upphandlingen så ska den listas som en bilaga i upphandlingsdokumenten, exempelvis som bilaga i AMA:s förteckning över bilagor. Det bör då skrivas in i upphandlingsdokumenten att vägledning inte är en sådan kontraktshandling där allt måste uppfyllas utan att vägledningen syftar till att vara ett stöd i arbetet med projektkulturen.

Att tänka på som beställare

Värderingar kommer till uttryck bland annat i attityder och förhållningssätt till varandra, i hög utsträckning i fikarum, omklädningsrum och ”på golvet”. Hur jargongen är på dessa ställen kan ses som en indikation på hur det står till med projektkulturen i stort.

Arbetsledande befattningar måste sätta kulturförändringen på agendan genom sitt eget praktiska agerande och låta det genomsyra allt arbete och alla möten.

Det bör skriftligt understrykas i kontraktstexten att underentreprenörernas arbetare ska, i detta avseende, behandlas som om de vore entreprenörens/konsultens egna anställda. Utan fullt deltagande av dem är det mycket svårt att åstadkomma en förändring inom byggbranschen.

Beställaren måste ge förutsättningar för att arbeta med kulturförändring genom att inte lägga hinder för arbetet genom exempelvis orimliga tidplaner.

Beställarens projektledning måste själv engagera sig i projektets kulturförändring och agera enligt samma värderingar i all interaktion med projektet om en god projektkultur ska kunna utvecklas. Att påminna om och vara intresserad av kulturen i projektet och på byggplatserna är ett huvudsakligt sätt att säkerställa att arbetet med en god projektkultur är högt på agendan.

Fel, brister och skador i byggverksamheter ger, enligt Boverkets undersökning ”Kartläggning av fel, brister och skador inom byggsektorn” (Boverket 2018:36), upphov till kostnader och värdebortfall på runt 83 – 111 miljarder kronor per år i byggsektorn. En god projektkultur främjar engagemang och motivation hos anställda i byggprojekt, vilket i sin tur bidrar till färre fel, brister och skador i byggverksamheten. Avsaknad av god projektkultur har angetts som en av förklaringarna till många kostsamma problem i svenska byggprojekt.

Med fel, brister och skador i detta sammanhang avser vi sådana som drabbar byggnader och projekt. Här avser vi inte sådana fel, brister och skador som drabbar människor i form av dålig arbetsmiljö. Däremot kan en god projektkultur också bidra till en bättre psykosocial arbetsmiljö.

En del av de fel, brister och skador som drabbar byggnader och projekt leder till att mycket stora mängder material och färdiga varor kasseras varje år. De hamnar bland annat i avfallshanteringen. Förutom att det innebär ineffektiv användning av beställarnas finansiella resurser och slöseri med skattemedel så är det i sig ett miljöproblem. Mängden material och varor ger upphov till klimatpåverkan, påverkan på biologisk mångfald i tillverkningsledet, utsläpp av hälsoskadliga partiklar och många andra miljöproblem.

Byggarbetsplatsen har många utmaningar som bland annat rör bristande säkerhet och bristande kvalitet i utförandet. Utmaningarna hänger samman genom att de alla utgår från hur ledarskapet praktiseras och vilka värderingar som dominerar på arbetsplatsen. Med ett aktivt kulturfrämjande arbete och tydligt ledarskap kopplat till en förbättrad projektkultur kan många vinster uppnås, både för den enskilde arbetstagaren, för projektet och för samhället i stort. En förbättrad projektkultur kan leda till färre olyckor, minskad social utsatthet, en förbättrad kvalitet i utförandet och minskade kostnader för åtgärdande av fel och brister.

Vad som menas med god projektkultur beskrivs under rubriken ”Tillämpning”. Kontraktsvillkoret är en del av ett stöd som tagits fram tillsammans med Boverket och aktörer inom byggbranschen. Mer stöd finns i vägledningen på Boverket ”God kultur i framtida byggprojekt – en vägledning” (ISBN 978-91-527-5312-5).

Versionsdatumet talar om när hållbarhetskriteriet skapades eller senast uppdaterades. Senast granskad talar om när vi senast kontrollerade att hållbarhetskriteriet fortfarande är aktuellt.