Rutiner för kvalitetssäkring

Leverantören av de produkter som levereras enligt kontraktet ska ha rutiner för ett systematiskt kvalitetsarbete. Rutinerna ska vara dokumenterade, minst omfatta den verksamhet som omfattas av kontraktet och tillämpas under kontraktstiden. Det systematiska kvalitetsarbetet ska minst omfatta följande punkter:

• Rutiner för att kraven i kontraktet kontrolleras och uppfylls under kontraktstiden.
• Rutiner för att dokumentation som styrker att kraven uppfylls finns tillgänglig.
• Rutiner för rapportering och behandling av avvikelser relaterade till de i kontraktet ställda kraven.
• Rutiner för rapportering, dokumentation och hantering av reklamationer och klagomål på produkterna.
• Rutiner för spårbarhet uppströms i leverantörskedjan för de produkter som omfattas av kontraktet.
• Utsedd kontaktperson för frågor kring kvalitetsarbetet gentemot den upphandlande organisationen.
• Rutiner rörande kontaktpersonens årliga rapportering av de ovanstående punkterna till den upphandlande organisationen.

Leverantören ska på begäran kunna styrka att kravet är uppfyllt. Om leverantören tillämpar ett eget dokumenterat system kan [Den upphandlande organisationen] komma att begära att uppgifterna styrks av en oberoende tredje part. 

Leverantören ska i sitt anbud lämna information om sitt systematiska kvalitetsarbete och på begäran kunna uppvisa något av exempelvis följande:

• Leverantörens certifikat enligt ISO 9001 eller likvärdig standard utfärdat av ett ackrediterat certifieringsorgan. När leverantörens verksamhet omfattar konstruktion, utveckling och/eller framställning av produkter ska produktionsenheten omfattas av certifikatet.
• Eget dokumenterat system som minst omfattar punkterna i kravet

Vid annonserade upphandlingar över tröskelvärdena har upphandlande organisationer en skyldighet att acceptera en standardiserad form av egenförsäkran, ESPD European Single Procurement Document) som preliminärt bevis på att leverantören uppfyller kvalificeringskraven och att denne kan ge in efterfrågade bevis för detta.