De största utmaningarna med upphandling under pandemin
- Trendens
Under pandemin har det uppstått flera problem som rör upphandling, till exempel att många verksamheter stod utan skyddsutrustning vid pandemins början. För att minska riskerna att detta händer igen är det viktigt att arbeta strategiskt med upphandling. Det är en av slutsatserna i Upphandlingsmyndighetens rapport Coronapandemin ur ett upphandlingsperspektiv.
Innehåll på denna sida
Många trodde problemen var en upphandlingsfråga, berättar Maria Öhman, innovationsstrateg på Upphandlingsmyndigheten. Vår rapport visar att problemen snarare berodde på brist på samordning och förberedelser.
– Upphandling kan vara en komplex juridisk fråga säger Henrik Grönberg, upphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten. Det kan vara svårt att agera snabbt vid en kris om man vill vara helt säker på att man inte bryter mot reglerna. Men de nödventiler som behövs för att hantera en sån här oförutsägbar situation finns.
Förbered för kris redan i vardagen
En konsekvens av varubristen i början på pandemin är att en del gjorde direktupphandlingar med oförmånliga villkor. Avtal de nu är fast i.
– Visst är det lätt att vara efterklok, och omständigheterna var extraordinära, säger Henrik, men jag tror att det finns en risk att man glömmer att även direktupphandling är upphandling. Så även direktupphandlingar förutsätter att man har koll på behoven, väljer en leverantör med rätt kompetens och kapacitet, och skriver genomtänkta avtal. Att många akuta inköp nog gjordes utanför inköpsenheter och fastställda rutiner kan givetvis ha bidragit till sämre villkor. I vissa fall har man nog inte heller haft koll på vilka avtal som redan var på plats och hade kunnat användas.
– Utmaningen är om något ska köpas på ett annat sätt under kris än i vanliga fall, fortsätter Maria. Genom att ta med en eventuell kris redan i riskanalysen när man förbereder upphandlingen kan man skapa förutsättningar för att hantera framtida liknande händelser.
"LOU ger möjlighet att nå olika mål eller möta särskilda situationer, till exempel miljömål eller krisberedskap."
Maria Öhman-innovationsstrateg på Upphandlingsmyndigheten
Eftersom lagen om offentlig upphandling, LOU, varken säger vad man ska köpa eller hur man ska planera inköpen ser Maria LOU som en möjlighetslagstiftning. LOU ger möjlighet att nå olika mål eller möta särskilda situationer, till exempel miljömål eller krisberedskap. Om man bedömer att det finns risker med engångsmaterial kan man upphandla flergångsartiklar och steriliseringsutrustning istället.
– Upphandling måste vara närvarande i all planering, organisering och genomförande av offentlig verksamhet, säger Henrik. Inköpsverksamheten förutsätter medverkan från många olika funktioner inom organisationen.
Bara när man förstår hela verksamheten, dess behov, organisationen, målsättningar och eventuella risker fullt ut kan man få med de perspektiv som behövs för en bra upphandling.
Samverkan och samordning behövs
Ett annat problem som blev tydligt var att Sveriges decentraliserade offentliga sektor försvårade samordningen. Sverige har ett långtgående självstyre för kommuner, regioner, och statliga myndigheter. Under kriser har alla offentliga aktörer fortfarande ansvar för sina verksamheter.
Detta blir en utmaning vid händelser som påverkar hela den offentliga sektorn, där de egentligen behöver göra gemensamma inköp och fördela resurserna mellan sig efter behov.
Vid inköpen av skyddsutrustning signalerade flera offentliga verksamheter behov samtidigt, vilket gjorde det svårt för leverantörer att veta hur stort behovet var av skyddsutrustning och var behovet var som mest akut. Upphandlingsmyndigheten har tidigare framhållit att ansvaret för de offentliga inköpen i krig och kris behöver klargöras.
Krisen ger handlingskraft
Krisen har även gett handlingskraft och innovationsförmåga. För att möta det akuta behovet av stöd för att snabbt och korrekt kunna ställa om till digitaliserad vård, omsorg och socialtjänst skapades portalerna Digital vård och omsorg och Utbudsplatsen.
- Digitalvardochomsorg.se ska hjälpa verksamheter att ställa om på rätt sätt. På webbplatsen hittar du till exempel Upphandlingsmyndighetens checklista för upphandling av digital vård och omsorg under pandemin. Där finns också hjälp att få om direktupphandlingar vid synnerlig brådska och stöd kring hur ett upphandlat avtal går att ändra.
- Utbudsplatsen är en webbsida med en databas där du kan få överblick över digitala lösningar och medicintekniska hjälpmedel på marknaden. Det kan vara till exempel digitala hjälpmedel, läkemedelshantering eller trygghetsskapande teknik.
Portalerna är ett samarbete mellan ett flertal aktörer inom både offentlig och privat sektor.