Delningstjänst minskar miljöpåverkan och ger fler arbetstillfällen

Ystads kommun hade en delningstjänst för möbler, vilket innebar att avdelningar kunde låna möbler från andra avdelningar som hade möbler över. Men kommunen kände att tjänsten borde kunna vidareutvecklas på något sätt. Framför sig såg man minskad mängd inköp och längre livslängd på möbler och teknik.

– Vi ville komma högre upp i avfallstrappan, det är bra både för miljön och plånboken, säger Mattias Johansson, inköpschef på Ystads kommun.

Målet var tydligt minskad miljöpåverkan och minskade utgifter. Frågan var bara – hur skulle man komma dit?

Genom det Vinnova-finansierade projektet fick Ystads kommun, ihop med Skurups och Trelleborgs kommun, möjlighet att göra en innovationsupphandling. Tillsammans skulle de ta fram en modell för innovationsupphandlingar för små och medelstora kommuner. Ystads kommun skulle använda modellen för att utveckla sin delningstjänst.

Under innovationsupphandlingens gång insåg man att man ville ha något som skapade möjlighet att dela, låna, hyra ut och sälja, både inom kommunen och mellan kommuner.

– Vi ville inte bara dela möbler mellan avdelningarna i kommunerna, utan vi såg även att det skulle finnas möjlighet att dela tjänster och även anställningar. Det ska gå att gå ihop om dyrare inköp, eller dela på specialisttjänster som kommunen kanske inte har möjlighet att rekrytera enskilt, berättar Mattias.

En innovationsupphandling kräver ett grundligt arbete innan själva upphandlingen, eftersom man inte vet vilken lösning det är man upphandlar. Ystads kommun tog hjälp av en innovationskonsult som ledde projektet, men fick även hjälp att bolla idéer hos Vinnova och Upphandlingsmyndigheten.

– Det krävs ett gediget förarbete för att kunna göra en bra upphandling. Nyckeln till en lyckad upphandling är mycket dialog som involverar många kompetenser. Det är ett lagspel mellan olika avdelningar som skapat framgången. Vi lade mycket mer tid på behovsanalys och marknadsanalys än vid en vanlig upphandling, och vi träffade många fler aktörer, både inom och utanför verksamheten. Genom gemensam kompetens har vi blivit bättre, säger Mattias.

Innan upphandlingen träffade de leverantörer av begagnade möbler för att lära sig om deras lösningar. De har haft workshops med andra kommuner och leverantörer där de diskuterat lösningar och de har samlat in informationsunderlag (Request of information) från olika leverantörer. De har även haft dialog internt med stora delar av verksamheten, för att undersöka hur behovet såg ut.

Först därefter gjorde Ystads kommun upphandlingen, men arbetet slutade inte där. När anbuden hade kommit in hade de möten och dialog med leverantörerna för att diskutera och justera anbuden.

Det är mycket mer jobb med en sådan här upphandling än med en vanlig upphandling. Det tar mycket tid från verksamheten och är inte något man kan göra i alla upphandlingar. Det är en utmaning att få tiden för att göra grundliga behovsanalyser och hitta olika lösningar. Vi ville ju ta reda på vad det är verksamheterna behöver, hur det ser det ut i andra kommuner, hur ser det ut på privata sektorn och vad som är på gång. Det kräver resurser.

Det nya systemet lanserades i mars, samtidigt som pandemin slog till. Det innebar, av naturliga skäl, att fokus låg på andra saker och att systemet fick lanseras utan intern kampanj eller marknadsföring. Trots detta har 167 produkter redan blivit förmedlade.

– För lilla Ystad är det väldigt bra. Jämfört med tidigare system så är det fler förmedlingar under den här perioden än det har varit på ett helt år. Det är positivt, väldigt positivt, säger Mattias och fortsätter, trots att det gick ut minimalt med information internt har det slagit ut så väl. Det är mycket pengar som vi har sparat

En viktig framgångsfaktor är att allt det praktiska sköts av kommunens arbetsmarknadsenhet. Det är arbetsmarknadsenhet som hjälper till att lägga upp annonser, ser till att det som ligger uppe är aktuellt, sköter faktureringen och ordnar transporterna mellan de som lånar ut och de som vill låna.

– När arbetsmarknadsenheten är ute i verksamheten och träffar folk så ser de mycket fler möjligheter. Oftast får de med sig mer när de ändå är där, kanske stolar som de ser bara står, påtalar Mattias.

Genom delningstjänsten får också arbetsmarknadsenheten mer att göra och det blir fler som får jobb och erfarenhet.

Redan innan den nya delningstjänsten kom till fanns hållbarhet med i riktlinjer och styrdokument för inköp och upphandling. Nu skrivs det in i våra strategier för inköp att första steget alltid är att se om det man behöver finns i systemet, därefter är nästa steg att köpa begagnat och först som sista steg att köpa nytt. Dessutom har den gedigna upphandlingsprocessen med behovsanalyser gett ringar på vattnet.

–  Nu frågar vi oss om vi verkligen behöver något innan vi köper nytt. Kanske kan man göra på ett annat sätt, med det vi redan har? Och behöver man en del saker, bara för att vi alltid haft det? Kanske behöver vi inte olika modeller av teknisk utrustning som mobiler, datorer och skrivare. När alla har samma blir det enklare att dela, reparera och ge vidare.

Genom tydlig statistik blir det också enklare att följa upp och se hur systemet bidrar till verksamhetsmålen. Genom att följa hur många varor som lagts ut och hur många som blivit förmedlade. Möjligheten att se hur mycket koldioxid man sparat genom att inte köpa nytt är på gång. Kanske går det i framtiden att se hur mycket pengar som sparats.

– Men det viktigaste är att systemet är enkelt att använda. Det är enkelt för alla medarbetare att använda och på så sätt bidra till verksamhetens miljömål. Ibland är det enklaste det bästa, säger Mattias.

Under hösten ska bland annat Skurups och Trelleborgs kommun lära sig hur Ystad arbetar med systemet så de kan komma igång när de anslutit sig. Förhoppningen är att ännu fler kommuner, och även organisationer, hoppar på.

• Lärande exempel: Delningstjänst hjälper kommuner att nå hållbarhetsmål
• Upphandling för att främja cirkulär ekonomi