Materialkrisen blev språngbräda för framtiden
- Trendens
Fem regioners gemensamma upphandling av Apotekstjänst förra året var kanske den mest omskrivna i upphandlingssverige. Men i efterhand visar det sig att många av lärdomarna kan göra oss bättre rustade vid pandemier och andra kriser.
När region Uppsala, Sörmland, Västmanland, Örebro och Dalarna skulle byta leverantör av förbrukningsartiklar gick det inte som planerat, och plötsligt stod sjukhus utan material. Sedan utbrottet av Covid-19 har även verksamheter i andra delar av landet råkat ut för materialbrist. Lärdomarna från regionernas upphandling av förbrukningsartiklar kan därför lära oss mycket om att hantera kriser generellt.
Var förberedd på det värsta
Den största lärdomen efter upphandlingen är att ha större beredskap för att det går riktigt illa.
– Ingen hade funderat på hur länge lagren skulle räcka, precis som ingen hade gjort när pandemin kom, säger Tommy Levinsson, ordförande i Inköpsnämnden för region Västmanland och Sörmland och vice ordförande i Varuförsörjningsnämnden. Vi hade ett tänk med ”just in time” och det har ju visat sig i flera fall nu att det inte fungerar. Visst hade vi gjort riskanalyser, men vi hade inte förberett för om allt verkligen brakar samman.
"Om det värsta händer, hur går det då? Nu lägger vi alla ägg i samma korg med små lager, en leverantör och produktion utanför Sverige."
Tommy Levinsson-Ordförande i Inköpsnämnden för region Västmanland och Sörmland och vice ordförande i Varuförsörjningsnämnden
Tommy menar att det här bara är en del av en större fråga, som pandemin har gjort tydlig.
– Om det värsta händer, hur går det då? Nu lägger vi alla ägg i samma korg med små lager, en leverantör och produktion utanför Sverige.
Detta är även något Gustav Grangert, då upphandlingsansvarig på Varuförsörjningen, håller med om.
– Framöver behöver vi ha mer robusta upphandlingar och mer redundans. Vi måste i processen för upphandling tänka igenom fler alternativ om leverantören inte levererar.
Båda menar att man kanske behöver tänka annorlunda, och hitta andra lösningar. Det kan vara flergångsartiklar istället för engångsartiklar, egen produktion i Sverige, eller större lager. Man kan också behöva se över om det är arbetssättet som behöver förändras istället för upphandlingen.
"Både materialkrisen och pandemin visar att verksamheten är väldigt störningskänslig."
Gustav Grangert-f.d. upphandlingsansvarig på Varuförsörjningen
– Både materialkrisen och pandemin visar att verksamheten är väldigt störningskänslig, säger Gustav. Samtidigt ökar de säkerhetspolitiska riskerna i världen. Vi behöver gå tillbaka och analysera hur vi ska bedriva sjukvård. Vi måste tänka vidare än att bara upphandla samma produkt som innan. Vid varje upphandling finns en risk att något inte blir som tänkt. Det behöver vi vara mer medvetna om framöver säger Gustav.
Rulla ut i mindre skala
Förutom den stora frågan om beredskap finns även andra lärdomar.
– Istället för att ta alla regioner samtidigt skulle vi ha tagit en region i taget, säger Tommy. Försiktighetsprincipen är bra, och det är lättare att upptäcka och åtgärda problem i mindre skala.
– Ett annat sätt är att få till en storskalig provdrift innan, avslutar Gustav.
Detta har hänt
Varuförsörjningen är ett samarbete mellan regionerna Dalarna, Västmanland, Sörmland, Uppsala och Örebro. Varuförsörjningen skulle på nytt upphandla logistiklösningen för förbrukningsartiklar till sjukhusen, något som man upphandlat flera gånger tidigare. Processen för förarbetet och upphandlingen tog fyra år, och då analyserade de olika lösningar och gjorde riskbedömningar.
Efter att upphandlingen genomförts och leveranserna skulle komma igång kunde leverantören inte leverera alla beställningar, vilket gjorde att vård fick ställas in och sjukhus gå upp i stabsläge. Så småningom kom leverantören ikapp och leveranserna fungerar nu.