Strategisk upphandling gjorde måltidsenheten redo för pandemin
- Trendens
På måltidsenheten i Uppsala kommun arbetar de strategiskt med upphandling, både för att nå kommunens miljömål och för att ha beredskap om krisen kommer. – När pandemin kom var alla lugna och visste vad som skulle göras, säger Anders Sundin, avdelningschef för måltidsenheten på Uppsala Kommun.
Måltidsenheten hade förutom beredskapslager redan tagit fram rutiner och ansvarsområden när pandemin kom. Det blev en trygghet att allt fanns på plats och att alla visste vad som skulle göras och av vem.
– Utifrån tidigare kriser och vad som är viktigt att fokusera på hade vi byggt upp och fördelat ett beredskapslager. Vi har planerat våra måltider så att de till viss del består av mat som går att lagra. Därefter har vi byggt upp ett extra lager i alla kök. Köken ska klara sig tre dagar om något händer, säger Anders.
De har också ett centralt lager med färdiga måltider att transportera ut.
– Blir det en skogsbrand och brandmännen behöver färdig mat snabbt kan vi köra ut från centrallagret. Då köper vi oss tid och hinner börja flytta mellan lager, berättar Anders.
Strategisk upphandling gör det enklare att uppnå målen
Måltidsenheten använder upphandling strategiskt för att nå sina mål. De har högt uppsatta miljömål, men även mål om att gynna lokala producenter, att köpa rättvisemärkt och att laga all mat själva. Genomtänkt måltidsplanering i samarbete med köken och en tät dialog med lokala leverantörer gör det lättare att uppnå sina mål.
– För att nå målet om minskat svinn behöver vi tänka i flera steg, berättar Malin Holfve, produktions- och måltidsansvarig på måltidsenheten. Vi behöver ha en dialog med leverantören till exempel om att vi köper krokiga morötter och raka morötter till samma pris. Vi behöver också planera måltider med ingredienser som har bra hållbarhet om allt inte går åt. Slutligen behöver vi också laga god mat, så att måltiderna inte slängs.
Många mål för verksamheten gör också att målen ibland krockar. Hur ska man prioritera när de ekologiska äpplena är från Italien, eller när man har en begränsad budget och ekologisk eller lokal mat är dyrare?
– För att hantera det här måste det vara tydligt från den politiska ledningen med vad man ska prioritera, säger Malin. Man måste göra det lätt för medarbetarna att göra rätt.
"Börja här och nu. Bara sätt igång"
Så lyckas du med strategisk upphandling för samhällsviktig verksamhet
Malin och Anders råd för att arbeta med krisberedskap i upphandling.
Samarbeta i planeringen
Gruppen för måltidsplanering består av både kockar och inköpare. Med allas kompetenser kan de sätta menyer som bidrar till målen, som fungerar vid en kris och som är goda och nyttiga.
Ha tydliga mål med uppföljning
Alla, från politiker till kockar, måste veta vart man ska, varför och hur. Det måste finnas ett gemensamt engagemang i hela organisationen. Det måste också vara enkelt för alla att se hur man ligger till, få bekräftelse när man gör rätt och hjälp för att komma vidare.
Sätt igång med krisberedskapen
Börja här och nu. Bara sätt igång. Måltidsenheten utgick från ansvarsprincipen och började innan resten av kommunen hade kommit igång. Titta på din egen organisation och vad som är mest kritiskt. Måltidsenheten såg till exempel att barn ofta har familjer de kan gå hem till, men de äldre är helt beroende av kommunen. Alltså är det viktigaste att kunna få ut mat till äldre.
Uppfinn inte hjulet på nytt
En kris är en kris, om elen går i Uppsala eller Västerås ger det samma konsekvenser. Fråga andra kommuner hur de har gjort, de hjälper gärna till.