Revision – en möjlighet att få expertråd
- Trendens
Få tycker kanske att revision låter roligt, men faktum är att verksamhetsrevision är en chans att få kunniga råd om hur man kan effektivisera sin verksamhet.
Innehåll på denna sida
– Vi ser det som ett sätt att konstruktivt utmana verksamheten, säger Anders Hägg, certifierad kommunal revisor på PwC som är ett globalt företag specialiserade på revision, verksamhetsutveckling och annan finansiell rådgivning.
Verksamhetsrevision handlar om att granska om verksamheten är ekonomiskt effektivt utförd och om den är ändamålsenlig. Det är ett hjälpmedel för att få mer värde för skattepengarna.
"Upphandling är en enormt viktig funktion med stor potential."
Anders Hägg-Certifierad kommunal revisor på PwC
– Genom att ställa rätt frågor vill vi få verksamheterna att börja fundera och ifrågasätta sina metoder och arbetssätt, säger Anders Hägg. Upphandlingar står för 30–40 procent av utgifterna i kommuner och regioner. De offentliga upphandlingarna svarar för cirka 20 procent av BNP. Upphandling är en enormt viktig funktion med stor potential.
I sitt uppdrag har han genom åren sett fem områden som kan göra stor skillnad.
Låt inköpen bli strategiska
Det är viktigt att inköpsfunktionen ges en strategisk roll och att det finns tydliga mål för vad den ska användas och bidra till. För att inköp ska kunna ske strategiskt måste organisationen vara organiserad och resurssatt därefter. Det innebär till exempel att inköpschefen bör vara med i ledningsgruppen, och att man har ett årshjul för att jobba med framförhållning och under ordnade former för alla parter.
Gör en spendanalys
Anders förespråkar spendanalys eller liknande verktyg för att se vad pengarna går till, och vad man ska fokusera på.
– Bland hundratals leverantörer är det ofta 20–30 som är de allra största. Då ska fokus också ligga på dessa upphandlingar. Att minska kostnaderna med någon procent där kan vara mycket värt.
Ha en dialog om behov och krav
Leverantörerna, upphandlarna och beställarna har alla olika perspektiv och behöver ha en bra dialog, både innan, under och efter upphandling. Om leverantörerna förstår behoven utöver de formella kraven kan de bidra till att skapa bättre lösningar.
– Tänk igenom vilka krav ni faktiskt kommer följa upp och ställ hellre krav på resultat, funktion och kvalitet snarare än hur saker ska göras. Sätter man för mycket krav på hur saker ska göras minskar man innovationsförmågan och begränsar leverantörsurvalet.
Gå ihop för att öka kompetensen
Genom att gå ihop flera aktörer om upphandlingar kan man både förbättra kompetensen och kvaliteten på upphandlingarna.
Använd ramavtalen
Det behöver vara enkelt att göra inköp på rätt sätt genom bra verksamhetssystem. Man behöver även signalera i hela organisationen att inköp sker via de ramavtal och processer eller system som finns. Genom att använda de ramavtal som finns blir det mer kostnadseffektivt, och när alla väl lärt sig inköpssystemen blir det även mer tidseffektivt.