Strategisk upphandling – ett måste för att behålla välfärden
- Trendens
För att ha kvar vår välfärd med framtidens begränsade resurser behöver inköp bli en strategisk fråga. Välfärd måste bland annat gå från att bygga på personers arbete till inköp av helt andra tekniska lösningar. Det menar Annika Wallenskog, chefsekonom på Sveriges Kommuner och Regioner.
Innehåll på denna sida
De närmsta åren står välfärden inför stora utmaningar. Ökningen av de personer som kräver mest välfärd är mycket större än ökningen av de som ska betala välfärden. Det går bara att till en viss gräns göra upphandlingar med lägre pris på det man redan har. Efter det måste man lyfta upphandling till att handla om hur man ska leverera välfärd.
– Välfärd måste bli en strategisk fråga för ledningen, säger Annika Wallenskog. Verksamheter kommer att behöva ställa om till lösningar där medborgarna gör mer själva. Men det kräver ett helt annat sätt att se på inköp.
Annika Wallenskog menar att ledningen i kommuner och regioner behöver lyfta frågan hur inköp och upphandling kan bli en del i omställningen. Man behöver lyfta frågor som hur man ska digitalisera och hur man kan använda välfärdsteknologi för att minska behovet av arbetskraft. Det kan handla om allt från att invånarna själva behöver fylla i formulär och hitta svar på sina frågor, till att införa digital tillsyn i stället för nattliga besök hos brukare.
Att lyfta inköpsfrågorna till en strategisk nivå är även viktigt för att få mer samordnade inköp. Det är viktigt att om man till exempel köper in system så behöver de kunna prata med varandra och användas av både verksamheten själv och av upphandlade aktörer. Inköpen behöver bli mer långsiktiga och funktionella.
"Välfärd måste bli en strategisk fråga för ledningen."
Annika Wallenskog-Chefsekonom på Sveriges Kommuner och Regioner
En mer komplex marknad kräver mer kompetens
– Dagens upphandlingar blir mer och mer komplexa, säger Annika Wallenskog. Dels har vi en marknad som är större och mer global. Dels är regelverken mer komplexa, med både svenska och europeiska regler att förhålla sig till. Slutligen är behoven mer komplexa. Det gör att den som upphandlar behöver samverka med verksamheten för att förstå behoven, ha en dialog med leverantörer för att förstå möjliga lösningar, och dessutom ha bra koll på regelverket för att veta hur man anpassar upphandlingen efter de behov som finns. För att möta utmaningen behövs både upphandlare med kompetens, och att verksamheten lyfter inköpsfrågan till en strategisk nivå.
– Som liten aktör har man inte så mycket resurser att lägga på upphandling, säger Annika Wallenskog. Dessutom gör man inte upphandlingar lika ofta, vilket inte ger lika mycket erfarenhet. Då är det ännu viktigare att jobba strategiskt för att verkligen skapa skillnad. Man kan jobba ihop med andra, till exempel genom att bilda ett gemensamt bolag eller sluta någon form av avtal. Man kan också be om stöd och hjälp av andra, eller av SKR:s inköpsbolag Adda.
Med samarbete och hjälp från mer erfarna upphandlare slipper man göra såna misstag som att ha köpt upp något, och sen när det är dags för leverans få något mycket dyrare, för att det man beställt var slut.
En upphandling slutar inte när upphandlingen är klar
Slutligen vill Annika Wallenskog trycka på behovet av uppföljning. Man behöver följa upp att man fått det man köpt, av den kvalitet man beställt och till det pris man avtalat.
– Jag jobbade en gång på ett ställe där man under fyra år hade betalat dubbelt så mycket mot vad som stod i avtalet, utan att märka det. Det vill man inte vara med om.
Chefsekonomens råd för kraftfull upphandling
Annika Wallenskogs uppgift är att ha koll på det ekonomiska läget för kommuner och regioner. Hon ser upphandlingar som en del av lösningen kring framtidens välfärdsutmaningar, om de görs på rätt sätt. Här är hennes råd för upphandlingar som ger effekt.
- Lyft inköp till en strategisk nivå för ledningen
Inköp måste handla mindre om att bara följa regler och mer om att hantera stora frågor. Hur vill vi leverera välfärd? Vad vill vi åstadkomma? Hur ska vi åstadkomma det? - Samarbeta och ha dialog
Bra upphandling kräver kompetens. Samarbeta med andra och ta hjälp av varandra för att göra upphandlingar som passar era behov och klarar oförutsedda händelser. Men ha också en dialog med alla leverantörer för att ta reda på vilka möjliga lösningar som finns. Det är onödigt att tappa en jättebra lösning bara för att man skrev ett skall-krav som inte behövs. - Följ upp
Se till att leverantören levererar det som avtalats, på det sätt som avtalats.