Karlstad driver innovation genom samverkan med näringslivet
- Trendens
Hur kan offentlig sektor driva innovation och främja näringslivets utveckling? Att använda innovation i upphandling är ett sätt. Karlstad gjorde så när kommunen stod inför behovet att kompetensutveckla vård- och omsorgspersonal i hur det är att leva med kognitiv svikt. Resultatet är ett helt nytt utbildningsverktyg.
Innehåll på denna sida
I Karlstad finns en upplevelseverkstad, en fysisk plats där medarbetare inom vård- och omsorgsförvaltningen kan få en tydligare inblick i hur det är att leva med funktionsnedsättning. Det var enkelt att skapa den miljö där medarbetarna får uppleva fysiska funktionshinder, men man saknade verktyg som kunde ge förståelse för hur det är att ha sviktande kognitiv förmåga.
– Vi hade inte lyckats visa upp den kognitiva sidan på ett bra sätt. Vi började fundera på om vi kunde upphandla ett digitalt verktyg så att våra medarbetare kan få uppleva hur det är att leva med kognitiv svikt, säger Ann-Sophie Gustafsson som är utvecklingsledare på vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstad kommun.
Det visade sig att det inte fanns något lämpligt utbildningsverktyg på marknaden och kommunen bestämde sig för att de ville upphandla en innovation för att lösa behovet.
Ny upphandlingsmetod och efterfrågeaccelerator
Karlstads upphandling skulle komma att bryta ny mark. Lina Svensberg arbetar på innovationsplattformen Compare, som driver DigitalWell Arena – en arena där offentlig sektor, näringsliv, akademi och civilsamhälle möts för innovation inom hälsoområdet. Tillsammans med Karlstad kommun, som är en partner i DigitalWell Arena, började hon planera för den kommande upphandlingen. Medan Karlstad stod för verksamhetens perspektiv, budget och formalia kring upphandlingen processledde DigitalWell Arena arbetet och ansvarade för affärs- och utvecklingsdelen, det vill säga utvärdering av och stöd till bolagen.
Lina har stor erfarenhet av att arbeta med startup- och scaleupbolag och i det arbetet hade hon sett att marknaden inte alltid hängde med.
– En förutsättning för att de innovativa bolagen ska utvecklas är att det finns en efterfrågan på marknaden. Lyckas vi accelerera marknadens efterfrågan kan vi också driva innovation, säger Lina Svensberg.
Vid tidigare upphandlingar tenderade behovsanalyserna att bli både långdragna och introverta. Nu valde man i stället en kortare analys där leverantörerna kom in tidigt i processen.
– Man ser ofta på behov som något absolut. Men behov kan också formas genom interaktion, i det här fallet med leverantörerna. Request for information (RFI) är ett sätt att ställa frågor vid upphandling. Vår RFI bestod av att intresserade leverantörer fick skicka in filmer. Vi ville tidigt få feeling för hur de tänkte och hur de skulle lösa problemet, säger Lina Svensberg.
Upphandla utvecklingsarbete
Totalt svarade sex leverantörer på RFI:n. Nästa steg blev ett stormöte där behovsägare och leverantörer förde dialog. Mötet föll bra ut och man bestämde sig för att gå vidare genom att upphandla utvecklingsarbete. I stället för att sätta bolagen i konkurrens till varandra, bedömdes alla utifrån ett antal kriterier.
– Vi ville inte stänga ute bolag, även små nystartade företag skulle ges möjlighet att vara med. Men ett kriterium var att bolaget skulle ha möjlighet att skala upp produkten i framtiden, säger Lina Svensberg.
De sju bolag som sedan inkom med anbud fick ett mindre kontrakt för att utveckla koncept och ta fram en plan för hur affären kunde skalas upp. Bolagen bedömdes återigen utifrån vissa kriterier – nu handlade det mer om mognadsgraden i företaget, exempelvis att man skulle ha vissa nyckelkompetenser. I nästa fas fick tre bolag ta fram prototyper och ta kontakt med andra behovsägare. Skalbarhet var fortfarande viktigt och fanns det ingen marknad så kunde man inte skala upp. Produktens genomförbarhet var också relevant, likaså en annan faktor.
– Gåshudsfaktorn var väldigt viktig, om produkten inte kunde engagera så skulle den inte fungera, säger Lina Svensberg.
Ny innovativ produkt och viktiga framgångsfaktorer
Vann uppdraget gjorde till sist företaget Virotea som tog fram en mjukvara där medarbetarna kan utbildas via VR-glasögon. Vid årsskiftet 2022–2023 börjar Karlstad kommun kompetensutveckla vård- och omsorgspersonal med hjälp av verktyget. Ann-Sophie Gustafsson är nöjd med både produkt och förfarande.
– Det krävs mod för att upphandla på det här sättet, men det är väldigt stimulerande och man kan verkligen vara med och påverka utvecklingen.
En framgångsfaktor för oss har varit att teamet bestått av personer med kompetenser inom innovation, affärsutveckling, juridik och inte minst två personer från vård- och omsorgsförvaltningen med stor förståelse för behovet.
Martin Magnusson är inköpschef i Karlstad kommun och tycker att detta är en upphandling värd att uppmärksamma.
– Inte minst för att själva föremålet för upphandlingen är viktigt. Projektet kryssar även i så många boxar för vad som krävs för lyckad upphandling. Allt från nytänkande till tvärfunktionalitet i arbetsgruppen och stöd från ledningen. Att man dessutom tagit in perspektiven efterfrågan och skalbarhet lägger till ytterligare en dimension.