Koll på inköpen framtidssäkrar välfärden
- Trendens
Huddinge, som ligger strax söder om Stockholm, har under de senaste fyra åren gjort en förändringsresa. Från att inköpen tidigare hanterades av nämnderna är kommunens inköp idag centraliserade och en integrerad del av budgetarbetet. När Sveriges kommuner nu står inför stora utmaningar med hög inflation, skenande elpriser och dyrare bränsle har Huddinge koll på sina kostnader.
Innehåll på denna sida
Roger Himmelsköld är kommunens inköpschef sedan december 2018.
– Jag fick ett tydligt förändringsuppdrag när jag anställdes, berättar Roger Himmelsköld.
En viktig del i uppdraget var att effektivisera inköpen. För att veta att man verkligen gör det följer inköpssektionens 18 medarbetare upp och mäter de effektiviseringar som de bidrar till. De senaste tre åren har man sparat cirka 100 miljoner kronor. Pengar som kommunen i stället har kunnat använda till att exempelvis göra satsningar på skolan.
Spendanalysen visar var det går att effektivisera
År 2018 var varje nämnd en egen upphandlande myndighet och 45 procent av kommunens upphandlingar var direktupphandlingar.
– Det var dyrt, kvaliteten var dålig och det fanns ingen helhetssyn. Idag arbetar vi kategoristyrt och inköp har ett tydligt mandat från kommunledningen, säger Roger Himmelsköld.
Första arbetsuppgiften som ny inköpschef var att ta fram nya styrdokument. Dessa var klara drygt ett år senare och kommunfullmäktige kunde då besluta om en inköpspolicy. Ett par månader senare var kommunstyrelsen klar även med riktlinjerna. Arbetet med att utveckla Huddinges inköpsarbete kunde nu ta nästa steg; spendanalyser och kategoriplaner som förankras hos de förtroendevalda.
"Pengar som kommunen i stället har kunnat använda till att exempelvis göra satsningar på skolan."
Roger Himmelsköld-Inköpschef på Huddinge kommun
En spendanalys visar var de stora kostnaderna, och därmed möjligheterna att effektivisera, finns. En kategoriplan visar vad kommunen som helhet köper in och från vilka leverantörer. Dagens kategoriplaner bygger på verksamhetens mål. Planerna tas fram i workshopar där såväl inköpare som verksamheternas medarbetare deltar. Vanligtvis krävs det 5–6 halvdagar innan det finns ett utkast som kategoriansvarig skriver klart tillsammans med inköpschefen.
– Vi kommer att ha tio kategoriplaner är vi är färdiga. En är beslutad och godkänd av fullmäktige och ytterligare tre kommer att beslutas innan sommaren, berättar Roger Himmelsköld och tillägger att förändring inte är en quick fix utan något som behöver ta tid.
Rogers tre råd till de som planerar att göra samma förändringsresa
- Mät och följ upp inköpsarbetet. Det är först när man kan visa nyttan i pengar eller i uppnådda verksamhetsmål som organisationen förstår vilken skillnad inköpen kan göra. I Huddinge följer man även upp hållbarhetsmål. År 2030 ska hälften av inköpen ha inslag av cirkularitet. Målet är att öka 5 procentenheter varje år fram till dess.
- Titta inåt och inte bara ut mot marknaden. Det är lätt att glömma den egna organisationen. Ett exempel är Huddinges stora upphandling av städtjänster. För att säkerställa att kvaliteten inte blir sämre när kostnaderna minskar förstärks organisationen med en städcontroller som följer upp avtalet.
- Att undvika kostnader är lika viktigt som att effektivisera.
Inköpen är en integrerad del i budgetarbetet
Till råden vill Roger lägga till ytterligare ett som mer handlar om tur än om skicklighet: Se till att arbeta med en klok kommundirektör. Kommundirektören i Huddinge heter Camilla Broo. Hon kom till kommunen några månader senare än Roger Himmelsköld. På frågan om varför hon tycker att inköpen är viktiga och bör vara en prioriterad fråga för en kommun svarar hon:
– Det handlar om att framtidssäkra välfärden och att använda alla skattekronor rätt.
Idag är inköpen en integrerad del av såväl budgetarbetet som planerings- och uppföljningsprocessen. Att det är så beror på att inköpssektionen kunnat visa att strategiskt inköpsarbete bidrar till högre effektivitet och besparingar.
"Är det den sociala, ekologiska eller ekonomiska hållbarheten som ska prioriteras de kommande åren?"
Camilla Broo-Kommundirektör på Huddinge kommun
– I de flesta fall är det pengar som verksamheterna får behålla. Eftersom nyttan av en väl genomtänkt inköpsprocess är så stor ser verksamheterna gärna att kommunen rekryterar fler upphandlare, säger Camilla Broo.
För de förtroendevalda i kommunen är kategoriplanerna ett sätt att styra inköpen utan att lägga sig i detaljerna. De skickar styrsignaler; är det den sociala, ekologiska eller ekonomiska hållbarheten som ska prioriteras de kommande åren? Inköparnas uppgift är att göra bra affärer där både pris och kvalitet får avgöra vilken leverantör som vinner upphandlingen. Att göra bra affärer är lättare när riktningen är tydlig.