Malmö visar vägen för hållbara inköp

För några år sedan började Malmös politiska styre intressera sig mer för inköpsfrågor. De efterfrågade en bättre möjlighet till politisk styrning, särskilt med avseende på hållbarhetsfrågor kopplat till inköp.

– Politikerna uttryckte önskemål om att styra mer genom upphandling, men jag menar att det inte går att styra en verksamhet du inte känner till. Vi behövde skapa en plattform där politikerna får insyn och kunskap, säger Gabriella Manieri, upphandlingschef i Malmö stad.

Det senaste året har varje nämnd rapporterat vilka upphandlingar de planerar att göra och hur de arbetar med hållbarhet kopplat till inköp. Informationen ligger sedan till grund för den sammanställda rapport som kommunstyrelsen får ta del av.

– Jag upplever att politikerna är lyhörda och har en alltmer ökad förståelse för inköp. Malmö stad är en stor inköpare och de har insett att vi kan göra stor skillnad om vi jobbar aktivt med våra inköp, fortsätter Gabriella Manieri.

Lyhördhet från politiskt håll är viktigt, men bakom det framgångsrika hållbarhetsarbetet finns framför allt en effektiv och engagerad upphandlingsfunktion centralt i staden. Organisationen är uppbyggd i produktkategorier. Idag finns team som arbetar inom tre olika huvudområden: varor, tjänster och IT – där varje område leds av en chef.

– Vi har gjort ett betydande utvecklingsarbete på relativt kort tid. Tidigare var vi mer av en avtalsfabrik där samma person ena stunden kunde arbeta med upphandling av IT-produkter för att i nästa stund upphandla städtjänster. Men alla områden har sin egen komplexitet och nu blir det tydligt för alla vilka avtalsområden varje upphandlare ansvarar för, säger Gabriella Manieri.

Utöver upphandlare har kommunen också tillsatt en processjurist, en inköpscontroller, en avtalscontroller och tre hållbarhetskoordinatorer med ansvar för cirkulär ekonomi, ekologisk hållbarhet samt social hållbarhet. Ulrika Svallingson ansvarar för det sistnämnda området. Just nu arbetar hon med en förstudie som förhoppningsvis landar i att Malmö utvecklar en social uppföljningsfunktion.

– Uppföljningsfunktionen ska förebygga så att vi inte handlar av osäkra leverantörer som kanske använder sig av oseriösa underleverantörer eller på annat sätt bryter mot det vi avtalat, eller mot svensk lag. Framför allt behöver vi hitta metoder för att upptäcka sådant. Det hjälper till exempel inte att vi går igenom leverantörernas lönespecifikationer om lönerna ändå inte betalas ut, säger Ulrika Svallingson.

I arbetet med uppföljningsfunktionen inspireras Malmö av hur andra kommuner arbetar.

– Köpenhamn har kommit långt i arbetet med en social insatsstyrka, som de valt att kalla det för. I stort har vi mycket att vinna på att kommuner delar kunskap med varandra. Med likartade verksamheter följer likartade inköpsbehov, och därmed också likartade möjligheter och utmaningar, säger Ulrika Svallingson.

När det gäller cirkulär ekonomi finns det all anledning för andra kommuner att vända blicken mot Malmö. En upphandling som har blivit extra uppmärksammad är skyltupphandlingen där man bland annat använde en ny mervärdesmodell för utvärdering för att hitta den mest cirkulära lösningen.

– Det fanns inte så många förlagor inom cirkulär upphandling att titta på, så vi funderade på vilka krav vi kan ställa och landade i tre cirkulära mervärden för leverantörer med cirkulär prägel. Avtalet går ut på att skylten i första hand ska kunna återbrukas i Malmös egna verksamheter. I andra hand ska leverantören kunna återbruka den och i tredje hand ska skyltens material kunna återvinnas, säger Johanna Tunlid som är hållbarhetskoordinator med ansvar för cirkulär ekonomi.

Att på detta sätt hitta nya vägar är ett framgångskoncept i Malmös hållbarhetsarbete. För att lyckas med det krävs medarbetare som brinner för frågorna.

– Alla våra medarbetare har ett fantastiskt engagemang i hållbarhetsfrågorna vilket betyder mycket. Likaså att våra koordinatorer har utbildning inom sina respektive områden och kan komplettera våra upphandlare så att de slipper vara allkonstnärer, avslutar upphandlingschef Gabriella Manieri.

Cirkulär upphandling