Valfrihetssystem steg för steg
Här beskriver vi hur ett valfrihetssystem inrättas, hur en leverantör ansöker om att delta i systemet, vilka rättsmedel som finns och vad som gäller om ett valfrihetssystem avbryts.
Innehåll på denna sida
Valfrihetssystem ska utformas i enlighet med EU-rättens grundläggande principer om likabehandling och icke-diskriminering samt principerna om öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet. Det innebär bland annat att alla leverantörer i valfrihetssystemet ska behandlas lika och att kraven som ställs på leverantörerna ska vara rimliga.
Inrättande av ett valfrihetssystem
Ett valfrihetssystem inrättas genom ett politiskt beslut med efterföljande annonsering av den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndighet som beslutat att inrätta ett valfrihetssystem ska löpande annonsera på den nationella annonsplatsen Hitta LOV-uppdrag. Om villkoren för valfrihetssystemet ändras ska annonsen uppdateras.
Ansökningar om att få delta i valfrihetssystemet ska kunna komma in löpande. En sista dag för att lämna in en ansökan finns inte. Det är lämpligt att annonsen även publiceras på annat sätt, till exempel på den upphandlande myndighetens webbplats.
Uppgifter från leverantörerna i ett valfrihetssystem, exempelvis ansökningshandlingar, är som huvudregel offentliga, men kan sekretessbeläggas med hänvisning till Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400).
Förfrågningsunderlaget
De tjänster som omfattas av valfrihetssystemet ska beskrivas i förfrågningsunderlaget.
Av förfrågningsunderlaget ska framgå vilka krav och villkor som samtliga sökande måste uppfylla för att bli godkända som leverantörer inom valfrihetssystemet. Den ekonomiska ersättningen till leverantörerna ska också framgå av förfrågningsunderlaget.
I förfrågningsunderlaget bör bland annat följande uppgifter finnas:
- vilka krav som ställs på leverantören
- administrativa bestämmelser och kommersiella villkor, till exempel avtalstider
- särskilda kontraktsvillkor
Krav på leverantören
Det framgår inte uttryckligen av lagen vilka krav som kan ställas av upphandlande myndighet i förfrågningsunderlaget, men alla leverantörer måste följa och uppfylla för tjänsten gällande lagstiftning. Det kan exempelvis vara socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, skattelagstiftning och arbetsrättslagstiftning. Med lagstiftning avses här även myndigheters föreskrifter.
Exempel på krav som upphandlande myndigheter kan ställa:
- Kunskaps- och erfarenhetsbakgrund, till exempel vilken kompetens personalen ska ha.
- Ekonomisk stabilitet: leverantören ska ha en sådan ekonomisk bas att den kan upprätthålla ett långsiktigt åtagande.
- Kvalitet: leverantören ska rapportera till kvalitetsregister samt följa upprättade vårdprogram. Leverantören ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete, kontroll och uppföljningar ska kunna göras.
- Öppettider och väntetider: en upphandlande myndighet kan ställa ytterligare krav på leverantören. Kraven bör givetvis anpassas efter den verksamhet det handlar om och stå i rimlig proportion till de tjänster som omfattas av valfrihetssystemet.
- IT – vårdinformationssystem: leverantören ska kunna kommunicera med den upphandlande myndigheten på ett systemmässigt säkert och enkelt sätt.
- Uppföljning av verksamheten: leverantören ska medverka vid uppföljning eller bistå huvudmannen med underlag som behövs för att denne ska kunna genomföra uppföljningen.
- Medverkan i katastrof- och krisberedskap: leverantören ska utföra uppdraget även under höjd beredskap och krig och leverantören ska medverka i kommunens eller landstingets beredskapsplanering.
Administrativa bestämmelser
I de administrativa bestämmelserna ska alla formella krav för valfrihetssystemet anges. Exempel på sådana krav är på vilket sätt ansökan ska lämnas in, till exempel per post, telefon, fax eller elektroniska medel samt vilket språk som ansökan ska vara skriven. Det ska också framgå inom vilken tid den upphandlande myndigheten kommer att fatta beslut om godkännande.
Kommersiella villkor
Alla kommersiella villkor, det vill säga alla villkor som reglerar avtalsrättsliga förhållanden som gäller under avtalstiden, ska framgå av förfrågningsunderlaget och kontraktet. Det rör sig till exempel om ekonomiska villkor, avtalstider, parternas eventuella möjlighet att säga upp avtalet, villkor för brukarens omval och omförhandlingsklausuler.
Kontraktet är ett civilrättsligt bindande avtal mellan den upphandlande myndigheten och leverantören och det är därför viktigt att det innehåller villkor för vad som ska hända vid eventuellt avtalsbrott samt vad som ska gälla vid omformulering av villkoren i valfrihetssystemet.
Särskilda kontraktsvillkor
En upphandlande myndighet får ställa särskilda kontraktsvillkor, det vill säga villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. Sådana villkor kan exempelvis anges i form av miljö- eller sociala hänsyn.
Särskilda kontraktsvillkor måste anges i förfrågningsunderlaget samt ha ett samband med den tjänst som ska utföras. En leverantör som inte accepterar de särskilda kontraktsvillkoren kan inte godkännas. Bestämmelsen kan till exempel användas för att främja yrkesutbildning på arbetsplatsen eller anställning av personer med särskilda svårigheter att komma in på arbetsmarknaden.
Ansökan om att delta i ett valfrihetssystem
I ett valfrihetssystem får som huvudregel alla leverantörer ansöka om att delta. Ansökan kan göras när som helst. Varje fysisk eller juridisk person kan lämna en ansökan. Såväl privata företag som ideella organisationer kan därmed ansöka om att bli godkända som leverantörer. Även grupper av leverantörer kan ansöka gemensamt.
Krav på att leverantören ska ha en viss juridisk form får bara ställas då kontrakt tilldelas till en grupp av leverantörer och om det krävs för att kontraktet ska kunna utföras på ett godtagbart sätt.
Det finns från och med den 1 januari 2023 vissa möjligheter att reservera deltagandet i valfrihetssystem för idéburna organisationer som uppfyller särskilda krav. Dessa krav anges i LOV. Möjligheten att reservera deltagandet för idéburna organisationer gäller dock inte valfrihetssystem i primärvården.
I de fall en leverantör inte själv kan uppfylla alla krav och villkor i upphandlingsdokumenten får leverantören samarbeta med andra företag. Det kallas att en leverantör åberopar annans ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Det ökar möjligheten för mindre företag att delta i ett valfrihetssystem.
Den upphandlande myndigheten får utesluta en leverantör om exempelvis denne är i konkurs eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Den upphandlande myndigheten ska i varje enskilt fall avgöra när till exempel ett fel i yrkesutövningen är så allvarligt att en leverantör ska uteslutas.
För en mer detaljerad lista på uteslutningsgrunder se 7 kap. 1 § LOV
En upphandlande myndighet får tillåta att en leverantör förtydligar sin ansökan eller rättar ett uppenbart fel. Den upphandlande myndigheten får också begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Viktigt är att samtliga leverantörer ges samma möjlighet att rätta, förtydliga och komplettera sin ansökan så att likabehandlingsprincipen upprätthålls. Vid rättelser, förtydliganden och kompletteringar bör den upphandlande myndigheten dokumentera detta.
Tilldelning av kontrakt
Alla leverantörer som uppfyller kraven och villkoren i upphandlingsdokumenten, och som inte har uteslutits enligt 7 kap. 1 § LOV, ska godkännas som leverantörer i valfrihetssystemet. Den upphandlande myndigheten ska så snart som möjligt teckna kontrakt med en leverantör som godkänts. Det är alltså inte möjligt för den upphandlande myndigheten att begränsa antalet leverantörer som ska godkännas.
Den upphandlande myndigheten ska så fort som möjligt meddela en leverantör i form av en skriftlig underrättelse om denna har blivit godkänd eller inte. Om en leverantör inte har godkänts ska den upphandlande myndigheten ange skälen för beslutet. Leverantörerna ska även meddelas om den upphandlande myndigheten beslutar att avbryta valfrihetssystemet.
Överprövning och skadestånd
Om en upphandlande myndighet beslutat att inte godkänna en leverantör kan denna ansöka om rättelse i förvaltningsdomstol. En leverantör kan inte klaga på att en annan leverantör fått sin ansökan godkänd.
Ansökan om rättelse ska vara skriftlig och lämnas in till den förvaltningsrätt i vars domkrets den upphandlande myndigheten har sin hemvist inom tre veckor från den dag då leverantören meddelats om att denne inte blivit godkänd.
Domstolen gör en prövning om leverantören uppfyller de krav som ställts i upphandlingsdokumentet. Om prövningen visar att leverantören uppfyller kraven, och inte kan uteslutas enligt 7 kap. 1 § LOV, ska domstolen besluta om rättelse. Den upphandlande myndigheten ska därefter rätta sig efter domstolens beslut. Förvaltningsrättens beslut kan överklagas till kammarrätten. För detta krävs dock prövningstillstånd.
En leverantör som anser att en upphandlande myndighet brutit mot en bestämmelse i LOV kan ansöka om rättelse i förvaltningsdomstol. Även en potentiell leverantör har möjlighet att begära rättelse. Ansökan om rättelse ska vara skriftlig och ges in till den förvaltningsrätt i vars domkrets den upphandlande myndigheten har sin hemvist. En sådan ansökan kan göras så länge som valfrihetssystemet existerar.
Domstolen gör en prövning om den upphandlande myndigheten har brutit mot någon bestämmelse i LOV, och om domstolen finner att leverantören till följd av detta har lidit eller kan komma att lida skada, ska domstolen besluta om rättelse. Den upphandlande myndigheten ska därefter rätta sig efter domstolens beslut. Förvaltningsrättens beslut kan överklagas till kammarrätten. För detta krävs dock prövningstillstånd.
En upphandlande myndighet som inte följt bestämmelserna i LOV ska ersätta den skada som en leverantör förorsakats på grund av detta. Avser en skadeståndstalan ett beslut att inte godkänna en leverantör ska talan väckas inom ett år från det att beslutet meddelades. Talan om skadestånd ska väckas vid allmän domstol, det vill säga tingsrätt.
Brukarens val av leverantör
Den upphandlande myndigheten är skyldig att informera brukare av tjänster i ett valfrihetssystem om vilka leverantörer de kan välja mellan. Brukaren bör till exempel få information om:
- vilka tjänster leverantörerna tillhandahåller
- kompetens hos personalen
- leverantörens verksamhetsmål och speciella inriktningar.
Informationen ska vara saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig. Detta innebär bland annat att informationen inte ska gynna eller missgynna någon leverantör och att informationen ska utformas utifrån de behov brukaren har. Den upphandlande myndighetens informationsansvar kan inte överprövas enligt LOV.
I den upphandlande myndighetens informationsansvar ingår en skyldighet att informera brukarna om hur de kan byta leverantör, till exempel uppsägningstider och var brukaren ska vända sig för att göra ett omval. Den upphandlande myndigheten bör även ange villkor för omval i upphandlingsdokumenten.
För den brukare som inte vill eller kan välja leverantör ska den upphandlande myndigheten tillhandahålla ett ickevalsalternativ. Detta ska vara ett kvalitativt fullgott alternativ.
Den upphandlande myndigheten måste i förväg bestämma vad som ska gälla i det fall en brukare inte väljer leverantör. Myndigheten kan därför inte slumpvis välja bland de leverantörer som den tecknat avtal med. Det regleras dock inte i LOV på vilket sätt ickevalsalternativet ska utformas, utan de upphandlande myndigheterna ska själva avgöra vad ickevalsalternativet ska vara.
Exempel på ett ickevalsalternativ är den upphandlande myndighetens egenregiverksamhet eller där det skett en fördelning av ”ickeväljare” mellan samtliga leverantörer i valfrihetssystemet efter en i förväg uppställd turordning. Den upphandlande myndigheten kan också välja att fördela de brukare som inte väljer leverantör efter närhetsprincipen, vilket innebär att brukaren får den leverantör som ligger närmast dennes bostadsadress.
Det finns ingen möjlighet att överpröva den upphandlande myndighetens val av ickevalsalternativ.
Avbrytande av ett valfrihetssystem
En upphandlande myndighet som beslutat sig för att införa ett valfrihetssystem kan ändra sitt beslut och avbryta valfrihetssystemet. Både leverantörer som ingår i systemet och som ännu inte godkänts måste få information om att valfrihetssystemet avbrutits. Om parterna ingått avtal innan valfrihetssystemet avbrutits gäller vanliga civilrättsliga regler om uppsägning av avtal.