Riskbedömning genom hela inköpsprocessen

Här hittar ni stöd för hur olika delar av den upphandlande organisationens strategiska styrning och organisering kan påverka förutsättningarna för att bedöma och hantera risken för arbetslivskriminalitet i din upphandling. 

Hantera arbetslivskriminalitet i styrande dokument

Att inte släppa in oseriösa företag i er upphandling från första början är den mest effektiva riskhanteringen. Om oseriösa aktörer inte lockas att lämna anbud undviker ni att lägga tid och resurser på dem och kan fokusera på de sunda företagens anbud.  

I förberedelsefasen ingår att planera upphandlingen. Här är det viktigt att ni avsätter tid för både riskbedömning och riskhantering. Det är också viktigt att ni avsätter tid för erfarenhetsåterföring. 

Interna rutiner som kompletterar avtalsrättsliga sanktioner

Att genomföra en systematisk riskbedömning är resurskrävande. Därför kan det vara bra att redan på ett tidigt stadium fundera på om det finns möjlighet till samarbeten med andra aktörer. Exempel på samarbeten kan till exempel vara med de inköpscentraler ni vanligtvis använder.  

Samordnad upphandling

Beställarnätverk i offentlig upphandling 

1.9 Samarbeta med andra organisationer och myndigheter under rubriken Ledningens roll och ansvar för att motverka arbetslivskriminalitet i upphandling

I förberedelsefasen är det också viktigt att ni gör en systematisk kartläggning av den aktuella branschen. Ni vill kunna svara på frågan ”Hur hög är risken för arbetslivskriminalitet vid fullgörande av det upphandlade avtalet?”. I den här fasen kommer alla riskindikatorer i spel. Det är dock ofta en utmaning att få fram information om en viss underindikator på aggregerad branschnivå.  

Till exempel kan det vara svårt att via Skatteverket ta reda på hur vanligt det är att VVS-företag inte betalar sociala avgifter och skatter i tid. I det fallet kan kanske ert beställarnätverk eller er egen erfarenhetsåterföring svara på om den aktuella riskindikatorn är aktuell för just er aktuella upphandling. 

Interna rutiner som kompletterar avtalsrättsliga sanktioner

Samordna i beställarnätverk 

En fungerande marknadsdialog är viktig för att kunna bedöma vilka krav som är relevanta att ställa i er upphandling. Marknadsdialogen kan dels fungera som ett forum där ni tar reda på hur företagen hanterar de risker ni redan har identifierat i er egen riskkartläggning. Dels kan marknadsdialogen vara en källa till att identifiera risker som ni inte redan har identifierat i er egen riskkartläggning. Om riskkartläggningen eller marknadsdialogen visar på en förhöjd risk för arbetslivskriminalitet bör ni planera för en fördjupad uppföljning. 

Avtalsuppföljningens nivåer: Fördjupad uppföljning 

Tidig dialog

Request for information (RFI) och extern remiss

Troligtvis gör ni i detta skede av er upphandling inte bara en bedömning av risker för arbetslivskriminalitet. Här hittar ni stöd för hur ni kan hantera andra typer av risker i er upphandling. 

Riskanalys i inköpsprocessen

I Zon 2 – Upphandla ska ni utforma ert upphandlingsdokument. Ni ska bland annat bestämma vilka kriterier ni använder när ni ställer krav på leverantören och precisera grunden för utvärderingen av anbuden. Här bör ni också överväga om det är möjligt och lämpligt att skriva in uteslutningsgrunder i kontraktet. 

Leverantörsprövning: Uteslutningsgrunder

Uteslutning

De urvalskriterier och eventuella uteslutningsgrunder ni väljer att ta med i upphandlingsdokument styr i hög grad era möjligheter att hantera de riskindikatorer för arbetslivskriminalitet ni har kommit fram till föreligger, enligt er riskbedömning i Zon 1 – Förbereda.  

Ställer ni inga eller låga krav på till exempel utbildningsnivå (underindikator 1.4) i ert upphandlingsdokument kan ni inte använda den parametern senare i upphandlingen när ni gör ert urval. Men om ni i linje med er riskbedömning i Zon 1 väljer att inkludera en viss utbildning som ett krav i ert upphandlingsdokument är det viktigt att kravet också kan verifieras genom ett utbildningsbevis. Tydlighet med vilken dokumentation som krävs hjälper leverantören att följa avtalet. 

Leverantörsprövning: Kvalificeringskrav

När ni utformar ert upphandlingsdokument är det viktigt att ni tar hänsyn till de grundläggande upphandlingsprinciperna. 

De grundläggande upphandlingsprinciperna

Krav på leverantören och grund för uteslutning

När anbudstiden har gått ut är det dags att granska om leverantörerna uppfyller de krav som ni ställt i upphandlingen och utvärdera vilket eller vilka anbud som är bäst utifrån era urvalskriterier. En del av prövningen av anbud är att bedöma om ett anbud är onormalt lågt (underindikator 3.2).  

Verktygslådan: Prövning av onormalt låga anbud under rubriken Åtgärder om branschen är kraftigt konkurrensutsatt

Grund för utvärdering

Ni ska dokumentera prövningen och utvärderingen av anbuden noga, eftersom det i vissa fall är ett lagkrav, men också för att er erfarenhetsåterföring är en av de viktigaste källorna inför kommande riskbedömningar. 

Arkivering och bevarande av handlingar

När ni realiserar ert avtal är det viktigt att säkerställa att leverantören har förstått alla villkor i kontraktet, till exempel vad gäller åtaganden kopplat till uppföljning. Bristande uppföljning kan både leda till förhöjd risk för arbetslivskriminalitet och göra den svårare att upptäcka. 

Avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet

Ett sätt att närma sig era avtalsparter är att tidigt etablera en öppen dialog som inte bygger bara på kontroller. Det ger i sin tur bättre förutsättningar för att uppföljningen av kontraktet ska bli så effektiv som möjligt. Om utmaningar dyker upp under avtalets gång, som till exempel risker kopplade till arbetslivskriminalitet, kan de hanteras redan i dialogen mellan er och er leverantör.

Avtalsuppföljning: Leverantörsdialog

En viktig fråga, särskilt om er huvudleverantör har många underleverantörer, är huvudleverantörens möjlighet att tillgängliggöra sina egna underleverantörer för uppföljning. Här är det värt att nämna att vid entreprenadupphandlingar finns det en skyldighet för den upphandlande organisationen att ställa krav på att leverantören ska ange namn på och kontaktuppgifter för de underleverantörer som anlitas innan leverantören påbörjar kontraktet. Den upphandlande organisationen ska även ställa krav på att leverantören ska underrätta organisationen om varje ändring av namn och kontaktuppgifter som görs under kontraktets löptid. För övriga upphandlingar, eller upphandlingar under tröskelvärdet, är detta inte ett lagkrav och kan därför behöva uppmärksammas.   

Avtalsuppföljning: Leverantörens medverkan i avtalsuppföljningen

Det är viktigt att ni som upphandlande organisation följer upp de krav och villkor som ni ställer i avtal. Det gäller särskilt för att motverka arbetslivskriminalitet. Att inte följa upp krav är i praktiken motstridigt till själva syftet med att ställa kraven. Att följa upp kraven ger förutsättningar att nå målen med upphandlingen och blir dessutom ett utmärkt underlag för kommande upphandlingar. 

Ert uppföljningsarbete underlättas om ni har en tydlig struktur, utpekade roller och arbetssätt på plats. Det kan till exempel innebära att ni identifierar de moment som ska ingå i uppföljningen, vilka uppgifter som är relevanta, vilka dokument som ska kontrolleras och på vilket sätt och i vilken omfattning kontrollen kommer att utföras.   

Avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet 

Tydlig rollfördelning och ansvar vid upphandling och avtalsuppföljning under rubriken Ledningens roll och ansvar för att motverka arbetslivskriminalitet i upphandling

Slutligen bör ni också utföra en efterkontroll när avtalet har löpt ut, för att upptäcka eventuella oegentligheter som inte visat sig under avtalsperioden. Sådana oegentligheter kan eventuellt föranleda åtgärder, exempelvis anmälningar till Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten eller Arbetsmiljöverket. Efterkontrollen kan också göra det möjligt att utesluta företaget från framtida upphandlingar. 

Sammanfattningsvis samlar vi ett antal framgångsfaktorer för en framgångsrik systematisk riskbedömning för att undvika arbetslivskriminalitet. 

• Ledningens stöd: Arbetet för att motverka arbetslivskriminalitet bör vara förankrat på högsta nivå i organisationen och vara en integrerad del av arbetsuppgifterna inom organisationen. 
• Processer och styrdokument på plats: Organisationen bör ha uppdaterade och relevanta inköpspolicyer, riktlinjer och inköpsstrategier samt en utpekad strategisk riktning på plats. Det inkluderar tydligt avgränsade ansvarsområden.  
• Kompetens och resurser på plats: De personer som har ansvar för att genomföra riskbedömningen genom hela inköpsprocessen måste ha rätt kompetens och budgeterade resurser. 
• Riskbedömning är en pågående process: Det är viktigt att förstå att riskbedömning är en process som följer med genom hela inköpsprocessen och sedan bör födas in i nästa upphandling.  
• Koppla rätt åtgärder till rätt risk: Att identifiera en risk för arbetslivskriminalitet är ett steg på vägen. Det är viktigt att den insikten följs av en lämplig åtgärd.