Avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet
Det är av avgörande betydelse att upphandlande organisationer följer upp de krav och villkor som har uppställts i upphandlingen. Det gäller såväl under själva upphandlingen som under avtalstiden. Utöver risken att det förekommer allt ifrån rena misstag till medvetna överträdelser som inte uppmärksammas kan en bristande avtalsuppföljning även få till följd att seriösa företag avstår från att delta i upphandlingen. Du kan minska riskerna för arbetslivskriminalitet genom att ställa relevanta krav och se till att de följs under avtalstiden.
Innehåll på denna sida
- Upphandlingsmyndighetens generella stöd om avtalsuppföljning
- De olika aspekterna av avtalsuppföljning
- Utgångspunkter för uppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet
- Avtalsuppföljningens nivåer
- Aktiviteter som kan ingå i uppföljningen
- Leverantörens medverkan i avtalsuppföljningen
- Sanktionstrappa och åtgärder vid avvikelser
- Interna rutiner som kompletterar avtalsrättsliga sanktioner
- Var du vänder dig med misstankar om arbetslivskriminalitet
Avtalsuppföljning i upphandling har flera olika syften. Den här vägledningen fokuserar på hur du kan utforma avtalsuppföljningen för att motverka arbetslivskriminalitet.
Upphandlingsmyndighetens generella stöd om avtalsuppföljning
Upphandlingsmyndigheten har publicerat ett generellt webbstöd om avtalsuppföljning och avtalsförvaltning. Stödet på de här sidorna rör i stället mer specifikt aktiviteter och aspekter av avtalsuppföljningen för att motverka arbetslivskriminalitet.
De olika aspekterna av avtalsuppföljning
I det här materialet ger vi på Upphandlingsmyndigheten stöd kring flera olika aspekter av en avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet:
- Utgångspunkter för en avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet
- Avtalsuppföljningens nivåer
- Aktiviteter som kan ingå i uppföljningen
- Leverantörens medverkan i avtalsuppföljningen
- Sanktionstrappa och åtgärder vid avvikelser
- Interna rutiner som kompletterar avtalsrättsliga sanktioner
Utgångspunkter för uppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet
En genomtänkt avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet bygger på en rad grundläggande förhållanden.
Att arbeta med styrning och organisering för att motverka arbetslivskriminalitet
En grundläggande utgångspunkt är att den upphandlande organisationens ledning bör göra ett aktivt ställningstagande att den upphandlande organisationen faktiskt ska följa upp upphandlade avtal, inklusive motverka arbetslivskriminalitet. Det gäller även att ni ska vidta åtgärder vid misstänkta eller konstaterade oegentligheter, vilket även förutsätter att den upphandlande organisationer i sina styrande dokument har reglerat intern ansvarsfördelning och beslutsmandat i sådana situationer.
Ledningens roll och ansvar för att motverka arbetslivskriminalitet i upphandling
Det är viktigt att den upphandlande organisationen säkerställer den interna arbetsfördelningen vid uppföljningen, så att det är tydligt vilken funktion eller roll som utför vilka kontroller. Det är även viktigt att klargöra vem som har mandat att fatta olika typer av beslut som gäller avtalsuppföljning och avtalsrättsliga sanktioner. Liknande gäller även när den upphandlande organisationen använder en inköpscentral eller ett ramavtal som upphandlas i samverkan med en annan upphandlande organisation. Säkerställ även att relevant information överlämnas till andra funktioner eller roller (eller en inköpscentral) i samband med avtalsuppföljningen.
Bristande avtalsuppföljning kan attrahera oseriösa aktörer. Omvänt kan en genomtänkt och ändamålsenlig avtalsuppföljning attrahera seriösa leverantörer. Det bör framhållas att detta inte bara gäller sådana krav och villkor som särskilt syftar till att motverka arbetslivskriminalitet.
Redan under planeringen av en upphandling bör den upphandlande organisationen ta fram en plan för uppföljningen av det aktuella avtalet. Delar av denna kan kommuniceras under upphandlingen som en del av upphandlingsdokumenten. Vidare är det viktigt att de krav och villkor som du ställer är så pass konkreta att de faktiskt är möjliga att följa upp. Det måste med andra ord vara möjligt att avgöra om ett visst krav har följts eller inte.
Tänk även på att hur ett oseriöst företag upplever risken för att den upphandlande organisationen upptäcker olika brister och oegentligheter ofta är viktigare än den faktiska risken för att sådana fel upptäcks. En uppföljning som är förutsebar för leverantören kan vara meningslös om man har att göra med ett oseriöst företag. Samtidigt innebär en tydlighet i uppföljningens konkreta innebörd, frekvens och tidpunkt att leverantörer vid anbudsgivningen kan prissätta sin medverkan. Ofta kan det därför vara viktigt att beskriva hur uppföljningen kommer ske och hur men att vissa uppföljningsaktiviteter är slumpmässiga, inte aviseras på förhand eller när det finns särskild anledning.
Det är viktigt att genomförda kontroller dokumenteras bland annat för att kunna möjliggöra avtalsrättsliga sanktioner. Behov av dokumentation kan finnas även om kontrollen inte genererade någon information som ger anledning till misstanke om oegentligheter. Detta för att kunna visa att kontrollen faktiskt har gjorts vid exempelvis fråga kopplad till intern revision. För att omhänderta dokumentationsbehovet kopplat till genomförda kontroller är det lämpligt att använda särskilda mallar eller systemlösningar som underlättar att snabbt, enkelt och tillförlitligt dokumentera vem som genomfört vilka kontroller vid vilken tidpunkt och vad som framkom vid kontrollen (detta gäller alltså även om inget anmärkningsvärt observerades). Dokumentation av överträdelser av avtal kan även ha betydelse för leverantörsprövning eller referenstagning i framtida upphandlingar.
Avtalsuppföljningens nivåer
Beroende på upphandlingsföremålet, bransch och framför allt vilka risker som har identifierats i upphandlingen kan den upphandlande organisationen anpassa såväl kravställning som uppföljning i upphandlingen. Med avtalsuppföljningens nivåer i detta sammanhang menar vi med vilken frekvens som en viss avtalsrelation bör följas upp.
I det här materialet utgår vi från tre olika koncept eller nivåer på uppföljningen: Bas, Fördjupad och Händelsestyrd. Syftet med denna uppdelning, eller ”uppföljningstrappa”, är framför allt att underlätta för den upphandlande organisationen att planera, organisera och systematisera avtalsuppföljningen genom att bidra med inspiration för utformningen av den upphandlande organisationens interna styrdokument.
Detta är den grundläggande uppföljningen – ”lägstanivån” – som den upphandlande organisationen gör i samtliga upphandlingar, eller i de upphandlingar som genomförs i en viss bransch eller liknande. Detta innebär bland annat att basuppföljningen kan innehålla olika komponenter i olika branscher. I den upphandlande organisationens interna styrdokument bör du reglera vilka moment som ingår i basuppföljningen, vilken roll eller funktion som ansvarar för de ingående momenten (inklusive eventuella beslutsmandat), med vilken frekvens respektive moment bör utföras och vilka verktyg som kan eller bör användas. Åtgärderna kan genomföras som löpande bevakning, vid på förhand inplanerade tillfällen samt slumpmässigt under avtalstiden. Löpande bevakning kan innebära bevakning av ändringar i styrelsen, betalning av skatter och social- och arbetsgivaravgifter, samt tillstånd och tillsynsärenden. Det kan även avse om leverantören lever upp till särskilda arbetsrättsliga villkor i fråga om lön, semester och arbetstid.
En fördjupad uppföljning kan sägas bestå av planerade uppföljningsaktiviteter som går utöver basuppföljningen. Fördjupad uppföljning kan bland annat vara lämpligt i följande situationer:
- Om riskbedömningen i upphandlingen har visat på förhöjd risk för arbetslivskriminalitet – generellt eller vad gäller någon eller några indikatorer. Detta kan avse alla upphandlingar som sker inom en känd riskbransch.
- Om det är en leverantör som tidigare har gjort sig skyldig till avtalsbrott eller oegentligheter – oavsett vem de tidigare oegentligheterna har riktat sig emot.
- Om leverantören använder sig av en underleverantör (eller denna i sin tur använder en underleverantör) som gjort sig skyldig till sådana överträdelser.
- Om leverantören är ny i branschen (oavsett om det är ett nystartat företag, eller om ett etablerat företag levererar en ny typ av tjänst eller vara).
- Om prisbilden i upphandlingen generellt visar på misstänkt låga priser, särskilt om den upphandlande organisationen har ifrågasatt om det vinnande anbudet är onormalt lågt.
Vi lämnar ingen generell vägledning kring vilka närmare aktiviteter som bör ingå vid fördjupad uppföljning. Hur sådan fördjupad uppföljning närmare bör utformas beror bland annat på vilka risker som den upphandlande organisationen har identifierat, vilken bransch det gäller, hur viktigt avtalet är för den upphandlande organisationen eller dess brukare samt hur den har utformat uppföljningen på basnivå. Översiktligt kan fördjupad uppföljning utgå från att kontroller genomföras med tätare intervall, att fler och andra kontroller genomförs eller att de genomförs på ett annat sätt än vid uppföljning på basnivå.
Med händelsestyrd uppföljning avses behovsstyrda (reaktiva) uppföljningsåtgärder som vidtas när särskild anledning uppkommer. Indikatorer som föranleder fördjupad uppföljning kan vara exempelvis klagomål och andra observationer från verksamheten, branschorganisationer, fackförbund, konkurrenter, allmänheten eller media. Vilka händelser som ska föranleda vilken typ av uppföljningsaktivitet kan vara svårt att reglera på förhand. Tänk dock på att även händelser som inte sker inom ramen för själva avtalsförhållandet kan påverka avtalsuppföljningen, såsom lagändringar, branschövergripande händelser eller utvecklingstendenser. Exempel på detta kan vara förändringar av skatteregler eller information från branschorganisationer eller rättsvårdande myndigheter om att oseriösa aktörer använder nya upplägg för att kringgå regelverk.
Det är viktigt att reglera vilken del av organisationen som har det övergripande ansvaret för att koordinera den händelsestyrda uppföljningen och att i det upphandlade avtalet reglera att leverantören ska medverka i denna.
Aktiviteter som kan ingå i uppföljningen
I det här avsnittet beskriver vi vilka mer konkreta aktiviteter som kan ingå i uppföljningen av leverantörer i syfte att motverka arbetslivskriminalitet. Vilka aktiviteter som bör ingå i uppföljningen av olika avtal beror främst på vilken nivå som den upphandlande organisationen har bedömt att avtalsuppföljningen bör organiseras på. Det kan även avgöras av vilka misstankar om oegentligheter som den upphandlande organisationen har identifierat.
Leverantörsdialog i det här sammanhanget avser dialog med den eller de leverantörer som tilldelats och utför ett visst avtal. Det handlar alltså inte om marknads- eller leverantörsdialog inför en kommande upphandling. Att upphandlande organisationer har dialog med sina leverantörer före, under och efter avtalstiden är viktigt av en mängd olika orsaker. I det här sammanhanget framhåller vi leverantörsdialogens betydelse för att motverka arbetslivskriminalitet, men även som ett led i att utreda och åtgärda misstankar om överträdelser.
I en upphandling med hög risk för arbetslivskriminalitet kan leverantörsdialogen bland annat användas för en gemensam genomgång av relevanta delar av avtalet innan leverantören påbörjar uppdraget. Leverantörsdialogen kan därefter ske vid i förväg inplanerade uppföljningsmöten, till exempel halvårsvis eller tätare vid hög risk. Under avtalstiden kan den även användas för att kontinuerligt diskutera parternas erfarenhet av avtalsrelationen, inklusive eventuella observationer av misstänkta avtalsbrott som inte är av en sådan karaktär att de bör hanteras omedelbart. I avtalet kan utöver leverantörsdialogens frekvens även behöva regleras var den bör ske samt vilka företrädare för leverantören som ska medverka vid den.
Med registerkontroll avser vi här kontroller som sker av leverantör, underleverantörer och deras företrädare i olika myndighetsregister. Det kan till exempel gälla Arbetsmiljöverkets diarium, Bolagsverkets register över företrädare för registrerade juridiska personer eller uppgifter från Kronofogdemyndigheten. Registerkontroll omfattar även uppgifter från Skatteverket, till exempel om leverantören fullgör sina skyldigheter vad gäller betalning av skatter, men även innehav av F-skatt samt registrering som arbetsgivare. Det gäller även andra relevanta tillsynsmyndigheters register, särskilt om det aktuella uppdraget kräver att leverantören har någon form av myndighetstillstånd för att utöva verksamheten (såsom Inspektionen för vård- och omsorg, IVO). Registerkontroll i denna mening kan även omfatta prenumeration på uppgifter från kreditupplysningsföretag, rättsdatabaser och liknande.
Dokumentkontroll innefattar så kallad ”skrivbordsgranskning” av relevanta dokument som avser leverantören. Dokumentkontrollen kan även ske vid ett platsbesök hos leverantören.
Vilka dokument som ingår i dokumentkontrollen bör ha fastställts i det aktuella avtalet. Det beror i stor utsträckning på vad uppdraget avser och vilka risker som har identifierats i upphandlingen. Den kan till exempel gälla styrdokument, journaler, personalförteckningar och liknande. Den kan även gälla till exempel årsredovisningar inklusive revisorsberättelsen.
Det är viktigt att den upphandlande organisationens kontroll dokumenteras, precis som vid andra uppföljningsaktiviteter. Det gäller oavsett om dokumentkontrollen föranleder misstankar om oegentligheter eller inte. Dokumentationen bör åtminstone innehålla uppgifter om tidpunkt, vilka dokument som har kontrollerats och av vem, och vad kontrollen har gett för resultat.
Några ledord för dokumentkontrollen kan vara att
- inledningsvis precisera vilka uppgifter och dokument som en upphandlande organisationen behöver ta del av under uppföljningen.
- Vidare behöver uppgifter inhämtas i fysisk eller elektronisk form, antingen från leverantören eller från någon annan aktör, till exempel från en tillsynsmyndighet.
- Därefter kan den upphandlande organisationen om nödvändigt behöva verifiera uppgifterna, det vill säga att så långt det är möjligt säkerställa att uppgifterna är korrekta och speglar verkliga förhållanden.
- Vidare behöver den upphandlande organisationen analysera de inhämtade uppgifterna, för att dra slutsatser för det aktuella avtalsförhållande och behov av eventuella åtgärder.
- Det är givetvis även av avgörande betydelse att den upphandlande organisationen agerar om analysen utvisar att det föreligger misstankar om oegentligheter eller felaktigheter.
Ekonomisk uppföljning innebär främst kontroll av leverantörens fakturering. Detta kan vara särskilt viktigt i branscher eller enskilda upphandlingar som präglats av stark prispress. Det kan handla om att jämföra fakturor med avtalsvillkor för att säkerställa att den upphandlande organisationen får betala avtalade priser. Vidare kan den upphandlande organisationen behöva kontrollera fakturor med tidrapporter eller andra underlag. Det kan även handla om att kontakta andra förvaltningar eller andra avropande verksamheter ör att kontrollera att fakturerade arbeten faktiskt har utförts eller att göra kontroller på plats.
Det är viktigt att fokusera på uppföljning av det faktiska arbetet och arbetsplatsen, särskilt i personalintensiva riskbranscher där många anställda deltar vid utförandet av uppdraget. Vid platsbesök kan man bland annat kontrollera vissa angivna avtalsvillkor, såsom krav på lokalerna som verksamheten bedrivs i eller språkkrav (det vill säga oftast krav på att personal som utför uppdraget ska tala och förstå svenska på en viss nivå). Platsbesök kan vara inplanerade i förväg, anmälda med viss framförhållning eller oanmälda. Ofta finns det anledning att förlägga ett platsbesök tidigt under avtalstiden när det gäller en ny leverantör som inte tidigare har haft ett avtalsförhållande med den upphandlande organisationen eller levererat den aktuella typen av tjänst. Detsamma kan gälla om leverantören i tidigare avtalsförhållanden fått anmärkningar eller klagomål utan att detta medfört uteslutning ur upphandlingen.
Här är några exempel på observationer under ett platsbesök som kan utgöra tecken på att det förekommer oegentligheter:
- Om det är oklart vilka som arbetar på arbetsplatsen och vilket företag som är deras arbetsgivare.
- Om arbetstagare uppger att de inte har något skriftligt anställningsavtal eller om arbetsgivaren inte har lämnat skriftlig information till arbetstagaren om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet.
- Om arbetstagare ofta arbetar långa arbetsdagar eller inte har några pauser, eller inte vill berätta om sina arbetstider.
- Om arbetstagare inte har obligatorisk säkerhetsutrustning eller kläder som är lämpliga för arbetet.
- Om det framkommer att arbetstagarna bor på arbetsplatsen eller hos arbetsgivaren.
- Om arbetstagarna inte själva tar sig till arbetsplatsen utan blir transporterade dit av arbetsgivaren.
Sådana observationer bör dokumenteras och föranleda vidare uppföljningsåtgärder.
I vissa upphandlingar, särskilt vad gäller valfrihetssystem och vård- och omsorgstjänster, tillhandahålls ofta tjänsten till enskilda brukare och inte till den upphandlande organisationen. Samtidigt följs ofta leveranserna upp med fokus på den aktuella individens situation, det vill säga att den tar sikte på att individen får det stöd som den har behov av. Upphandling av sådana tjänster, eller inrättande av valfrihetssystem, sker ibland av en annan del av organisationen än av inköpsenheten, till exempel en socialförvaltning. Erfarenheter och iakttagelser vid en sådan individuppföljning kan även ingå i avtalsuppföljningen. Informationen kan även komma från anhöriga eller andra personer, till exempel gode män eller kontaktpersoner.
För att individuppföljningen ska kunna motverka arbetslivskriminalitet måste det finnas rutiner för att återföra iakttagelser vid individuppföljningen till avtalsuppföljning. Sådan information kan sedan ingå i uppföljningen av leverantören. Det är dock viktigt att åtgärder som bygger på sådan information utgår ifrån det aktuella avtalet och inte från verksamhetens eller individens förväntningar på leverantören. Samtidigt är iakttagelser från individuppföljningen ofta centrala vad gäller vissa typer av tjänster, där det ofta är svårt att identifiera möjliga avtalsbrott utan involvering av eller information om just den individ som tjänsten i praktiken levereras till.
Det är viktigt att iakttagelser som kan tyda på avtalsbrott dokumenteras och även kommuniceras till den eller de funktioner som ansvarar för avtalsförvaltningen (om den som genomför individuppföljningen tillhör en annan organisatorisk enhet hos den upphandlande organisationen). Information som framkommer vid individuppföljning kan naturligtvis även vara viktig inför andra ställningstaganden, såsom inför en ny upphandling eller vid eventuell förlängning av ett avtal.
Det kan påpekas att det kan finnas sekretessrättsliga hinder mot att utbyta viss information mellan olika verksamhetsgrenar av en och samma myndighet (se 8 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen) och mellan myndigheter. Det finns även en generell skyldighet att hantera uppgifter om enskilda på ett ansvarsfullt sätt och bara när det är behövligt, så kallad inre sekretess.
Leverantörens medverkan i avtalsuppföljningen
Den upphandlande organisationen kan i upphandlingen behöva ställa krav på att leverantören förbinder sig att medverka i avtalsuppföljningen. Detta gäller i synnerhet om åtgärder inom ramen för uppföljningen kräver mer betydande arbetsinsatser av leverantören eller dess underleverantörer.
Den upphandlande organisationen bör i avtalet uppställa ett generellt krav på att leverantören ska medverka vid uppföljning av avtalet. Detta kan kompletteras med mer specifika krav som anpassas till det aktuella avtalet. Kraven på medverkan bör utformas så att de speglar de krav som faktiskt har ställts i upphandlingen. Leverantörens tid och kostnader för att uppfylla kraven bör beaktas när kraven på medverkan utformas. Krav som kan föranleda mer betydande kostnader för att medverka bör formuleras så tydligt och konkret som möjligt så att leverantören kan prissätta dem vid utformning av sitt anbud. Det bör även regleras i vilken utsträckning kraven omfattar underleverantörer, något som leverantören i sin tur kan behöva reglera i sina avtal med dessa företag.
Krav på medverkan kan till exempel avse leverantörens deltagande vid uppföljningsmöten, möjlighet för anställda eller konsulter för den upphandlande organisationen att besöka arbetsplatsen och skyldighet för leverantören att tillhandahålla handlingar. Om det är relevant för det aktuella uppdraget kan du också ange att den upphandlande organisationen ska få göra oannonserade platsbesök. Sådana mer specifika krav kan du dessutom precisera genom uppgifter om till exempel vilken personal från leverantören som ska medverka vid uppföljningsmöten, i vilka situationer eller med vilket intervall som arbetsplatsen får besökas, eller vilka handlingar som ska tillhandahållas och inom vilken tid leverantören ska ge in dem.
Ett krav på att bereda den upphandlande organisationen tillträde till en arbetsplats eller ge in dokumentation kan förenas med vite. Ett sådant villkor kan även innefatta att leverantören får bekosta den upphandlande organisationens kostnader för fortsatta uppföljningsåtgärder om vissa typer av brister och överträdelser har konstaterats.
Om det framkommer misstankar om att leverantören har brutit mot avtalet kan du som upphandlande organisation behöva utreda detta innan du fattar beslut om en eventuell påföljd. Du kan därför i avtalet reglera en möjlighet till tillfälligt beställningsstopp under utredningen. Detta gäller särskilt om det är fråga om ett ramavtal där avrop tilldelas utifrån rangordning. Ett sådant avtalsvillkor bör även reglera vad som gäller om ersättning till leverantören under utredningstiden: till exempel att leverantören inte har rätt till någon ersättning för uteblivna intäkter eller andra kostnader om den upphandlande organisationens utredning resulterar i att avtalet hävs, men har rätt till skälig ersättning om utredningen inte leder till någon påföljd.
En ändamålsenlig uppföljning av ett upphandlat avtal kan förutsätta behandling av personuppgifter. Detta förutsätter i sin tur att den upphandlande organisationen har lagstöd för behandling av sådana personuppgifter.
GDPR och offentlig upphandling
En statlig utredning har bedömt att det finns sådant rättsligt stöd för behandling av personuppgifter om detta är nödvändigt för uppföljningen av sociala och arbetsrättsliga villkor i upphandling. Samma utredning har konstaterat att det är mer tveksamt om det finns lagstöd för behandling av sådana uppgifter som betecknas som känsliga personuppgifter. Detta gäller bland annat uppgifter om medlemskap i fackförening och uppgifter om hälsa.
Källa:
- SOU 2023:43 s 257–280 (särskilt s. 259 och 265 och 270)
Sanktionstrappa och åtgärder vid avvikelser
En sanktionstrappa innebär oftast att det såväl i avtalet som i den upphandlande organisationens interna rutiner för avtalsuppföljning är beskrivet hur den upphandlande organisationen kommer att hantera avvikelser från avtalsvillkoren. Mer specifikt är det reglerat vilka avtalsrättsliga sanktioner som den upphandlande organisationen kan vidta vid avvikelser som utgör avtalsbrott.
Interna rutiner som kompletterar avtalsrättsliga sanktioner
Den upphandlande organisation bör i sina interna styrdokument reglera vilka andra konsekvenser och åtgärder den ska vidta vid risk för arbetslivskriminalitet.
Att arbeta med styrande dokument för att motverka arbetslivskriminalitet
Den upphandlande organisationen behöver internt reglera hur skyddsvärd information ska hanteras under inköpsprocessen. Rutiner för att hantera skyddsvärd information behövs för att säkerställa att uppgifter som inte är allmänna handlingar eller allmänna handlingar som omfattas av sekretess inte lämnas ut, men även för att motverka riskerna för otillåten påverkan på inköpsprocessen. Skyddsvärd information som rör den upphandlande organisationens inköpsverksamhet kan vara åtråvärd för kriminella och oseriösa aktörer, och möjliggöra upplägg som utgör arbetslivskriminalitet, eller att sådana upplägg inte upptäcks. Tillgång till information som inte är tillgänglig för andra anbudsgivare kan även påverka konkurrensen i upphandling, inklusive risken för otillåtna konkurrensbegränsande samarbeten (anbudskarteller). Om en leverantör har försökt att tillägna sig sekretessbelagda uppgifter kan detta i vissa fall dessutom utgöra grund för uteslutning ur en upphandling. Att se över tillgången till skyddsvärd information kan därför vara mycket viktigt.
Tydliga rutiner kan även göra det lättare att spåra läckor av känslig information (givetvis med respekt för den grundlagsskyddade meddelarfriheten).Sådana rutiner kan bygga på utgångspunkterna vilka roller (funktioner eller medarbetare) ska ha tillgång till vilken information under vilken fas av inköpsprocessen och i vilka syften.
Offentlighet och sekretess vid upphandling
Samarbeten som begränsar konkurrensen (Konkurrensverkets webbplats)
Med omvärldsbevakning menar vi här att den upphandlande organisationen inhämtar information som kan vara relevant för avtalsuppföljningen. Iakttagelser vid omvärldsbevakning kan leda till fördjupad uppföljning men även till att tätare kontroller inplaneras, eller generera insikter som bör påverka nästa upphandling inom området. Omvärldsbevakning kan bland annat innefatta rutiner och strukturer för att fånga upp interna synpunkter, till exempel från andra förvaltningar eller verksamheter inom en kommun eller myndighet. Det kan även handla om att skapa strukturer för att fånga upp klagomål utifrån, till exempel från brukare, näringslivsorganisationer, andra företag, media eller allmänheten. Som upphandlande organisation kan du till exempel inrätta en kontaktpunkt eller intern funktion dit personalen inom organisationen kan vända sig för att dela sina erfarenheter och observationer om en viss leverantör, underleverantör, upphandling eller avtalsförhållande.
Vidare kan du även skapa rutiner för att systematiskt inhämta tillsynsbeslut och liknande från relevanta tillsynsmyndigheter. För vissa av dessa källor finns det ibland en möjlighet att använda tekniska lösningar för att bevaka relevant information kopplat till avtalsuppföljningen.
De interna rutinerna för att motverka arbetslivskriminalitet bör innefatta förutsättningarna under vilka den upphandlande organisationen anmäler misstankar om överträdelser av författningar och föreskrifter till tillsynsmyndigheter. De interna rutinerna kan i så fall reglera sådant som förutsättningarna för att en anmälan ska göras, vilka som ska involveras i beslutet och vilken roll eller funktion som i så fall ska göra den. Här kan du även behöva involvera till exempel expertis inom säkerhetsskydd och kommunikation.
Detta kan även innefatta anmälan till center mot arbetslivskriminalitet och andra aktörer.
Om du bedömer att en leverantör har gjort sig skyldig till ett brott i straffrättslig mening bör du anmäla detta till Polismyndigheten. Det kan därför vara relevant att i styrdokumenten inkludera ungefär samma omständigheter som vid en anmälan till tillsynsmyndigheter. Rutinerna kan även reglera vilken roll eller funktion som ska vara kontaktpunkt för Polismyndigheten under en eventuell polisutredning och även bevakar resultatet av denna utredning.
Eftersom en polisanmälan kan avse grövre överträdelser än sådana som anmäls till tillsynsmyndigheter kan det också vara ännu viktigare att i en rutin för polisanmälan involvera organisationens säkerhetsansvariga eller liknande funktion för att säkerställa säkerheten för den personal som deltar i sådana moment.
Framför allt i stora upphandlande organisationer kan det vara relevant att samla och strukturera information om erfarenheter av olika leverantörer och avtal, så att informationen finns tillgänglig även för andra roller, funktioner och verksamheter inom organisationen. Erfarenheter av tidigare och befintliga leverantörer kan sammanställas i en förteckning som vi här kallar intern varningslista. Det måste i så fall även säkerställas att en sådan intern varningslista är utformad så att den överensstämmer med reglerna om sekretess inom en myndighet, om funktionen innebär att information som omfattas av sekretess behöver delas med andra verksamhetsgrenar (se 8 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen).
Den upphandlande organisationen kan i sina styrdokument ange hur erfarenheter från avtalsuppföljningen ska samlas och överföras till nästa upphandling inom samma område eller mer generellt till inköpsorganisationen. Erfarenhetsåterföringen kan genomföras på en rad olika sätt. Den kan även göras på olika sätt för olika verksamheter och avtalsområden. Erfarenheter kan även utbytas internt mellan inköpsfunktionen och andra delar av organisationen, men även mellan till exempel den upphandlande organisationen och en inköpscentral eller en annan institutionaliserad form av inköpssamverkan.
Erfarenhetsåterföringen kan till exempel resultera i en årlig sammanställning och återrapportering till politiker eller andra beslutsfattare. Den kan innehålla slutsatser och förslag på utformning av framtida upphandlingar och avtal eller förändringar vad gäller genomförandet av själva uppföljningen. Erfarenhetsåterföringen kan även innehålla rekommendationer om val mellan LOU, LOV och egen verksamhet, om detta är relevant.
Var du vänder dig med misstankar om arbetslivskriminalitet
I det här avsnittet får du översiktlig information om var du kan vända dig vid misstankar arbetslivskriminalitet eller andra oegentligheter.
Arbetsmiljöverket kontrollerar att arbetsgivare följer regler om arbetsmiljö, arbetstider och utstationering av arbetstagare från annat land till Sverige. Arbetsmiljöverket tillhandahåller även statistik om arbetsskador som är fördelad på bransch. Arbetsmiljöverkets diarium är tillgängligt elektroniskt på deras webbplats, och där kan man söka information om bland annat enskilda företag.
Arbetsmiljöverkets statistik om arbetsskade- och arbetsmiljöstatistik
Polismyndigheten kontrollerar bland annat att arbetstagare har arbetstillstånd och att de har rätt att vistas i landet. Du kan vända dig till Polismyndigheten vid misstanke om brott.
Ekobrottsmyndigheten, ofta förkortat EBM, är en åklagarmyndighet med uppdrag att bekämpa ekonomisk brottslighet. EBM arbetar även brottsförebyggande och samverkar med myndigheter, kommuner, näringsliv och organisationer som genom sitt tillsyns- eller kontrollansvar har möjligheter att vidta åtgärder som förebygger brott.
Skatteverket ska bland annat förebygga och motverka ekonomisk brottslighet samt medverka i brottsutredningar som rör vissa brott. Skatteverket deltar i det myndighetsgemensamma arbetet mot den grova och organiserade brottsligheten samt i det myndighetsgemensamma arbetet mot arbetslivskriminalitet.
Skatteverket tillhandahåller information om ett företag är godkänt för F-skatt, registrerat för moms och som arbetsgivare samt om företaget har uppgift om beslutade arbetsgivaravgifter de tre senaste månaderna. I branscher med krav på personalliggare får Skatteverket besöka verksamhetslokalen för att kontrollera att de som utför arbete där finns antecknade i personalliggaren. Skatteverket får även ta ut en kontrollavgift om företaget inte fört personalliggare, om personalliggaren inte är förd på rätt sätt eller om den inte finns tillgänglig vid besöket. Skatteverket kontrollerar även att företagens kassaregister uppfyller gällande krav.
Skatteverkets information om inköp, upphandling och leverantörskontroll
Bolagsverket ansvarar bland annat för företagsregister samt för registrering av företagens årsredovisningar. Bolagsverket ansvarar även för register över näringsförbud och tillfälliga näringsförbud, konkurser och företagsrekonstruktioner och verkliga huvudmän. Bolagsverket utfärdar även bevis och utdrag ur verkets register. Bolagsverket får använda den information som de får del av i samverkan med andra myndigheter för att kontrollera uppgifter som anmäls för registrering eller som finns i verkets register för att förhindra oriktiga registreringar och förebygga ekonomisk brottslighet.
Bolagsverket har även fått regeringens uppdrag att utveckla ett IT-system för samordnad registerkontroll för leverantörskontroll i upphandling. Systemet ska kunna tas i drift 2028.
Bolagsverkets funktion för sökning av om årsredovisning kommit in
Konkurrensverket är tillsynsmyndighet över den offentliga upphandlingen och över konkurrenslagen (2008:579). Hit kan du bland annat vända dig om du misstänker att företag i en upphandling samarbetar på ett sätt som begränsar konkurrensen eller använder otillbörliga handelsmetoder vid köp av jordbruks- och livsmedelsprodukter.
Medlingsinstitutet är en statlig myndighet som ska verka för en väl fungerande lönebildning och medla i arbetstvister. Medlingsinstitutet ansvarar även för lönestatistik. I statistiken ingår den månadsvisa konjunkturlönestatistiken som mäter löneökningstakten för ekonomin, men också uppdelad i sektorer och branscher. Medlingsinstitutet har även statistik och information om kollektivavtalstäckningen inom olika branscher. Denna information kan vara användbar när man bedömer risken för arbetslivskriminalitet i en upphandling.
Det finns ytterligare en rad tillsynsmyndigheter som utövar tillsyn över vissa regelverk och/eller vissa branscher, till exempel Finansinspektionen och Inspektionen för vård- och omsorg (IVO). Även kommuner utövar tillsyn inom vissa branscher och regelverk. Dessa myndigheter kan bland annat svara på frågor om de regelverk de utövar tillsyn över, men även om enskilda tillsynsärenden mot företag. Den här vägledningen inkluderar inte någon förteckning över dessa tillsynsmyndigheter, men de bör identifieras i förberedelserna inför enskilda upphandlingar och inom ramen för arbetet med kategoristyrning i upphandling.