Varuförsörjningen drar lärdom om krisberedskap i upphandling
När regionsamarbetet Varuförsörjningen hösten 2019 skulle byta leverantör av förbrukningsartiklar gick det inte som planerat, och plötsligt stod sjukhus utan material. I efterhand ser Varuförsörjningen att riskanalyserna inför upphandlingen inte gick tillräckligt långt. Samma slutsats kan dras av den materialbrist som uppstått under pandemin.
Det var mycket medierapportering kring de problem med leveranser av förbrukningsmaterial som uppstod efter en upphandling av ny logistiklösning till sjukhusen i Dalarna, Västmanland, Sörmland, Uppsala och Örebro. När övergången till ny leverantör skedde kunde leverantören inte leverera alla beställningar, med resultatet att vård fick ställas in och sjukhus gå upp i stabsläge.
Upphandlingen av ny logistiklösning genomfördes av Varuförsörjningen, som är ett samarbete mellan nämnda regioner. När Varuförsörjningen analyserade händelsen efteråt såg man att riskanalyserna inte hade varit tillräckligt långtgående. De hade inte tagit upp det absolut värsta tänkbara scenariot: att leveranserna är så försenade att lagren hinner ta slut. Vilket också är något som flera verksamheter runt om i landet har råkat ut för till följd av covid-19-pandemin.
– Ingen hade funderat på hur länge lagren skulle räcka, precis som ingen hade gjort när pandemin kom, säger Tommy Levinsson, ordförande i Inköpsnämnden för region Västmanland och Sörmland och vice ordförande i Varuförsörjningsnämnden. Vi hade ett tänk med ”just in time” och det har ju visat sig i flera fall nu att det inte fungerar. Visst hade vi gjort riskanalyser, men vi hade inte förberett för om allt verkligen brakar samman.
Bättre samarbete inom verksamheten
I efterhand blev det också tydligt att många frågor för krisberedskap och inköp ligger utanför det som oftast ses som upphandlingsansvarigas område, till exempel frågor om beredskapsplaner och beredskapslager.
– Både materialkrisen och pandemin visar att verksamheten är väldigt störningskänslig, säger Gustav Grangert, tidigare upphandlingsansvarig på Varuförsörjningen. Samtidigt ökar de säkerhetspolitiska riskerna i världen. Vi behöver gå tillbaka och analysera hur vi ska bedriva sjukvård. Vi måste tänka vidare än att bara upphandla samma produkt som innan. Varje upphandling är en risk att något inte blir som tänkt. Det behöver vi vara mer medvetna om framöver.
Börja i mindre skala
Förutom lärdomen om vikten av att vara förberedd på det värsta och att se till att samarbeta mer kring upphandlingen inom verksamheten, lärde sig Varuförsörjningen att det hade varit bättre att rulla ut den nya logistisklösningen i en mindre skala i starten. Att införa nya produkter eller tjänster på bred front samtidigt bör undvikas, menar Gustav Grangert och Tommy Levinsson.
– Det finns flera viktiga lärdomar som Varuförsörjningen dragit av den uppkomma situationen och som säkert kan hjälpa andra offentliga organisationer inför kommande upphandlingar. Exemplet tydliggör hur angeläget det är att offentliga organisationer arbetar strategiskt med inköpsfrågor och tidigt involverar olika delar av organisationen i arbetet. På vår webbplats har vi ett nytt stöd som bland annat lyfter hur olika nyckelroller i en organisation kan samverka vid upphandling till samhällsviktig verksamhet, säger Niklaz Kling på Upphandlingsmyndigheten och ansvarig för regeringsuppdraget kring upphandling till samhällsviktig verksamhet.
En utförligare beskrivning av Varuförsörjningens upphandling och lärdomar för robustare upphandling finns att läsa på vår webbplats.