Stor potential för effektivare offentliga inköp
Sveriges regioner och kommuner står inför stora utmaningar. Inflationen är rekordhög och vi går mot en vinter med mycket höga elpriser. Genom att arbeta strategiskt med inköpen kan upphandlande organisationer ta kontroll över en stor del av sina kostnader. Upphandlingsmyndigheten lanserar nu ett stöd som bidrar till mer ändamålsenliga organisationer och effektivare inköp.
Det görs årligen offentliga upphandlingar till ett värde av 800 miljarder kronor. Det motsvarar cirka en sjättedel av BNP eller 80 000 kronor per svensk. En stor del av regionernas, kommunernas och andra upphandlande organisationers kostnader är inköp som finansieras med allmänna medel.
När inflationen är rekordhög och elpriserna skenar är det viktig att ta kontroll över kostnaderna för att kunna fortsätta att leverera välfärd till medborgarna.
– Det finns en stor potential för effektivare offentliga inköp. Nyckeln är ändamålsenliga inköpsorganisationer där medarbetarna har mandat att arbeta strategiskt och inte enbart regelstyrt, säger Tobias Jobring, affärsutvecklare på Upphandlingsmyndigheten.
Vi har tagit fram en modell som visar vad som utmärker en ändamålsenlig inköpsorganisation och ett stöd som möjliggör bedömning av vad en enskild organisation behöver göra för att bli mer ändamålsenlig.
– Det som utmärker en ändamålsenlig inköpsorganisation är att det finns ett systematiskt samspel mellan inköpsfunktionen, ledningen och verksamheten. Det handlar om att lämna stuprören och arbeta tvärfunktionellt. Det behöver hända på både lednings- och verksamhetsnivå säger Tobias Jobring.
Modellen har utvecklats i samarbete med Nacka, Luleå och Simrishamns kommun, Region Sörmland Västmanland, Skatteverket och Naturvårdsverket. Den har testats med ledningsgrupperna i Huddinge, Skövde och Kungsbacka under året och responsen har varit positiv.
Det nya stödet består av tre delar:
- en enkät för självskattning som besvaras av inköpsorganisationen och högre chefer. Resultatet visar organisationens inköpsmognad och presenteras digitalt.
- ett stöd som finns på Upphandlingsmyndighetens webbplats. Stödet visar steg för steg hur en ändamålsenlig inköpsorganisation byggs upp.
- en dialogguide som kan användas i workshopar där ledning och inköpsorganisationen medverkar.
En förutsättning för att kunna använda stödet fullt ut är att organisationen besvarar den enkät som vi skickat ut till myndigheter, regioner, kommuner och offentliga bolag. Undersökningen pågår mellan 3 och 28 oktober.