LCC för långsiktigt hållbara inköp
Att beräkna livscykelkostnader (LCC) är ett sätt att inkludera långsiktiga effekter i ett inköpsbeslut. Genom att ta hänsyn till livscykelkostnader kan den offentliga affären bli en ekonomiskt och miljömässig hållbar investering.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)
Långsiktiga inköp ger lönsamhet över tid
Alla inköp av varor och tjänster som ska användas under en längre tid kan betraktas som investeringar. LCC handlar om att ta hänsyn till alla kostnader som kan uppstå under en varas eller tjänsts hela nyttjandetid, från inköp till avveckling eller avfall.
En organisation kan beräkna och använda sig av livscykelkostnader för att utvärdera investeringar över tid och jämföra olika alternativ. Det handlar till stor del om att välja den vara eller tjänst som ger mest värde baserat på totalkostnaden. Att bara utgå från inköpspris kan ge en missvisande bild av den faktiska kostnaden. På så vis främjar LCC en hållbar användning av skattemedel.
Ekonomiskt hållbar upphandling
Att arbeta strategiskt med LCC innebär att analysen av en varas eller tjänsts livscykelkostnader bidrar till att organisationen når både ekonomiska och hållbarhetsmässiga mål.
LCC användbart inom många områden
En LCC-kalkyl är ett bra verktyg för att identifiera den besparingspotential som finns i låga drift- och underhållskostnader. LCC tillämpas i dag främst vid inköp av varor eller tjänster som använder mycket energi, bränsle eller vatten när de används. Det är därför även lämpligt att använda sig av LCC-kalkyler vid inköp av varor som påverkar användningen av energi, exempelvis luftfilter och fönster.
En LCC-beräkning kan också användas för att jämföra en konventionell vara gentemot ett miljöanpassat alternativ för att jämföra kostnaderna över tid.
Upphandlingsmyndighetens LCC-verktyg kan användas i både behovsanalysen och vid utvärderingen av anbud.
De upphandlingslagar som trädde i kraft 1 januari 2017 förtydligade möjligheterna att använda sig av livscykelkostnader. Det gjordes bland annat genom att införa begreppet ”kostnad” som en utvärderingsgrund för att avgöra vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga.
Bestämmelserna om utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt och hur livscykelkostnader ska tillämpas finns i:
- LOU-direktivets artikel 67–68
- LOU kapitel 16 1-5 §§
- LUF-direktivet artikel 82–83
- LUF Kapitel 15 1-5 §§
Genom att använda sig av LCC går man bort från ett ”lägsta pris-tänk” vid upphandling och fokuserar i stället på lägsta kostnad. Upphandlingen kan i bästa fall även leda till så kallade ”win-win”-situationer där både ekonomi och miljö premieras.
Skillnaden mellan en miljö-LCA och LCC
Det är vanligt att LCC blandas ihop med miljö-LCA (livscykelanalys). En LCC beaktar de ekonomiska kostnaderna i kronor och ören under livscykeln, en LCA miljöpåverkan genom att exempelvis beräkna koldioxidutsläpp vid tillverkning, användning och avveckling. Det är viktigt att förstå och hålla isär denna grundläggande skillnad mellan de olika beräkningssätten.
Det är också skillnad i tidsperspektiv och hur analyserna redovisas. En LCC-kalkyl inkluderar främst de ekonomiska kostnader som direkt belastar organisationen medan en miljö-LCA inkluderar miljömässig påverkan från vaggan-till-graven.
En LCC är således en grund för organisationens finansiella beslut. Om en LCC utvecklas till att även inkludera externa effekter exempelvis samhällets kostnader för utsläpp av hälsofarliga partiklar, kan den anses vara en ekonomisk-LCA.
Det finns även andra begrepp än LCC som beskriver en ekonomisk livscykel. Ett av dessa är TCO som står för ”Total Cost of Ownership”. TCO är ett företagsekonomiskt begrepp medan LCC används mer i den offentliga sektorn. Medan en TCO enbart ser till de delarna av inköpet som belastar organisationen kan en LCC vidareutvecklas och även prissätta de kostnader som ligger utanför organisationen.
Beroende på hur LCC-kalkylen är uppbyggd kan en TCO och en LCC kan vara väldigt lika. Ibland används begreppen synonymt. TCO används ibland även inom offentlig upphandling, bland annat i Danmark.
Ökad medvetenhet om kostnader
Det finns många fördelar med att använda sig av LCC vid offentlig upphandling. Men det är viktigt att vara medveten om fallgroparna som finns för att undvika de vanligaste misstagen.
- Ger en ökad medvetenhet för hela den upphandlande organisationen, inklusive beslutsfattare, om affärens totala kostnad och lämpar sig som beslutsunderlag.
- Ger ökad medvetenhet kring vilka resurser som krävs för att göra en god affär, inklusive uppföljning och avtalsförvaltning.
- Kan identifiera vad som är kostnadsdrivande och ger bättre förutsägbarhet gällande ekonomi och förbrukning av resurser på längre sikt.
- Kan öka samarbetet och dialogen i den egna organisationen.
- Kan öka marknadskunskapen och kan bidra till organisationens måluppfyllelse.
- Det kan vara svårt att tydligt identifiera vad som ingår i de olika kostnadsparametrarna. Det finns risk att kostnader räknas dubbelt eller räknas på ett felaktigt sätt.
- Det finns en risk att kalkylen blir alltför optimistisk och då kan det vara svårt att förutse framtida kostnader. Det är viktigt att göra en känslighetsanalys för att förstå vad som händer om någon parameter ändras väsentligt.
- Det finns en risk att det som framkommer i behovsanalysen inte speglas i det verkliga anbudet eftersom exempelvis kostnadsindikationen från leverantören kan vara baserad på projekterad försäljning (som kan vara alltför optimistisk).
Ju längre tidsperspektiv, desto mer osäkra blir beräkningarna. Samtidigt kan en lång livslängd vara avgörande för att investeringen ska vara lönsam. Här spelar val av ränta en stor roll och det är viktigt att organisationen analyserar sina beräkningar. Det är organisationen och inte leverantören som ska göra beräkningarna.