LCC i inköpsprocessen

Genom att göra beräkningar av ett inköps livscykelkostnader får organisationen kontroll över kostnaderna. LCC är möjligt att använda när upphandlingen förbereds, genomförs och när avtalet ska realiseras.

I förarbetet inför en upphandling kan LCC användas för att få en översikt av affärens förväntade totala kostnader under hela avtalsperioden. Detta innebär en bättre kontroll över organisationens investeringar. 

I upphandlingsdokumenten kan LCC-beräkningar användas som ett tilldelningskriterium vid upphandling av en vara eller tjänst med förväntad hög kostnad för drift och underhåll. 

Vid utvärderingen kan livscykelkostnader också beaktas men då ska det i upphandlingsdokumenten anges vilka uppgifter som leverantörerna ska lämna. Det ska även framgå vilken metod som den upphandlande myndigheten eller enheten (den upphandlande organisationen) kommer att använda för att fastställa livscykelkostnaderna. 

När en upphandlande organisation utvärderar ett anbud på grunden kostnad ska den bedöma anbudets kostnadseffektivitet. Det vill säga göra en analys av kostnaderna under livscykeln för varan, tjänsten eller byggentreprenaden. 

Vid uppföljning under kontraktsperioden kan man kontrollera att de faktiska kostnaderna överensstämmer med det som angivits i det vinnande anbudet. Sanktioner gällande till exempel kompensationer, prisavdrag, rättelse och hävning bör skrivas in i upphandlingsdokumentens kontraktsvillkor.

Att tidigt skapa sig en bild över inköpets totala kostnader kan hjälpa organisationen att ta medvetna beslut kring sina faktiska behov eller om lämplig upphandlingsmodell. Det blir en viktig del i beslutsprocessen eller vägvalet inför en upphandling. Beslutet kan exempelvis bli att upphandla på ett annorlunda sätt eller att vidta en helt annan åtgärd än att upphandla. 

Avstämning och dialog med de personer eller organisationer som kan komma att bli berörda av upphandlingen kan identifiera ytterligare kostnader. Det kan också ge kostnadsindikation vid olika produktlösningar. Det kan exempelvis vara potentiella leverantörer, användare eller installatörer som kan vara relevanta att samtala med.

Att bjuda in leverantörer och andra berörda till dialog i ett tidigt skede av upphandlingsprocessen är ofta ett bra sätt att få den information som behövs kring förväntade livscykelkostnader och vad som kan bli kostnadsdrivande. Det ger även kunskap kring marknadens utvecklingsnivå och tillgänglig prestanda. Dialogen kan genomföras på olika sätt, såväl muntligt som skriftligt. 

Tidig dialog

Information kring kostnadseffektiva lösningar kan också samlas in genom erfarenheter från andra upphandlande organisationer som gjort liknande upphandlingar. Även egna anställda, samt användarna av produkten eller tjänsten genom det befintliga avtalet, bör konsulteras.

 Dialogen kan leda till vidare diskussioner kring alternativa lösningar eller ökad specificering av det som ska upphandlas. Detta kan många gånger ge sänkta totalkostnader eller bättre kvalitet på det som ska levereras. Dialogen kan också ge god hjälp att bedöma vilka krav som är lämpliga att ställa i förfrågningsunderlaget för att uppnå det vi önskar utan att onödiga eller oväntade kostnader tillkommer. Dialogen kan även ge en hjälp att bedöma lämplig upphandlingsmetod. 

Vad kom fram i dialogen med användare och leverantörer? Var det som organisationen tänkte eller kom det fram ytterligare kostnadsparametrar av väsentlig betydelse? Hur ser de förväntade livscykelkostnaderna ut för olika typer av lösningar? Vad kan bli kostnadsdrivande? 

Kanske behöver behovet och upphandlingen specificeras ytterligare? Om vi till exempel ser att elbilar har en tydlig totalekonomisk fördel jämfört med andra typer av bilar som passar för vårt behov kan vi inrikta upphandlingen på detta. En analys av de förväntade livscykelkostnaderna kan också leda till beslutet att det kan vara mer lämpligt att upphandla produkter i form av helhetstjänster. Vid upphandling av en tjänst eller totalentreprenad överlåts ansvaret för totalekonomin på leverantören. 

Det kan i dialogen med leverantörer och användare ha framkommit andra passande lösningar, som kan sänka kostnaderna och/eller höja kvaliteten på det som levereras. Bättre kvalitet kan till exempel vara i form av bättre material, bättre funktion, färre driftstopp, förenklad användning eller förbättrad miljöprestanda. I dessa fall kan det vara lämpligt att utforma så kallade funktionskrav. Det är krav som möjliggör för leverantören att lämna förslag på den teknik, produkt eller arbetsmetod som bäst motsvarar ställda krav. Förbättrad kvalitet kan exempelvis leda till nöjdare kunder och medarbetare, frigjord arbetstid eller bättre inomhusklimat. Detta ger i sin tur besparingar på andra områden i den offentliga sektorn. 

Detta omtänk eller vägval i upphandlingen är en av de stora fördelarna med att tillämpa livscykelkostnadstänkande tidigt i inköpsprocessen. Det har stor potential att leda till både lägre kostnader och innovativa lösningar på organisationens behov. 

När resultatet i utvärderingen visar att en varas eller tjänsts drifts- och underhållsfas står för en betydande del av kostnaderna, kan det vara lämpligt att ställa krav på livscykelkostnadsberäkningar i upphandlingsdokumenten och att sedan utvärdera anbuden med hjälp av LCC. 

Om förarbetet visar att produktens eller tjänstens drifts- och underhållsfas står för en betydande del av kostnaderna kan det vara lämpligt att ställa krav på livscykelkostnadsberäkningar i upphandlingsdokumentet. 

Byggnader och belysningsinstallationer är typiska exempel på sådana produkter. Där kan driften stå för 60–80 procent av totalkostnaderna sett över den förväntade livslängden. Det kan också gälla förbrukningsartiklar såsom inkontinensblöjor, där endast 12 procent av totalkostnaderna går till inköpet och 88 procent går till arbetstid. 

En LCC-kalkyl är uppbyggd så att den upphandlande organisationen på förhand fyller i ett antal parametrar och anbudsgivaren fyller i resterande. Använd i första hand de LCC-verktyg som vi har utarbetat för specifika produktgrupper. 

Överväg om det finns behov av att lägga till eller dra ifrån kostnadsparametrar. Organisationen kan också utveckla en egen LCC-mall som leverantören ska fylla i. Vår generella LCC-kalkyl kan användas som en utgångspunkt. 

I korthet går det till enligt följande: 

1. Den upphandlande organisationen måste besluta om ett antal förutsättningar som är grundläggande i kalkylen: kalkylränta, användningstid, driftstid, antal produkter som ska upphandlas. Användningstid kan antingen motsvara fysisk livslängd, nyttjandetid eller avtalstid (tjänster). Om användnings- och driftstid inte är angivet av beställaren finns det risk att leverantören offererar produkter eller lösningar som inte är optimala eller motsvarar beställarens förväntningar. 
   
   
2. En formel för nuvärdesberäkning måste läggas in i kalkylbladet. 
   
   
3. De identifierade kostnadsparametrarna, som exempelvis framkommit i dialogen med leverantörer och användare, läggs in i kalkylbladet. För att vara ett transparent verktyg är det viktigt att varje kostnadsparameter är tydligt definierad (vad ingår) och att kalkylen grundar sig på erkända standarder eller antaganden som används inom branschen, exempelvis för energianvändning. Någon övrigt-post bör inte förekomma. Det kan bli många rader med kostnadsparametrar. Det kan vara lämpligt att i upphandlingsdokumenten endast ta med de största posterna, eller de poster som förväntas skilja sig åt mellan olika leverantörer. Detta för att förenkla utvärderingen och inte belasta anbudsgivarna onödigt mycket. Ramarna för vilka typer av kostnadsparametrar som kan tas med är vida; enda förutsättningen är att de knyter an till föremålet för upphandlingen. 
   
   
4. Kolumner läggs in för att kunna jämföra olika produktalternativ eller lösningar. Efterfråga gärna fler alternativ från en leverantör. I de fall där det är möjligt ska även befintlig produkt eller lösning anges; detta för att kunna få en tydligare jämförelse. Befintlig lösning fylls i av beställaren.
   
   
5. LCC-kalkyler för större investeringar bör inkludera riskanalys och känslighetsanalys. 

Det är viktigt att i upphandlingsdokumenten visa serviceavtalet för att säkerställa att organisationen får det som önskas och för att undvika tillkommande kostnader. Om man använder sig av LCC i behovsanalysen kan man identifiera viktiga prestandakrav. 

För de flesta tjänster krävs att kunden själv betalar en del av driftskostnaderna för utförande av tjänsten, till exempel bränsle, elenergi eller förbrukningsmaterial. I dessa fall är det lämpligt att exempelvis efterfråga de mest energieffektiva kaffeautomaterna till sitt kontor i den vendingtjänst som upphandlas eller ställa krav på bränslesnåla bilar till kommunens hemtjänst. 

Vid upphandling över de så kallade tröskelvärdena ska anbudsutvärderingen fastställa vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande organisationen. Vilket anbud det är ska utvärderas på någon av följande grunder:

1. bästa förhållandet mellan pris och kvalitet 
2. kostnad 
3. pris 

När ett anbud utvärderas på grunden kostnad, ska den upphandlande organisationen bedöma anbudets kostnadseffektivitet, det vill säga en analys av kostnaderna under livscykeln för varan, tjänsten eller byggentreprenaden. 

Vid upphandling under de så kallade tröskelvärdena och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster finns inte lika detaljerade regler om anbudsutvärderingen. I dessa upphandlingar ska den upphandlande organisationen ange vilka tilldelningskriterier som ska användas i upphandlingen och deras viktning eller prioritetsordning samt se till att dessa är förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna.

Livscykelkostnader får omfatta kostnader för externa miljöeffekter som har anknytning till det som ska anskaffas om miljöeffekterna kan fastställas till ett belopp i pengar som kan kontrolleras. 

 Externa miljöeffekter

För att kunna jämföra anbuden på ett enkelt sätt kan upphandlaren samla leverantörernas olika anbud i en och samma kalkyl. Resultatraden ger en samlad bild över de olika anbudens livscykelkostnader. I de utarbetade LCC-verktygen visas även diagram. 

Uppföljning av LCC kan ske både internt i organisationen och externt gentemot leverantörer. 

Om LCC-kostnadskalkyler använts i anbudsutvärderingen är det lämpligt att efter en tid följa upp att de faktiska kostnaderna överensstämmer med det som angivits i det vinnande anbudet. Uppföljning kan ske genom leverantörens egna mätningar av till exempel elanvändning, förbrukningsvaror eller servicetillfällen. 

Organisationer får inte ställa krav i sin upphandling som man inte har för avsikt att följa upp. Beställaren ska se till att det man kommit överens om enligt avtal faktiskt levereras.

Avtalsförvaltning 

Det kan vara lämpligt att i ett kontraktsvillkor beskriva de åtgärder som kommer att vidtas om de angivna kostnaderna överskrids. Bland annat går det avtala om att leverantören ska kompensera beställaren om extra servicetillfällen krävs, eller leverera en ny produkt om den gamla inte håller måttet gällande exempelvis energiprestanda. Detta är kostnader som ibland inte kan förutses av leverantörerna. Om stora, oförutsedda kostnadsdrivare tillkommit under avtalstiden kan den upphandlande organisationen tillsammans med leverantören diskutera hur dessa kostnader kan sänkas. 

En organisation kan lära sig mycket inför kommande upphandlingar genom att utvärdera hur det verkligen blev.