Verktyg för miljöspendanalys av enskilda organisationer

För att multiplikationen ovan ska fungera måste både varje inköpsvolym och varje miljöindikator vara kopplad mot en gemensam struktur. Strukturen utgörs av den kategoristruktur (kategoriträd) som är vald för att kategorisera de aktuella inköpen i inköpskategorier.

Vi har lagt in miljöindikatorerna i en kategoristruktur för att visa vad vi menar och för att underlätta tillämpningen. Kategoristrukturen vi presenterar miljöindikatorerna i är tänkta att hjälpa till för att också genomföra den nödvändiga kategoriseringen av inköpen. 

Stöd för att göra spendanalys

Den som genomför en miljöspendanalys bör se till att indikatorerna kopplar mot en inköpskategori som beskriver ungefär samma nivå. Med det menar vi att en indikator och en inköpskategori någorlunda väl bör ha ungefär samma beskrivning, detaljrikedom i beskrivningen och omfattning. Den bör också ligga på ungefär samma detaljnivå eller på ungefär samma övergripande nivå.

Nivå 4 i kategoristrukturen har vi försett med koder från nomenklaturerna CPV och UNSPSC. En sådan kod kan följa med som information om den köpta varan eller tjänsten, exempelvis på en faktura eller i information om en artikel i ett elektroniskt beställningssystem. Har ett inköp försetts med en kod kommer en sådan kodning också att underlätta en automatiserad kategorisering av inköpet.  

De miljöindikatorer vi tagit fram som är specifika för viss typ inköp har vi lagt på nivå 4 i kategoristrukturen.

Det kan redan här vara viktigt att påpeka att den nivå i kategoristrukturen som man lägger miljöindikatorerna på inte behöver vara den mest finupplösta/djupaste nivån i kategoristrukturen.

I LCA-versionen av miljöspendanalysen har vi valt att utgå från CPV-nomenklaturan som grund för att beskriva vad miljöindikatorerna ska representera, det vill säga vilken vara, tjänst eller entreprenad.

CPV-koderna och deras beskrivning har vi lagt på nivå 4. Det är den mest finupplösta nivån i CPV-nomenklaturan vi använt. På det viset kan en miljöindikator sökas, och en kategorisering också göras, genom att söka efter en CPV-kod alternativt beskrivningen av koden.

Eftersom CPV-koderna inte har en jämn nivå avseende detaljer – detaljrikedomen varierar mellan olika CPV-koder så har vi skapat en utbyggd version av CPV för att lösa de problem som nämnda ojämnheter för med sig. Den har vi försökt hålla så lik CPV-koderna som möjligt. Varför vi valt att utgå ifrån CPV-nomenklaturan och vad CPV är beskrivs utförligare i vår metodrapport.

Miljöspendanalys - en metod för att analysera miljöpåverkan (rapport)

Vi har matchat många av koderna på nivå 4 (utbyggd CPV) mot en UNSPSC-kod. Många av de utbyggda CPV koderna som vi gett UNSPSC-match har också en klimatindikator.

UNSPSC står för The United Nations Standard Products and Services Code och administreras av GS1 US på uppdrag av Förenta nationernas utvecklingsprogram (UNDP). UNSPSC är ett internationellt klassificeringssystem för varor, tjänster och entreprenader. Systemet är branschövergripande och har över 90 000 koder på lägsta nivån (olika versioner av UNSPSC har olika många koder).  På det viset kan en miljöindikator sökas och en kategorisering också göras genom att söka efter en UNSPSC -kod eller UNSPSC-kods beskrivning.

Att matcha UNSPSC mot CPV är görligt men det finns vissa behov av att överbrygga glappet mellan nomenklaturerna. Dels är CPV-kodningen i sig, som vi nämnt, ojämn. Vissa koder beskriver en mycket detaljerad nivå, ganska nära artikelnivå, medan andra ligger på en väldigt övergripande nivå. UNSPSC nomenklaturan har i många fall en jämnare nivå. Dels saknas miljöperspektiven i nomenklaturerna.

De LCA-baserade miljöindikatorer kan beskriva i stort sett alla typer av miljöpåverkan som går att beräkna i en LCA. I dagsläget finns dock bara indikatorer för klimatpåverkan.

Klimatpåverkan beskrivs med enheten kilo koldioxidekvivalenter och klimatindikatorn är (kg CO2-e/krona). Ungefär 1330 kategorier på nivå 4 har en klimatindikator. Alla värden är dock inte unika.

Ännu har vi inte kunnat förse alla CPV-koder med specifika indikatorvärden. Vi har därför valt ut ett indikatorvärde på nivå 4 och antagit detta som ett värde som vi kan använda som default. Defaultvärden har vi lagt på nivå 3. Om det inte finns en inköpsvolym som är specificerad på nivå 4 så används defaultvärdet på nivå 3 för beräkning av miljöpåverkan för inköpsvolymen. 

 Klimatindikatorer i miljöspendanalysen (Excelfil för nedladdning)

Ett område där mer information kan finnas är fordonsbränslen. Ofta undersöker många offentliga organisationer hur stor andel av olika drivmedel som köps in. Sådan information kan användas för att ställa in fördelningsnyckeln så att den beräknade miljöpåverkan från kategorier som samlar fordonsbränsle blir mer representativ för hur inköpen ser ut.

Fördelningsnyckeln är nu inställd på 50 procent fossil bensin och 50 procent fossil diesel. Det är för att betona hur viktigt det är att organisationen arbetar aktivt med inköpskategorin fordonsbränsle så att fördelningen speglar de verkliga inköpen. Fördelningsnyckeln ställs in genom att procentsiffran för fördelningen ändras.

Värden för följande bränslen finns med i fördelningsnyckeln. Observera att värden utan förbränning också finns med. Värden utan förbränning ligger dock som en information vid sidan av beräkningen. På grund av avsaknad av data baseras värde för biogas på värdet för biodiesel.

Ett annat exempel på områden där mer information kan finnas är inköp av bränsle för uppvärmning av fastigheter. Ofta undersöker många offentliga organisationer hur mycket och vilken typ av bränsle som köps in för uppvärmning. Sådan information kan användas för att ställa in fördelningsnyckeln så att den beräknade miljöpåverkan från kategorier som samlar bränsle för uppvärmning av fastigheter blir mer representativ för hur inköpen ser ut. Fördelningsnyckeln är nu inställd på 50 procent fossil olja och 50 procent träpellets (ny råvara). Det är för att betona hur viktigt det är att organisationen arbetar aktivt med inköpskategorin bränsle för uppvärmning så att fördelningen speglar de verkliga inköpen. Fördelningsnyckeln ställs in genom att procentsiffran för fördelningen ändras.

Värden för följande bränslen finns med i fördelningsnyckel. På grund av avsaknad av data baseras värde för biogas på värdet för biodiesel. För att hantera större prisförändringar har vi infört en möjlighet till justering av prisökningar i fördelningsnyckeln. 

En övervägande del av fastigheter i tätorter värms av fjärrvärme som alstras genom förbränning av olika slags material.  Det kan vara avfall och det kan vara fossila bränslen så som fossil gas och olja eller pellets av trä eller annat biobaserat material.

En del värmeverk förbränner fossil gas eller biogas. Avfall som förbränns består bland annat av hushållsavfall varav mycket av importeras. En del av hushållsavfallet består av plast baserat på produkter av fossila olja. På en del orter består fjärrvärmen också av värme från omhändertagen spillvärme från industrier eller avloppsreningsverk. Klimatpåverkan kan variera mycket beroende på vilket material som förbränns och om det är spillvärme som omhändertas eller om el alstras (kraftvärmeverk) samtidigt.

Värden för olika bränslen, eller mixar av fjärrvärme, finns med i fördelningsnyckeln. Här räknas endast värmeproduktion, inte om el alstras samtidigt.

”Göteborgsmixen” består av stor andel spillvärme. Fördelningsnyckeln är nu inställd på 100 procent svensk mix.

För att hantera större prisförändringar har vi infört en möjlighet till justering av prisökningar i fördelningsnyckeln.

El kan medföra olika stor miljöpåverkan beroende på hur elen har alstrats. Av den anledningen finns en även fördelningsnyckel för inköp av el.

Har köparen information om elens ursprung kan informationen användas för att ställa in fördelningsnyckeln så att den beräknade miljöpåverkan från kategorin ”inköp av el” blir mer representativ för hur miljöpåverkan av inköpen ser ut.

Fördelningsnyckeln är nu inställd på 100 procent Nordisk el, residualmix, ej hushåll, vilket har störst miljöbelastning av samtliga alternativ. Det är för att betona hur viktigt det är att organisationen arbetar aktivt med inköpskategorin el så att fördelningen speglar de verkliga inköpen. Fördelningsnyckeln ställs in genom att procentsiffran för fördelningen ändras.

Värden i fördelningsnyckeln finns för el med följande ursprung.

Prisutvecklingen på el var länge relativt långsamt ökande men under 2021 har priset på el ökat rejält från det att underlaget togs fram. Från oktober 2019 till oktober 2021 ökade producentpriserna med cirka 16,7 procent i producentled (med avgränsning enligt tabellen nedan). Priserna förändrades olika mycket beroende på typ av kund och vilket el-område som kunden tillhör.

Beräkning av prisökning mellan oktober 2019 och oktober 2021:
Prisökningen var: (157,4 – 140,7) = 16,7 avrundat till procent.

Producentprisindex efter marknad och produktgrupp SPIN publiceras i SCB:s statistikdatabas. 

Prisindex i producent- och importled 

Den som använt UNSPSC eller CPV som kategorisering kan i vissa fall behöva se över hur inköpssummor har kategoriserats. Dels beror det på att miljöperspektiven i nomenklaturerna saknas, dels, och till största delen, beror det dock på vilken nivå i UNSPSC eller CPV som kategorisering är gjord. Är kategoriseringen av en inköpssumma gjord på en hög eller övergripande nivå kan den nivån innehålla olikartade typer av inköp. Det kan då vara för otydligt kategoriserat för att få en någorlunda rättvisande miljöspendanalys. För att få en mer rättvisande analys bör sådana summor kategoriseras till en mer detaljrik nivå.

I tabellen nedan ger vi exempel på principen för hur en sådan fördelningsnyckel kan se ut. Som framgår av tabellen beror behovet av fördelningsnyckel, eller behovet av en mer noggrann kategorisering av inköpet, av hur noggrant kategoriseringen av inköpssumman är gjord.

I exemplet är vissa inköp kategoriserade på UNSPSC-kod 83000000 Samhällsservice och allmännyttiga tjänster. Efter att ha sett vilken verksamhet som gjort inköpen kan flera olika tjänster och varor döljas under koden. För att få en mer rättvisande miljöspendanalys bör sådana summor kategoriseras till en mer detaljrik nivå.

Nästa nivå i UNSPSC beskriver exempelvis 83100000 El, tele och VVS. Denna innehåller också underkategorier som har mycket varierande miljöbelastning.  För att få en mer rättvisande miljöspendanalys bör sådana summor kategoriseras till en mer detaljrik nivå. Förbättringen kan ske genom en omkategorisering eller genom att en fördelningsnyckel byggs upp. Nycklar behöver då bara omhänderta de fall där kategoriseringen är för otydlig. 

Vi har inte publicerat någon fördelningsnyckel som hanterar denna typ av fördelning. I princip är denna typ av fördelningsnyckel dock inte annorlunda än vanligt förekommande fördelningsnycklar som finns i system för spendanalys. Då avser vi fördelningsnycklar för kategorisering av inköp från exempelvis större leverantörer som har en mängd olika tjänster eller varor.

En krediterad summa kan innebära ett återtag av en vara, vilket då innebär att varan inte används av köparen. Det innebär att köparen kanske inte bör belastas med varans miljöpåverkan. I nämnda fall bör, om man ska vara mycket noggrann, transporternas miljöpåverkan ändå belasta köparen men det är komplicerat att uppnå.

Rättelser av felaktiga faktureringar finns också bland kreditbeloppen. Dessa typer av krediteringarna utgör sannolikt inga större problem i miljöspendanalysen eftersom de negativa summorna för miljöbelastning som uppstår i krediteringen i slutänden tar ut den felaktiga påförda miljöbelastningen. Om hanteringen av kreditbelopp är sådan att kreditbeloppen hamnar under en annan inköpskategori än där den ursprungliga fakturan lagts kan det dock ge en skev bild av miljöbelastning mellan de olika kategorierna.

En krediterad summa kan emellertid även betyda att varan används av köparen men att köparen av någon anledning ändå får ”pengar tillbaka”. I sådana fall bör köparen, om det är praktiskt möjligt att genomföra, belastas med varans miljöbelastning. 

Hanteringen bör ske utifrån hur stor påverkan krediten har på en inköpskategoris totala miljöbelastning. Har den betydande påverkan bör det undersökas om det trots krediteringen bör ligga kvar en miljöbelastning på kategorin. Med betydande påverkan menas då att om krediteringen ändrar prioriteringsordningen.

I ett system för spendanalys, eller i ett BI-system, kan miljöinformation på artikelnivå – från standardiserade, tredjepartsverifierade miljövarudeklarationer – föras uppåt till mer övergripande nivåer i systemet. Genom aggregering av värden från miljövarudeklarationer kan miljöbelastningen som är framräknad med hjälp av miljöindikatorerna successivt ersättas. Värdet för miljöbelastning för en inköpskategori kommer att bestå av värdet från ett antal miljövarudeklarationer plus värdet som är framräknat utifrån miljöindikatorn (för de produkter som inte har en miljövarudeklaration). Ju fler produkter som har en miljövarudeklaration desto mindre beror miljöspendanalysen på miljöindikatorn. 

Om digitalisering av handelsinformation ska kunna ske fullt ut behöver information om den specifika artikeln kunna överföras till elektroniska beställningssystem eller andra system som ingår i e-handel. Standardiseringsarbete pågår inom SFTI och Peppol för att ange hur det ska gå till och vilka format som ska råda. Än pågår inget standardiserande arbete för att överföra miljöinformation till elektroniska beställningssystem eller andra system som ingår i e-handel eller till system för spendanalys. 

SFTI

Peppol

Genom arbetet med miljöspendanalys har erfarenheter vunnits om vilken typ av information som behöver överföras. Det som behövs är LCA-baserad information om olika typer av miljöpåverkan som artikeln orsakar. Sådan information finns i exempelvis standardiserade miljövarudeklarationer.

Utöver ovan kan det också vara information om artikeln är bedömd genom någon märkning, exempelvis en miljömärkning av livsmedel eller ett bedömningssystem för byggvaror. Det kan också vara information om artikeln uppfyller något av Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskrav, det är främst aktuellt för livsmedelsprodukter. Informationen bör vara kopplad inte bara mot leverantörens egen specifika artikelnumrering utan också mot någon annan mer generell klassificering, så som UNSPSC, CPV, KN eller annan.

KN Kombinerade nomenklaturen

Informationsbärare i det digitala informationsflödet behöver vara kopplad till det flöde som förser e-beställningssystemet eller fakturasystemet med information. Som informationsbärare på den fysiska varan kan streckkoderna GTIN fungera.

GTIN

I Excelfilen visas en tabell för information som kan behövas. Upphandlingsmyndigheten har även tidigare lyft behovet av ett standardiserande arbete för miljöinformation i e-handel. Tabellen är därför bara ett exempel.

Miljöinformation om artiklar och tjänster vid e-handel (Excelfil för nedladdning)

Mängden information kan tyckas stor men kapaciteten i systemen utvecklas. Det är rimligt att anta att möjligheten att hantera, bearbeta och analysera datamängder kommer öka med ökad utveckling av maskinläsning och artificiell intelligens inom allt fler områden.

Att miljöbelastningen är per pris innebär också att en vara eller tjänst som är billigare än vad modellen antagit kan ge som resultat i analysen att miljöpåverkan ser ut att vara mindre än den egentligen är.

Motsatt förhållande råder också; att en vara eller tjänst som är dyrare än vad modellen antagit kan ge som resultat i analysen att miljöpåverkan ser ut att vara högre än den egentligen är.

Vid tolkning av analyser av den egna inköpsvolymen behöver den som genomför analys och tolkning ha en förståelse av denna inneboende matematik. Det är också viktigt med en förståelse för att metoden är byggd för användas upprepade gånger och utifrån ständigt ökande kunskap om de egna förhållandena inom de olika inköpskategorierna.

Att miljöbelastningen är per pris innebär att mycket stora prisförändringar kommer att påverka resultatet. En billigare vara än vanligt kan ge som resultat i analysen att miljöpåverkan ser ut att ha minskat. Men det är självfallet inte billigare inköpspriser som ger minskad miljöpåverkan utan helt andra faktorer.

För att undanröja prisproblematiken behövs regelbundna uppdaterade nyckeltal till miljöspendverktyget eller en utveckling med koppling direkt mot LCA så nära artikelnivå som möjligt.