Tolka och ta vidare resultatet av en miljöspendanalys

I denna sektion beskriver vi lämpliga områden att titta närmare på när det är dags att tolka resultatet av en miljöspendanalys. Vi rekommenderar att er organisation börjar med att göra en validering av de siffror ni fått fram, vilket bäst görs genom att nyttja organisationens samlade expertis inom miljö och inköp.

En lämplig fråga att ställa i relation till resultatet för varje inköpskategori är: ”Kan analysresultatet (klimatpåverkan) för kategorin vara rimligt?”. Ett oväntat värde eller till synes orimligt värde kan vara ett tecken på att den klimatindikator som valts för inköpet inte är lämplig eller tillräckligt specifik.

Eftersom miljöspendanalys beräknar klimatpåverkan genom att multiplicera inköpsbeloppen med klimatindikatorer, kan ett rimligt resultat bli att de kategorier där man har störst spend också har störst klimatpåverkan, exempelvis så som Bygg- och anläggningsentreprenader. Ett utfall där de största inköpskategorierna också är de största utsläppskategorierna kan således vara ett rimligt resultat. Men även ett resultat där kategorier med lägre spend har hög klimatpåverkan kan vara rimligt, om utsläppsintensiteten är hög.

Ibland är det inte alltid så enkelt att göra något åt de stora inköpskategorierna, detta kan till exempel vara om de största inköpen fyller ett grundläggande behov, såsom skolmåltider. Då kan det även finnas en poäng i att leta efter små inköp som kan göra stor skillnad. Även de små inköpen kan ha stor klimatpåverkan om klimatintensiteten för en inköpskategori är särskilt hög. Det viktiga är att genomföra åtgärder som minskar den totala klimatpåverkan i så stor utsträckning som möjligt, det är mindre viktigt i vilken inköpskategori de genomförs.

Ingående ekonomiska data i våra klimatindikatorer bygger på en förväntad prisbild för en vara eller tjänst. Att mäta klimatpåverkan per spenderad krona innebär att om en vara eller tjänst är billigare än vad vår klimatindikator antagit kan det ge intrycket av en lägre klimatpåverkan än den faktiskt har. Omvänt kan en dyrare vara eller tjänst framstå som att den har högre klimatpåverkan än verkligheten. Vid tolkning av resultatet är det därför viktigt att förstå denna inneboende logik.

Det är av just denna anledning som vi rekommenderar att primärt använda klimatindikatorer som tagits fram för samma år som inköpen gjorts.

Med resultatet validerat är det dags att vidta åtgärder för att minska er klimatpåverkan från inköp. Miljöspendanalys ger er ett underlag för att vidta effektiva åtgärder för att minska er klimatpåverkan från framtida inköp och kommande upphandlingar. I denna sektion beskriver vi hur ni kan ta vidare och agera på resultatet.

Vi rekommenderar att fokusera och ta fram strategier för de inköpskategorier där ni har störst klimatpåverkan. Rangordna miljöspendanalysens resultat utifrån kategoriernas totala klimatpåverkan, oavsett inköpsvolym.

Eftersom offentliga inköps görs för att möta specifika behov är det ofta inte helt möjligt att minska eller undvika inköp. Därför är det viktigt att poängtera att ett prioriterat område inte nödvändigtvis behöver vara ett område där ni ser att det är störst möjlighet att minska inköp. Det går även att arbeta med klimatpåverkan från inköp med hur man väljer att köpa in, till exempel genom att ställa krav.

En viktig del av att ta resultatet vidare är att sammanställa resultaten av analysen och presentera det på ett tydligt och begripligt sätt för beslutsfattare. En sådan rapportering kan bland annat inkludera:

• Sammanställningar och diagram som visar den totala klimatpåverkan sida vid sida med de ekonomiska volymerna för organisationens inköp.
• Identifierade områden där åtgärder kan vidtas för att minska klimatpåverkan, inklusive styrning av den egna organisationen i exempelvis avropen.
• Rekommendationer för framtida inköp och policys.
• Fråga efter mandat för att aktivt kunna minska inköpens klimatpåverkan.

Vi rekommenderar att resultatet rapporteras och delas brett med organisationen, och med både beställar- och användargrupper av organisationens inköp. För att minska organisationens klimatpåverkan är det gynnsamt att alla berörda parter involveras i de åtgärder som ska tas för att minska klimatpåverkan.

Efter att organisationen har kommit fram till identifierade områden där åtgärder kan vidtas är det dags att etablera hur detta ska göras. I denna sektion ger vi exempel på möjliga sätt att agera på resultatet av en miljöspendanalys.

Arbeta fram strategier för att minska klimatpåverkan från de kategorier som har störst klimatpåverkan samt de där ni har störst möjlighet att minska klimatpåverkan. Strategierna ska påverka hur organisationen agerar i kommande arbete kring behov och interna rutiner och förbättringsarbeten, dialoger med leverantörer, upphandlingar och styrning av leverantörerna och inte minst den egna organisationens nyttjare av avtal.

Ibland kan det vara svårt att se hur ett behov ska kunna lösas utan den typ av inköp som redan görs och det kan vara svårt veta hur krav kan ställas på varan eller tjänsten på ett sätt som minskar klimatpåverkan. Det går även att arbeta med klimatpåverkan från inköp genom att arbeta mot leverantörsmarknaden på en mer strategisk nivå, exempelvis genom långsiktiga marknadsdialoger, samla fler köpare i en större upphandling som bättre kan nyttja en större köparkraft och så vidare. Men det gäller också att arbete med sin egen organisation med utvecklingsprojekt för att se hur behov kan täckas på andra vis. 

En möjlig väg framåt i att minska klimatpåverkan från era inköp är att vända blicken mot den egna organisationen. Att göra egna organisationsförändringar eller fördjupade behovsanalyser är ett möjligt sätt att bidra till minskad klimatpåverkan från inköp.

Det finns flera möjliga vägar för att minska sin klimatpåverkan genom att aktivt arbeta med att påverka i samband med inköp. Nedan listar vi ett antal exempel, med ökande svårighetsgrad:

• Ställ hållbarhetskrav i upphandling. Att arbeta strategiskt med och ställa hållbarhetskrav i upphandling är ett verksamt sätt att minska klimatpåverkan. En del i detta kan även vara aktivt arbeta med att utveckla eller förbättra sin inköpspolicy för att prioritera hållbara produkter.
• Samarbeta med leverantör under avtals- eller kontraktstiden. För vissa typer av inköp kan det var mer verksamt att samarbeta med leverantören, till exempel vid tjänster såsom boenden, vårdhem eller andra helservicetjänster som IT-drift. Även för andra typer av inköp kan samarbete leverantör vara en väg framåt för att hitta gemensamma lösningar för att minska klimatpåverkan, till exempel genom att nyttja stordriftsfördelar för varor som används ofta.
• Samverkan med leverantör och bransch. Om den största klimatpåverkan finns långt ned i leverantörskedjan kan samverkan med leverantör och bransch vara mest verksamt, till exempel att aktivt jobba för att branschen ska ha en standard för miljövarudeklarationer eller livscykelbedömningar.
• Ägarstyrning. I fall där det bara finns en leverantör i ett område, som till exempel fjärrvärme, blir kravställande i upphandling blir overksamt. I många fall äger kommunen fjärrvärmeleverantören, och då kan ägarstyrning vara effektivare för att lyfta miljöförbättringar än önskemål från kommunen som kund.