Botkyrkas samarbete gav bättre priser och minskat sortiment

2012 inledde Botkyrka kommun ett samarbete med Nykvarn, Södertälje, Salem, Huddinge, Haninge, Tyresö och Nynäshamns kommuner – Södertörnssamarbetet. Kommunerna har olika politiska majoriteter men har tagit fram gemensamma prioriterade områden där man ser att man blir starkare av samarbete. Ett av dessa prioriterade områden är klimat. Totalt inom samarbetet finns ungefär 500 000 invånare.

- Det är en mycket stor fördel att ha en plattform där politikerna ställer sig bakom prioriteringar och åtgärder. Att få flera kommuner att samarbeta kan vara svårt, men när det finns en politisk vilja och en plattform går det, säger Gunilla Isgren, miljöutredare på Botkyrka kommun.

Södertörnssamarbetet är ett ständigt pågående samarbete. När avtalstider inom ett område löper ut för flera aktörer samtidigt kan man genomföra gemensamma upphandlingar. 2017 inledde Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nynäshamn och Tyresö ett sådant samarbete för upphandling av papper och produkter av plast, städmaterial och rengöringsmedel. 

Först kontaktade de sina leverantörer för statistik på vad de handlade upp och i vilka volymer. Totalt var det 2 000 produkter. I en del fall rörde det sig om samma produkter eller snarlika produkter men i andra fall var det helt olika produkter. Därefter inleddes det stora arbetet att ta fram vilka produkter som egentligen behövs inom de olika verksamheterna i respektive kommun. 

Att förändra det som köps in är en större fråga än bara inköp, och det behövs dialog med många delar inom kommunen. Produkter som ingår i avtalet kan exempelvis vara kopplat till ett tjänsteavtal såsom städservice. De tunna plastpåsarna som brukar finnas i papperskorgen under skrivbordet, kan de tas bort helt eller påverkar det kanske även städavtalet? 

Ett annat exempel kan vara engångsartiklar av plast som ofta har använts vid utflykter. Här finns likartade produkter som är baserade på material som är förnybara. Inte minst viktigt är det att se över möjligheten att ta med matsäck som inte kräver bestick och tallrikar.

För varje produkt behövde de fundera på om den ska vara kvar eller om den ska bort, och i så fall om man måste se över rutiner och avtal.  Men att besluta över rutiner och avtal ingick inte i deras arbete, så sådana frågor behövde tas vidare till andra delar av kommunen. 

- Utmaningen med varuupphandlingar generellt är att hitta kravställare som besitter rätt kompetens. Därför har vi i den här upphandlingen knutit till oss kompetenser från vitt skilda områden. En arbetsgrupp bildades bestående av kompetens inom kemikalier, klimat, hållbarhet och arbetsmiljö, säger Evelina. Vi har också haft en tät dialog med verksamheterna för att få kunskap om hur produkterna används i dagsläget och vilka framtida behov som finns.  

Samarbetet har nu fått ner sortimentslistan från 2 000 produkter till 350. Konkret innebär det produkter med ett tiotal snarlika varianter nu endast finns i ett fåtal varianter istället.

Nästa steg är att nå ut till beställarna för att de faktiskt ska beställa de produkter som gruppen har tagit fram. Alla produkter är tillgängliga i systemet, men alla är inte önskvärda att beställa. Och det är där det ofta brister. Många verksamheter är vana att kunna välja, och undrar varför de bara kan välja mellan så få saker. 

-  De som jobbar i förskola och äldreomsorg är ofta superstressade, vi kan inte kräva att de ska läsa långa listor med vad de ska beställa. Därför är det viktigt att ha pedagogiska inköpssystem med symboler så att man snabbt kan se att det är Fairtrade, klimat- och miljövänligt eller liknande. Men vi måste också förklara att vi nu har mål för klimat och budget, och då gäller det här, säger Evelina.   

Stöd för hållbar plastupphandling

Stöd i upphandling som främjar en cirkulär ekonomi