Delningstjänst hjälper kommuner att nå hållbarhetsmål
- Cirkulär ekonomi
Ystads, Skurups och Trelleborgs kommuner har tillsammans tagit fram en modell för innovationsupphandlingar för små och medelstora kommuner. I samverkan använde kommunerna modellen för att utveckla en gemensam delningstjänst.
Innehåll på denna sida
Genom en delningstjänst som påminner om Blocket minskar Ystads kommun sina inköp och sin miljöpåverkan. Samtidigt får arbetsmarknadsenheten, som ska hjälpa personer ut i arbetslivet, fler uppgifter och kan hjälpa ännu fler till sysselsättning. Vägen dit var en flerårig process med förarbete och innovationsupphandling.
Ta fram behovet
En innovationsupphandling kräver ett grundligt arbete innan själva upphandlingen genomförs, eftersom man inte vet vilken lösning det är man upphandlar.
– Det krävs ett gediget förarbete för att kunna göra en bra innovationsupphandling, säger Mattias Johansson, inköpschef på Ystads kommun. Nyckeln är mycket dialog och många kompetenser. Vi lade mycket mer tid på behovsanalys och marknadsanalys än vid en vanlig upphandling, och vi träffade många fler aktörer, både inom och utanför verksamheten. Det är ett lagspel mellan olika avdelningar som gjort framgången. Genom gemensam kompetens har vi blivit bättre.
Kommunerna tog hjälp av en innovationskonsult som ledde projektet, och fick råd hos Vinnova och Upphandlingsmyndigheten. Projektet finansierades även av Vinnova.
Först hade kommunerna interna dialoger med verksamheten för att undersöka behovet. Man kom fram till att behovet var ett sätt att dela, låna, hyra ut och sälja möbler, tjänster och anställningar, både inom kommunen och mellan kommuner.
Därefter inleddes förarbetet till upphandlingen som bestod av:
- möten med leverantörer av begagnade möbler för att lära sig om deras lösningar
- heldagar med andra kommuner för att lära sig hur de gjort
- workshops med leverantörer om hur man kan tänka och lösa såna här behov
- informationsunderlag (Request for Information) från åtta olika leverantörer.
Låt upphandlingen få ta tid
Först därefter gjorde kommunerna upphandlingen. De fick tre anbud och gick vidare med två av dem. De hade ytterligare tre timmars träff med leverantörerna för att diskutera och justera anbuden. Därefter togs ett ledningsbeslut.
En upphandling som den här kräver mycket tid från verksamheten det var en utmaning för verksamheten att få tiden för att göra grundliga behovsanalyser och hitta olika lösningar.
Men den grundliga behovsanalysen gav avkastning direkt. På ett halvår förmedlades fler möbler än hela året innan. Det beror på att det tekniska systemet är enkelt att använda, att arbetssättet är tydligt uppsatt och att lösningen fyller ett tydligt behov. Arbetsmarknadsenheten sköter det praktiska som att lägga upp annonser, fakturera och ordna transporterna mellan de som lånar ut och de som vill låna.
Inköp i en cirkulär ekonomi
Redan innan den nya delningstjänsten kom till fanns hållbarhet med i riktlinjer och styrdokument för inköp och upphandling. Nu skrivs det in att första steget vid inköp alltid är att se om det man behöver finns i systemet, eller om man kan lösa det på annat sätt. Om det inte går bör man köpa begagnat och först som sista steg köpa nytt.
– Nu frågar vi oss om vi verkligen behöver något innan vi köper nytt, säger Mattias. Kanske kan man göra på ett annat sätt, med det vi redan har? Och behöver man en del saker, bara för att vi alltid haft det? Kanske behöver vi inte olika modeller av teknisk utrustning som mobiler, datorer och skrivare. När alla har samma blir det enklare att dela, reparera och ge vidare.
Arbetssättet att väva ihop inköpen med det cirkulära tänket gör nu att Ystads kommun kan arbeta strategiskt med återbruk och inköp för att nå sina hållbarhetsmål.
Tips för en lyckad innovationsupphandling
- Involvera rätt interna personer i ett tidigt skede för att verkligen få bredd i behovsanalysen. Skickar man bara en remiss inför publicering begränsar man möjliga lösningar.
- Lägg mycket tid på att undersöka möjliga lösningar och ha en dialog med leverantörer. På så sätt blir upphandlingsunderlaget bättre och leverantörerna kan föreslå bättre lösningar.