Förbered hållbar plastupphandling
Här hittar du verktyg för att förbereda och planera inför upphandling av plast. Genom att arbeta strategiskt med upphandling av plast kan vi minska avfallsmängderna, skapa en fungerande marknad för återvinning och få ut mer hållbara lösningar på marknaden.
Innehåll på denna sida
Planera strategiskt och målfokuserat
För att arbeta hållbart med upphandling av plast behöver inköp och styrning kopplas samman med organisationens mål, omvärld och leverantörsmarknad. Vilka mål vill din organisation uppnå och arbeta utifrån i upphandlingen? Det går att välja olika angreppssätt, det kan exempelvis vara att utgå från organisationens klimatmål, avfallsstrategi, miljöstyrning eller innovationsplan.
En hållbar plastupphandling går hand i hand med klimatmål och flera andra miljömål som man kan inkludera i organisationens mål. Det är därför viktigt att se till att styrning och uppdrag är ingången till inköpsarbetet. Detta kan bland annat omfatta olika typer av styrdokument.
Istället för att utforma egna lösningar för en hållbar plastupphandling kan flera beställare samverka. Eftersom plast berör flera hållbarhetsmål och en stor bredd av produktgrupper och tjänster kan det vara lämpligt med beställarnätverk eller beställargrupp för att prioritera och göra bedömningar av utvecklingsvägar inom hållbar plastupphandling.
Beställargrupp för konstgräs
Ett exempel för hållbar plastanvändning är ett beställarnätverk inom konstgräs. Beställargruppen för konstgräs har som mål att uppnå lägre utsläpp och minskad spridning av mikroplaster från konstgräsplaner. Deras metoder, resultat och erfarenheter kan användas och tillämpas vid upphandling samt vid drift och skötsel av konstgräsplaner.
Länsstyrelsen Gävleborg arbetade med avfallsplanen som en miljöstrategisk plattform. Avfallsplanen ska omfatta avfallsförebyggande frågor och kan redan ha färdiga kommunikations- och beslutskanaler för att effektivt förankras i förvaltningen.
För att komma gång skapade Länsstyrelsen Gävleborg en regional grupp med engagerade personer och en driven processledare som tillsammans tog fram kommunala kretsloppsplaner. Länsstyrelsen deltog i gruppen för att driva på arbetet och hade inte en granskande roll.
Länsstyrelsen regionala grupp tog fram mål där de tre första målområdena har tydliga kopplingar till hållbar plastanvändning medan målområde 4 och 5 syftar till att stödja genomförandet och implementeringen.
De fem målen var:
- Förebygga plastavfall
- Öka materialåtervinningen
- Minska nedskräpningen
- Höja kunskapen och öka lärandet
- Säkra uppföljning och stödja genomförande
Följande mål har tagits fram för målområde 1 - Förebygga plastavfall:
- 2021 ska kommunerna ha slutat köpa in engångstallrikar, bestick, sugrör, ballongpinnar, bomullspinnar, muggar av plast enligt engångsplastdirektivet.
- 2023 ska checklistor för avfallssnåla inköp ha tagits fram och implementerats i kommunerna.
- 2024 ska de största plastströmmarna inom kommunala verksamheter i länet ha kartlagts.
- 2024 ska de största plastströmmarna i länet ha identifierats (Länsstyrelsen).
- 2025 ska 50 % av de engångsartiklar som är tillverkade av plast och som används inom kommunala verksamheter ha fasats ut eller bytts ut mot flergångsartiklar.
Strategin har tagits fram och finansierats inom ramen för Naturvårdsverkets arbete med hållbar plastanvändning.
Kartlägg plastflöden
För att hitta var det används mycket plast i organisationen är det bra att genomföra en kartläggning. Det kan vara en större kartläggning av hela verksamheten, inom en avdelning, ett pilotprojekt, i ett förråd eller en plockanalys av avfall.
Fördelen med att genomföra en kartläggning inom organisationen eller i ett pilotprojekt är att åtgärderna baseras på de verkliga flödena. En annan fördel är att personalen lär känna plastflödena, vilket kan hjälpa till att förankra och motivera en hållbar plastanvändning.
En inventering eller plockanalys går ut på att hitta de stora flödena av plast. Börja med att göra en kartläggning, den utgör sedan grunden för behovsbedömningen. Tänk på att plastflödena kan variera över tid på året.
En inventering kan göras genom att se över inköpslistor, gå igenom fysiskt rum för rum på arbetsplatsen eller en plockanalys av avfallet.
I inventeringen kan du förslagsvis se över:
- Plastartikel (exempel: plastmugg, soppåse, penna, plaststol)
- Användningsområde – för att förstå avgränsningen (exempel: lunch, kontoret, städ)
- Förbrukningsområde – uppskattad förbrukning per år och vikt (kg) eller antal (st)
- Kostnad – uppskatta årlig kostnad av produkten (kr)
Se vårt exempel på ett enkelt formulär för en kartläggning av plastflöden och behovsbedömning.
Om det inte finns resurser för att göra en kartläggning av plastflöden finns det lärdomar att hämta från andra.
Här är exempel på vanliga produkter av plast där flöden kan kartläggas:
- Sopkärl, soptunnor, riskavfallsbehållare
- Plastpåsar, sanitetspåse
- Pennor, plastfickor
- Möbler, inredningsdetaljer, golv, färg
- Skoskydd, plasthandskar, tandborstar, blöjor
- Plastförpackningar, plastfolie, emballage, bubbelplast
- Livsmedelsförpackningar, mattråg, plastmugg, köksredskap, bricka
- Leksaker, klätterställningar
- Gåvor av plast, ballonger, konfetti
Så gjorde Norrköpings kommun i projektet "Jakten på plasten"
Gör en behovsanalys
Gå igenom plastflödena från kartläggningen och gör en bedömning av behovet av plast. Det kan göras för en hel organisation, en avdelning eller ett pilotprojekt.
Fördelen med att genomföra en behovsanalys inom organisationen eller ett pilotprojekt är att personalen får möjlighet att ifrågasätta plastflödena, hitta egna lösningar samt förankra arbetet för en hållbar plastanvändning. Nackdelen är att det kan ta viktiga resurser i anspråk.
Gå igenom behovet och fokusera på att minska plasten. Om det inte fungerar, kan plasten istället återanvändas? Finns det andra möjligheter? Fundera kring miljöeffekter samt kostnader i tid och pengar.
Eftersom plast är ett relativt billigt material återfinns det ibland där det inte alltid är nödvändigt. På så sätt kan det istället bli en kostnad. Kostnaden behöver inte vara inköpet utan själva hanteringen som lagerhållning och avfallshantering.
Utgå från de största plastflödena och svara på följande frågor.
Minska plastavfall
- Vad är behovet?
- Behövs produkten, förpackningen eller tjänsten?
- Går det att minska användningen eller mängden?
- Finns produkten i förnyelsebart material med lägre klimatpåverkan?
Cirkulera plast
- Kan produkten eller förpackningen återanvändas? Kan produkten repareras? Till exempel, finns produkten i material med längre livslängd och högre kvalitet?
- Finns produkten i återvunnet material?
- Kan produkten eller förpackningen materialåtervinnas (ej energiåtervinning)?
Tänk nytt
- Finns det ett bättre alternativ som uppfyller behovet?
- Finns produkten eller förpackningen i bioplast?
Minska på volymprodukter med kort användningstid
Förpackningar, engångsmaterial och soppåsar är vanliga volymprodukter med kort användningstid. Dessa står för ett stort plastflöde och mängderna är inte alltid befogade utifrån ett resurs- och kostnadsperspektiv.
Köp inte mer än du behöver och förtydliga inom organisationen när dessa artiklar, speciellt engångsmaterial, ska användas och inte användas. Minimera volym och vikt.
Cirkulera förpackningar och köp tunnor, lådor och påsar i materialåtervunnen plast
Förpackningar går inte alltid att ta bort eller minimera. Se istället till att förpackningar kan cirkuleras så att de i första hand kan återanvändas och i andra hand materialåtervinnas. Använd Upphandlingsmyndighetens kriterier för förpackningar vid inköp. De innehåller till exempel krav på att förpackningen ska vara materialåtervinningsbar.
Soptunnor, soppåsar och plastlådor som inte har hygienkrav kan med fördel vara i materialåtervunnen plast.
Ersätt tre plastprodukter med produkter i fossilfria material
Låt organisationen själva hitta produkter som de vill byta ut. Sätt till exempel ett mål på tre plastprodukter per år som ska ersättas med produkter i fossilfria material.
Prioritera och ta beslut
Utifrån kartläggning och övergripande behovsanalys har du fått en bild av vad som behöver prioriteras. Beslut och prioriteringar kan tas på flera nivåer i inköpsprocessen. Här får du exempel på hur du kan kommunicera prioriteringar för att underlätta för organisationen.
Att miljöprioritera upphandlingar är ett arbetssätt för att kunna utveckla kravställning inom specifika områden, exempelvis farliga ämnen, klimat, cirkulär ekonomi, eller för upphandlingar som anses ha stor miljöpåverkan. Det kan också vara för specifika produktgrupper och avtal där kraven gör stor nytta eller där det finns specifika miljömål i kommunen eller regionen.
Att prioritera innebär att det blir tydligare vilka upphandlingar som är prioriterade och även hur. Det blir mindre spretigt och tydligare fokus på mål och effekter. Prioriteringen sker under en viss tidsperiod, till exempel två år.
Begränsa leverantörens beställningsbara sortiment i inköpssystemet. En sortimentsanpassning kan sänka både kostnader och minska avfallet.
Optimera sortimentet utifrån vad som redan används. Styr mot att begränsa sortimentet, det frigör resurser och möjliggör för er att lättare arbeta med kartläggning, behovsanalys längre fram och uppföljning. Förutom miljöfördelar kan ett begränsat sortiment även ge ekonomiska fördelar.
Stöd organisationen genom att arbeta med minskningslistor som visar vilka produkter som är prioriterade. För varje produkt ska det finnas exempel på minst ett bättre alternativ samt en förklaring på varför produkten ska bytas ut.
Beslutsträd kan vara en bra vägledning vid snabb bedömning, men de ger inte alltid en rättvis bild, eftersom miljöpåverkan kan skilja sig åt mellan specifika produkter. Däremot ger det en övergripande bild av hur man på strategisk nivå ska prioritera. Beslutsträd kan också användas vid styrning av enskilda leveranskategorier.
Så kan ett beslutsträd för plast se ut:
- Välj en produkt som går att återanvända.
- Om det inte finns: välj en produkt i förnyelsebart material.
- Om det inte finns: välj en produkt i materialåtervunnen plast.
- Om det inte finns: välj en produkt i biobaserad plast.
- Om det inte finns: välj en produkt som går att materialåtervinna.
Se Stockholm Stads beslutsträd där även kemiskt innehåll bedöms
Genom att kravställa en funktion istället för en specifik produkt eller material blir det möjligt att ta fram nya lösningar i dialog med leverantörer. Genom att ha en tidig dialog med leverantörer skapas nya möjligheter att utveckla produkter.
Dialogen kan ske inför upphandling och under pågående avtal. Request for Information (RFI) är ett sätt att föra dialog inför upphandling. Välj det material som är mest resurseffektivt utifrån den funktion som ska uppnås.
Därför är det viktigt att ha en tidig dialog
Så ställer du funktionskrav i upphandling
Att beräkna livscykelkostnader (LCC) är ett bra sätt för att räkna på skillnad i kostnader för att jämföra till exempel engångs- med flergångssystem. Genom LCC-kalkyler kan du till exempel se om ett flergångssystem lönar sig över tid, även om de initiala kostnaderna är högre. Där kan du även lyfta in samhällskostnader, till exempel kostnad för klimatpåverkan.
Använd LCC för långsiktigt hållbara inköp
Gör en marknadsanalys
I en marknadsanalys får du en bättre uppfattning om huruvida marknaden kan leva upp till era krav och om era krav är rimliga. Det innefattar dels utbudet av produkter, dels vad leverantörer kan erbjuda inom hållbar plastanvändning, till exempel tjänster.
- Hur arbetar leverantörer av varor eller tjänster med hållbar plastanvändning?
- Hur ser kompetensnivån ut hos leverantör och upphandlare?
- Finns det alternativa material till fossil plast?
- Vilka plastsorter finns? Kan de materialåtervinnas?
- Hur arbetar leverantörer med att minska plastavfall från förpackningar och emballage?
- Vilka möjligheter har avfallsentreprenören att materialåtervinna plastprodukter?
Ibland kan marknaden inte möta behoven på ett ändamålsenligt sätt i sådana fall finns anledning att uppmuntra till innovation i en upphandling.
Innovationsupphandling är inte en särskild metod eller förfarande. Det rör sig snarare om ett sätt att främja utveckling i och genom en offentlig upphandling.
RISE har en testbädd för återvinning av plast. Inom testbädden kan du ha pilotprojekt kring materialåtervinning. Det finns utrustning för plastbearbetning, uppgradering och prototyptillverkning. Det finns även utrustning för kemiska analyser samt för åldrings- och långtidsstudier.
Om du inte har tid och möjlighet att utföra en marknadsanalys, fokusera på att använda kriterier som redan är prövade på marknaden. Kriterierna finns i vår kriterietjänst för den specifika produkt eller tjänst som du avser att upphandla.
Var noggrann med dokumentation inför en upphandling
Glöm inte att göra en noggrann dokumentation av inventering och behovsanalys av nuvarande produkter, gärna i dialog med leverantörerna. Den ligger till grund för upphandling och kan vara bra att gå tillbaka till om det uppstår oklarheter.
Relaterade länkar
- Upphandling för att främja cirkulär ekonomi
- Stöd för hållbar plastupphandling
- Nationella upphandlingsstrategin - Mål 6 En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling
- Engångsplast – nya krav för flera produkter (nyhet Naturvårdsverket)
- Naturvårdsverkets vägledning om konstgräsplaner och minskad spridning av mikroplaster
- Förebygg avfall i Göteborgs Stad - Företagare - Göteborgs Stad (goteborg.se)
- Uppsala klimatprotokoll: Checklista för inventering av plast (uppsala.se)
Relaterat innehåll
Botkyrkas samarbete gav bättre priser och minskat sortiment
- Cirkulär ekonomi
Genom att gå ihop med andra kommuner kunde Botkyrka kommun minska sortimentet från 2 000 till 350 artiklar. I och med att volymerna på produkterna blev så stora kunde de även ställa högre klimat- och miljökrav än tidigare och ändå få attraktiva priser.
Uppsala kommun minskar plasten med plastmål
- Cirkulär ekonomi
Varje år orsakar de största kommunerna i Östra Mellansverige 4000 ton koldioxidutsläpp, bara genom sin användning av arbetsmaterial av fossil plast, som till exempel skoskydd, handskar och soppåsar. Uppsala kommun har arbetat aktivt för att minska sina utsläpp.
Flera möjligheter att öka återvinningen av plast
- Cirkulär ekonomi
För att klara Sveriges klimatmål och världens klimatutmaningar behöver återanvändningen av plast öka. Än så länge är efterfrågan på återanvänd plast låg, och därmed metoderna få och utbudet litet. Men offentlig sektor kan genom sina upphandlingar ge leverantörerna möjligheten att växla upp.