Kartlägga och analysera

Finns det tydliga ledningsbeslut om hur verksamheten ska arbeta med ansvarsfulla leveranskedjor, exempelvis genom en uppförandekod eller liknande, kan det vara så att kartläggningsfasen redan är genomförd på en övergripande nivå genom era policy- eller strategibeslut. 

I kartläggningsfasen besvarar ni följande frågor: 

• Finns det hållbarhetsrisker i leveranskedjan för den vara eller tjänst som ska upphandlas? 
• Hur ser förutsättningarna ut i den aktuella branschen? Finns det exempelvis branschinitiativ, märkningar eller andra initiativ som syftar till att hantera hållbarhetsrisker i leveranskedjan? 

Vår digitala tjänst underlättar för dig som upphandlande organisation att identifiera hållbarhetsrisker i leveranskedjan inom ett antal produktområden, som är så kallade ”högriskprodukter”. Det innebär att det finns omfattande dokumentation om att det förekommer risker inom områdena

• mänskliga rättigheter 
• arbetares rättigheter
• miljöskydd
• korruption.

I tjänsten är det möjligt att söka riskanalyser inom ett antal produktområden. Informationen omfattar en beskrivning av leveranskedjan och identifierade risker samt en värdering av om riskerna bedöms vara låga, medelhöga eller höga. För att underlätta har vi delat in leveranskedjan i tre steg: råvara – bearbetning – sluttillverkning. 

Om ni vill identifiera hållbarhetsrisker i leveranskedjan på egen hand kan ni genomföra en så kallad riskanalys. Det är en metod för att identifiera och värdera risker och ger er som upphandlande organisation information om hur leveranskedjan ser ut för den aktuella varan eller tjänsten.  

En riskanalys ska identifiera vilka risker som förknippas med den vara eller tjänst som ska upphandlas. På så sätt kan ni identifiera vad möjliga leverantörer bör känna till, samt vilka krav som är lämpliga att ställa i upphandlingen. 

Nedan följer en beskrivning av hur ni kan genomföra en riskanalys. 

Det första steget består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. En viktig del i detta steg är att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken aktör i leveranskedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare och/eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens?  

Det andra steget syftar till att identifiera en vara eller tjänsts ursprung om detta inte redan framgår av steg 1. Det är viktigt att identifiera spårbarhet eftersom riskerna varierar beroende på var i världen arbetet utförs. 

När ni har kartlagt leveranskedjan och ursprung är nästa steg att samla in information om hur situationen ser ut på områdena mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöskydd och anti-korruption där arbetet utförs.  

Det sista steget handlar om att analysera vilka risker en vara eller tjänsts leveranskedja är förenad med. Analysen bör ta sikte på vilka risker som kan förekomma för att kunna identifiera vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera dessa risker.  

Förutsättningarna för att säkerställa ansvarsfulla leveranskedjor varierar mellan olika branscher. Strukturella problem som förekommer i en hel bransch som exempelvis beror på bristande spårbarhet och transparens i leveranskedjan, kan göra arbetet mer komplext. I sådana situationer kan det vara bra att företag samverkar gemensamt inom branschen, exempelvis genom branschinitiativ och märkningar. 

Det kan vara bra att undersöka om det finns något branschinitiativ som syftar till att förbättra villkoren i leveranskedjan i den aktuella branschen som upphandlingen omfattar. Branschinitiativ i form av gemensamma riktlinjer kan spara både tid och resurser för företagen och kan även vara en möjlighet att driva branschgemensamma frågor. 

Exempel på sådana initiativ är 

• Responsible Business Alliance (RBC) inom elektronikindustrin
• Fair Wear Foundation inom textilindustrin. 

I vissa fall är det möjligt att hänvisa direkt till en märkning i upphandlingsdokumentet. Med en märkning granskar en tredje part att en vara eller tjänst uppfyller kriterierna för märkningen. En märkning behöver alltså inte granskas av er som upphandlande organisation.  

Användning av märkning

Exempel på sådana märkningar är: 

• Fairtrade 
• Utz Certified 
• Rainforest Alliance  
• TCO certified. 

Det finns många olika märkningar på marknaden och det kan vara svårt att veta vad de innebär. Det är viktigt att vara uppmärksam på att en märkning inte alltid omfattar hela leveranskedjan, och i komplicerade leveranskedjor betyder detta att det kan vara många produktionsenheter som inte täcks av märkningen. Trots det är märkningar ändå positiva för att demonstrera åtgärder i leveranskedjan. 

Under den här fasen gör ni som upphandlande organisation en analys av den kunskap om leveranskedjan för den aktuella branschen, som ni har samlat in under planerings- och kartläggningsfasen. Vad innebär er analys för den aktuella upphandlingen och vilka krav och villkor är lämpliga att ställa? 

Om det finns tydliga ledningsbeslut om hur verksamheten ska arbeta med ansvarsfulla leveranskedjor, exempelvis genom en uppförandekod eller liknande, kan det vara så att analysfasen redan är genomförd på en övergripande nivå genom dessa policy- eller strategibeslut. 

I analysfasen svarar ni på följande frågor: 

• Vilka krav och villkor är lämpliga att ställa i den aktuella upphandlingen? 
• Vad innebär förutsättningarna i den aktuella branschen för er i er upphandling? Finns det några särskilda utmaningar och hur bör ni i sådana fall hantera dessa?  

Baserat på informationen om vilka hållbarhetsrisker som ni har identifierat i den aktuella branschen, och var i leveranskedjan dessa risker förekommer, kan ni besluta vilka krav och villkor ni ska fastställa i upphandlingen. 

Tänk på att riskerna ofta ökar längre ner i leveranskedjan. Det är sällan som de största riskerna finns i tillverkningsfasen där exempelvis en vara slutligen sätts samman. Det kan vara bra att ha i åtanke när ni ska fastställa vilka krav och villkor ni ska inkludera i upphandlingen. I upphandlingar som rör sådana branscher kan det vara lämpligt att tillämpa villkoren för hållbara leveranskedjor (avancerad nivå). Kraven på basnivå är begränsade till att endast omfatta underleverantörer som direkt medverkar till att fullgöra kontraktet. 

Mer om bas och avancerad nivå under fasen Upphandla 

Förutsättningarna för att säkerställa ansvarsfulla leveranskedjor varierar som framkommit ovan mellan olika branscher. Det kan vara bra att inför genomförandet av upphandlingen analysera om det exempelvis finns några särskilda utmaningar i leveranskedjan inom den aktuella branschen och hur ni i sådana fall bör hantera det i samband med upphandlingen.