Att ange arbetsrättsliga villkor

Villkoren ska gälla för de anställda arbetstagare som ska utföra arbete enligt det upphandlade kontraktet. Detta gäller även för anställda arbetstagare hos eventuella underleverantörer som direkt medverkar i kontraktet. Det är inte tillåtet att ställa som villkor att leverantörer generellt ska tillämpa villkoren för alla sina arbetstagare eller att villkoren ska gälla även för tid före eller efter arbetet enligt det aktuella kontraktet. Detta beror på att alla kontraktsvillkor som ställs i en upphandling ska ha en koppling, en anknytning, till kontraktsföremålet. Att kontraktsvillkoren ska ha en koppling till det som anskaffas innebär i det här sammanhanget alltså att kontraktsvillkoren endast får reglera villkoren för de arbetstagare som är sysselsatta i det arbete som upphandlingen avser. Om en arbetstagare endast delvis utför arbete inom upphandlingskontraktet får villkoren därmed bara gälla förmåner under den del av anställningen som avser det arbetet. 

Begreppet arbetstagare 

Vad gäller för underleverantörer?

Under behövlighetsbedömningen kan du tillsammans med arbetsmarknadens parter ha säkerställt vilket kollektivavtal som är relevant för de arbetsrättsliga villkoren i din upphandling. Du bör också ha tagit reda på om kollektivavtalet innehåller villkor för lön, semester och arbetstid så att det går att ange nivåer på villkoren. 

Behövlighetsbedömning 

Tänk på att det inte är tillåtet att ange som villkor att en leverantör ska vara bunden av ett kollektivavtal.  Det skulle strida mot proportionalitetsprincipen, då kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Ett kollektivavtal innehåller så mycket mer än vad som kan vara rimligt att ställa krav på för att kontraktet ska kunna utföras. De åtgärder som den upphandlande organisationen genomför får inte gå utöver vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen. 

Villkoren, lön, semester och arbetstid, ska istället vara hämtade från, och vara i nivå med, de lägsta nivåer som följer av ett centralt kollektivavtal och inkluderas i upphandlingsdokumenten. Detta för att skapa en transparens i upphandlingsprocessen. 

Det är viktigt att villkoren formuleras så att arbetstagarna minst är garanterade villkoren. Kontraktsvillkoren ska inte utgöra ett hinder mot att arbetstagarna erbjuds mer förmånliga villkor. 

Villkoren ska formuleras så att leverantören säkerställer att dennes eventuella underleverantörer som direkt medverkar också efterlever att de arbetsrättsliga villkoren uppfylls.  

Vad som gäller för underleverantörer

När du har tagit del av kollektivavtalet bör du först skapa dig en överblick, bland annat med hjälp av information från arbetsmarknadens parter, om var i kollektivavtalet villkoren för lön, semester och arbetstid finns. Villkoren kan finnas i olika delar av kollektivavtalet samt i bilagorna. 

När du tar fram villkoren är det viktigt att alla villkor kommer från ett och samma kollektivavtal. Du får alltså inte ta lönevillkor från ett kollektivavtal och arbetstidsvillkoren från ett annat. Kollektivavtalen är förhandlade av arbetsmarknadens parter i ett sammanhang. Till exempel kan en lägre lön vara kompenserad av en mer förmånlig semesterreglering. Det skulle också vara mindre förenligt med den svenska arbetsmarknadsmodellen om upphandlande organisationer skulle använda sig av villkor från olika kollektivavtal. 

Om flera olika yrkesgrupper kommer att medverka till fullgörandet av kontraktet och om det har visat sig behövlighet för flera yrkesgrupper, behöver du ange villkoren för alla yrkesgrupper där det är behövligt. 

De arbetsrättsliga villkoren behöver formuleras tydligt och förutsägbart så att alla leverantörer uppfattar dem på samma sätt och därmed behandlas lika och kan lämna anbud med lika förutsättningar. Detta behövs även för att upphandlingsprinciperna ska följas. Om det till exempel inte är tydligt exakt vilken eller vilka lägsta löner som ska gälla eller under vilka förutsättningar, riskerar det att leda till att leverantörer som har valt att inte teckna ett kollektivavtal, inte får samma förutsättningar att lämna ett anbud.   

I Sverige är det frivilligt att teckna kollektivavtal och kollektivavtalen är inte alltid publikt tillgängliga. Det är därför inte tillräckligt att enbart hänvisa till några paragrafer eller sidor i ett eller flera kollektivavtal om leverantörerna inte kan få tillgång till kollektivavtalet. Det kan även vara olämpligt att hänvisa till paragrafer eller sidor i ett kollektivavtal, även om det bifogas. Det medför onödigt många dokument, som gör det svårare för anbudsgivarna att ta till sig det väsentliga som upphandlingen avser och som ska gälla under kontraktstiden. Tänk även på att arbetsmarknadens parter kan ha upphovsrätt för publicering av kollektivavtalet. 

Lagen om medbestämmande i arbetslivet (Sveriges riksdags webbplats) 

Arbetstagarorganisationer är skyldiga att lämna in de kollektivavtalsvillkor för utstationerade arbetstagare som ska tillämpas vid utstationering till Arbetsmiljöverket. Dessa kan även utgöra information för vilka villkor som kan komma att tillämpas vid offentlig upphandling.  

Svenska arbetsmarknadsmodellen och kollektivavtal (Arbetsmiljöverkets webbplats)

Begrepp och termer inom arbetsrättsliga villkor i upphandling

Kollektivavtalens villkor innehåller många gånger mer förmånliga bestämmelser än vad som skulle gälla enligt lag, till exempel förmånligare semesterlön än vad som gäller enligt semesterlagen. 

I vissa fall finns det dock möjlighet att avvika från bestämmelser i gällande lagstiftning till arbetstagarens nackdel, om avsteget görs genom kollektivavtal. Sådana bestämmelser (semidispositiv lagstiftning) om att avvikelse kan ske i kollektivavtal finns bland annat i semesterlagen och i arbetstidslagen. 

Det är bara de arbetsgivare som är bundna av ett kollektivavtal som får göra avsteg från lagens semidispositiva regler i enlighet med vad som överenskommits i kollektivavtalet. Arbetsgivare som inte är bundna av ett kollektivavtal måste följa de regler för arbetstid och semester som framgår av lag. Detta innebär att det är de villkor som är mest förmånliga för den enskilda arbetstagaren som ska ställas i en upphandling. En arbetsgivare som inte är bunden av kollektivavtal skulle annars bryta mot den arbetsrättsliga lagstiftningen, om villkoren i upphandlingen baseras på nivåer i kollektivavtal som understiger lag. 

När villkoren anges är det därför viktigt att säkerställa att de villkor som ska gälla inte innebär att leverantörer riskerar att bryta mot någon lagstiftning när villkoren ska tillämpas. 

Villkoren i kollektivavtal är inte alltid tydliga. För att arbetsrättsliga villkor ska kunna ställas i en upphandling krävs att villkoren i upphandlingsdokumenten är transparenta och att det tydligt framgår vilka kontraktsvillkor som gäller. För att kunna ställa tydliga villkor som blir transparanta i upphandlingen ska villkoren tas fram i samråd med arbetsmarknadens parter. Syftet med kontakten med arbetsmarknadens parter är då att de ska klargöra hur kollektivavtalet ska tolkas. Utgångspunkten är att det är arbetsmarknadens parters gemensamma tolkning av kollektivavtalet som ska ligga till grund för villkoren. 

Om inte arbetsmarknadens parter har en gemensam tolkning av en viss skrivning i sitt kollektivavtal får den upphandlande organisationen överväga om den trots det kan uppge en miniminivå baserad på de uppgifter parterna har lämnat.  

Begrepp och termer inom arbetsrättsliga villkor i upphandling

Vi har publicerat mallar för kontraktsvillkor samt en mall för ifyllandet av villkoren för lön, semester och arbetstid (bilaga till kontraktsvillkoren). Dessa hittar du i vår kriteriedatabas. Villkoren är utformade på en basnivå för att du ska kunna uppfylla dina skyldigheter enligt upphandlingslagstiftningen. 

Mallarna till kontraktsvillkor för arbetsrättsliga villkor 

Om vi på Upphandlingsmyndigheten har tagit fram villkor om lön, semester och arbetstid för specifika yrkesgrupper eller tjänster har vi inhämtat synpunkter från arbetsmarknadens parter. Respektive upphandlande organisation behöver då inte kontakta arbetsgivar- och arbetstagarorganisationerna. 

Upphandlingsmyndighetens framtagna arbetsrättsliga villkor 

I Sverige finns det inga lagstadgade nivåer för lön. Lönenivån regleras därför uteslutande genom kollektivavtal eller enskilda anställningsavtal. Med lön brukar avses inte bara själva grundlönen utan även vissa tillägg som den som utför arbetet kan ha rätt till, till exempel tillägg för obekväm arbetstid och övertidsersättning. Lönebegreppets närmare innehåll kan variera mellan olika branscher och bör därför i det enskilda fallet avgöras med ledning av kollektivavtal eller praxis i den aktuella branschen. 

När villkor om lön ska ställas i en upphandling menas den lön som utgår för arbetad tid. Om permitteringslön anges i ett kollektivavtal är det därmed inte den lönenivån som ska anges som villkor i en upphandling, eftersom permitterade arbetstagare inte utför något arbete.  

Kollektivavtalen kan innehålla bestämmelser om lön vid jourtid och beredskap för akuta situationer. Dessa bestämmelser innebär inte alltid att arbetstagare utför något arbete, men de har en beredskap att snabbt kunna påbörja ett arbete. Sådana bestämmelser kan därmed vara relevanta att ta med i de arbetsrättsliga villkoren inför upphandlingen.  

Förekommer ackordslöner i kollektivavtalet bör en bedömning göras innan sådana lönevillkor tas med i upphandlingen för att säkerställa att det finns förutsättningar att följa upp efterlevnaden. En förutsättning för att lönevillkoren ska anges är att ackordsmodellen är sådan att du teoretisk kan kontrollera att arbetstagarna får rätt ackordslön. Om det inte är möjligt bör du inte ange villkoren i din upphandling. En bedömning kan göras i samråd med arbetsmarknadens parter. 

Framkommer inga lägsta lönenivåer i kollektivavtalet så har du fortfarande en skyldighet att ta fram villkor för arbetstid och semester enligt kollektivavtalet. 

Det är viktigt att villkoren du ställer i upphandlingen inte är lägre än lagstadgade nivåer enligt till exempel arbetstidslagen eller semesterlagen.  

Ibland kan det även finnas speciallagstiftning, nationella eller EU-gemensamma, som gäller för en viss bransch eller yrkesgrupp. Exempel på detta är inom vägtransporter där det finns flera förordningar och lagar som reglerar arbetstid och dygns- och veckovila.  

Det framgår inte alltid tydligt av kollektivavtalen om någon avvikelse gjorts från en semidispositiv lagstiftning. Du bör därför fråga arbetsmarknadens parter om någon avvikelse gjorts och i så fall i vilka avseenden. 

Arbetstidslagen (webbplats Sveriges riksdag) 

Semesterlagen (webbplats Sveriges riksdag)

Om det saknas förutsättningar för den upphandlande organisationen att ange nivån för ett villkor är den inte skyldig att ställa det villkoret. Så kan exempelvis vara fallet om den upphandlande organisationen efter kontakt med arbetsmarknadens parter kan konstatera att:

• Det finns inte ett centralt kollektivavtal för de aktuella arbetstagarna.
• Det aktuella centrala kollektivavtalet innehåller enbart ett löneutrymme, men inte fastställda lönenivåer för arbetad tid (så kallad sifferlösa avtal).
• Den upphandlande organisationen inte får tillgång till kollektivavtalet.

Arbetsmarknadens parter har inte någon skyldighet att tillhandahålla kollektivavtalet till en upphandlande organisation. Det finns därmed ingen möjlighet för upphandlande organisation att kräva att få tillgång till kollektivavtalet.

Om det saknas förutsättningar att ange något av villkoren (lön, semester eller arbetstid) ska övriga villkor ändå ställas. Detta gäller till exempel om det saknas uppgift om lön i kollektivavtalet. I sådant fall ska villkor om semester och arbetstid anges.

Samrådet med arbetsmarknadens parter bör ske löpande under tiden du tar fram villkoren, för att skapa tydlighet och förståelse för det som ska tas med i upphandlingsdokumenten. 

För att få en så bra dialog som möjligt med arbetsmarknadens parter kan det vara bra att inför samrådet, när du får del av kollektivavtalet, säkerställa vilka tidsramar som arbetsmarknadens parter kan behöva för att genomföra samrådet. 

Om ni har kommit överens om att parterna ska identifiera och ta fram förslag på arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtalet är det viktigt att du förstår vad de föreslagna villkoren innebär. Tycker du att det är svårt att tyda villkoren eller inte förstår vissa ord eller begrepp är det viktigt att fråga parterna om ett förtydligande. Får du därefter inte en gemensam tydlig förklaring av båda parter, bör du överväga att inte ställa villkoren i upphandlingen. Bristen på en gemensam förklaring kan ses som att parterna inte är överens om tolkningen av kollektivavtalet. Det kan då saknas förutsättningar för att ställa villkoren i en upphandling. Detta trots att det finns ett behov av att ställa villkoren. 

Om det istället var överenskommet att du ska ta fram villkoren från kollektivavtalet är det viktigt att samråd sker med både arbetstagarorganisationen och arbetsgivarorganisationen. Detta för att säkerställa att innebörden av de villkor du har tagit fram stämmer överens med parternas gemensamma bild och innebörden av kollektivavtalet.  

Ibland kan det bli nödvändigt att genomföra samråd i flera omgångar för att säkerställa att du förstår innebörden av villkoren.  

I samband med att ni tar fram de arbetsrättsliga villkoren (och de övriga kraven och villkoren) till upphandlingsdokumenten är det viktigt att fundera på hur din organisation ska följa upp dem genom att ta fram en uppföljningsplan. Er uppföljningsplan för de arbetsrättsliga villkoren bör anpassas till hur och när andra villkor och krav ska följas upp samt till: 

• Hur stor risk det finns för oskäliga arbetsvillkor.  
• Hur strategiskt viktiga de arbetsrättsliga villkoren är i den enskilda upphandlingen. 
• När relevanta personer i er organisation kan medverka i uppföljningen. 

När ni tar fram er uppföljningsplan av villkoren bör ni även fundera på hur ni ska hantera brister som kan uppstå. Uppföljningsplanen, eller beskrivning av hur uppföljningen kommer gå till kan inkluderas i upphandlingsdokumenten.  

Tänk på att sanktioner bör stå i proportion till kontraktsvärdet och de konsekvenser bristerna kan orsaka. Det finns inget som hindrar att en sanktion utesluter möjligheten att använda andra sanktioner, om bristerna fortsätter och om ni har angett detta i kontraktet. 

Exempel på sanktionerna kan vara: 

• beställningsstopp (om detta är möjligt) 
• innehållande av betalning/prisavdrag 
• vite.

Ta hänsyn till värdet av hela kontraktet, kontraktets strategiska betydelse samt vilka möjligheter ni kommer att ha för att följa upp efterlevnaden av villkoren när ni formulerar sanktioner. Kommer ni till exempel ha möjligheten att tillfälligt kunna stoppa leveranser eller köpa från någon annan leverantör om ni upptäcker allvarliga brister.  

Syftet med lagstiftningen om arbetsrättsliga villkor är att motverka oskäliga arbetsvillkor och främja en sund konkurrens. Formulera därför hellre lämpliga påföljder i kontraktet som främjar att leverantören ändrar sitt arbetssätt, istället för att ni direkt begär vite eller säger upp kontraktet med omedelbar verkan. Självklart bör ni säkerställa att ni alltid har möjlighet vidta lämpliga sanktioner om ni bedömer att det finns sakliga skäl att göra det. 

Uppföljning av arbetsrättsliga villkor