Behövlighetsbedömning – när ska villkoren ställas?

Bedömningen av om det finns ett behov att ställa arbetsrättsliga villkor görs lämpligast samtidigt som en marknadsanalys inför en upphandling, och utgör därmed en del av beskrivningen av kontraktsföremålet, det vill säga det som ska upphandlas. Det är varje enskild upphandlande organisation som har ansvaret att utifrån tillgänglig information bedöma om det finns en risk för oskäliga arbetsvillkor och därmed är behövligt att ställa arbetsrättsliga villkor i den enskilda upphandlingen.  

Marknadsanalys 

Innan du genomför en upphandling behöver du planera och förbereda arbetet. För arbetet med arbetsrättsliga villkor inkluderar planeringen att bedöma om det är aktuellt att ställa arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal. Om din organisation har tydliga ledningsbeslut eller andra styrdokument om hur verksamheten ska arbeta med arbetsrättsliga villkor, exempelvis en övergripande policy, ett strategidokument eller liknande, kan planeringsfasen redan helt eller delvis vara genomförd. 

Ett första steg för att kunna bedöma om du behöver ställa arbetsrättsliga villkor i din upphandling är att identifiera värdet på den kommande upphandlingen. 

En första kontroll för att se om det finns skyldighet att ställa arbetsrättsliga villkor är att identifiera vilket värde det kommande kontraktet uppskattas till. Detta kan vara en förhållandevis lätt uppgift att ta fram om det är ett återkommande kontrakt eller återkommande ramavtal där det finns inköpsstatistik. Om det däremot är ett nytt behov som har uppkommit kan en mer omfattande analys behöva göras. 

Beräkna värdet på upphandlingen

Visar det sig att värdet av det kommande kontraktet kommer att överstiga de tröskelvärden som finns, kan du ha en skyldighet att ställa arbetsrättsliga villkor i upphandlingen. Så blir fallet om det skulle visa sig att det är behövligt, det vill säga att det finns en risk för oskäliga arbetsvillkor för dem som ska utföra arbetet enligt kontraktet. 

Tröskelvärden  och direktupphandlingsgränser

Om värdet av kontraktet är under gällande tröskelvärden eller om kontraktet avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster finns ingen skyldighet att ställa arbetsrättsliga villkor. Det kan dock vara relevant att ställa arbetsrättsliga villkor, om det skulle bedömas behövas. Se mer under ”Definiera egna mål och syften”. 

I planeringen inför upphandlingen är det bra att definiera vilka mål och syften du har med upphandlingen. Även om det inte är en skyldighet enligt lagens mening att ställa arbetsrättsliga villkor kan din organisation fortfarande ha egna uppsatta mål. Det kan till exempel handla om att säkerställa skäliga arbetsvillkor för vissa arbetstagare eller inom vissa branscher. Det som ska upphandlas kan vara av medialt intresse eller uppmärksammat på annat sätt. Det kan då vara av intresse att undersöka behovet trots att du inte har en laglig skyldighet att ställa villkoren. 

I dessa fall kan du behöva genomföra en behövlighetsbedömning för att analysera om det är behövligt att ställa arbetsrättsliga villkor för att minimera en risk för oskäliga arbetsvillkor eller uppnå din organisations målsättningar. Detta beror självklart på hur målen i din organisation är beskrivna och vilket strategiskt värde din upphandling har. 

Har du kommit fram till att du behöver göra en behövlighetsbedömning är det bra att planera för hur du ska genomföra det arbetet.  

Du kan utgå från våra publicerade riskbedömningar. Varje enskild upphandling har dock olika förutsättningar och det kan även förekomma vissa regionala skillnader inom en bransch. Observera att våra riskbedömningar är generella för hela Sverige. En bedömning måste därför också alltid göras i det enskilda fallet. Det är därför bra att göra en marknadsundersökning och tillsammans med bland annat leverantörer och lokala företrädare för arbetsmarknadens parter analysera hur situationen ser ut för din specifika upphandling. Det kan också förekomma skillnader på grund av att andra krav eller villkor har ställts. Exempel på andra krav eller villkor som kan påverka behövlighetsbedömningen är specifika krav på leveranstider eller att arbetet ska utföras på specifika tider. Detta kan medföra att riskerna inte längre är aktuella för just din upphandling, eller att det förhöjer den risk vi har identifierat. 

Våra riskbedömningar för olika yrkesgrupper innehåller ett antal riskindikatorer som sammantaget visar på om det anses vara behövligt eller inte att ställa arbetsrättsliga villkor. Förekomst av flera riskindikatorer för en yrkesgrupp ökar risken för oskäliga arbetsvillkor under kontraktstiden. 

Upphandlingsmyndighetens publicerade riskbedömningar 

Visar din behövlighetsbedömning att arbetsrättsliga villkor  kan behöva ställas i upphandlingen söker du efter om det finns relevanta villkor i  vår kriteriedatabas. Har vi inte publicerat några relevanta villkor kan du undersöka om någon annan upphandlande organisation har annonserat en liknande upphandling med arbetsrättsliga villkor. 

Har vi kommit fram till slutsatsen att det är låg risk för oskäliga arbetsvillkor och din behövlighetsbedömning visar på detsamma kan det vara bra att dokumentera er slutsats. 

Om du hittar en liknande upphandling med arbetsrättsliga villkor bör du i så fall ta kontakt med den upphandlande organisationen för att få information om hur de har tagit fram villkoren. Oavsett om villkoren har använts i en liknande upphandling behöver du säkerställa att villkoren är anpassade till det kontraktsföremål som ska upphandlas. Eventuellt behövs ett kompletterande samråd med arbetsmarknadens parter. 

Hittar du inte någon liknande upphandling med publicerade arbetsrättsliga villkor behöver du själv kontakta arbetsmarknadens parter för att få hjälp att ange villkoren. 

Hur de arbetsrättsliga villkoren tas fram

Om det skulle visa sig i en marknadsundersökning att det finns andra förutsättningar för din upphandling eller regionala skillnader på leverantörsmarknaden, behöver du agera efter de risker som finns för just din upphandling. 

Även om vår generella riskbedömning visar på risk för oskäliga arbetsvillkor, innebär det ingen skyldighet att ställa arbetsrättsliga villkor i upphandlingen som du ska genomföra, om din egen behövlighetsbedömning visar att det inte är behövligt.  

Skulle din behövlighetsbedömning däremot visa att det är behövligt att ställa arbetsrättsliga villkor trots att vår riskbedömning visar något annat, kan du ha en skyldighet att ställa dem. 

Har vi inte publicerat någon riskbedömning behöver du genomföra en behövlighetsbedömning om 

• upphandlingen du ska genomföra är över tröskelvärdet och inte avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster. 
• din organisation har egna organisatoriska mål som strävar efter att ställa arbetsrättsliga villkor när det är behövligt. 

Ett första steg för att genomföra en behövlighetsbedömning är att identifiera vilka arbetstagare som ska genomföra det upphandlade kontraktet. 

För att kunna genomföra en behövlighetsbedömning behöver du först analysera vilka arbetstagare som kommer att förekomma vid utförandet av kontraktet. Det är viktigt att tänka på att även inkludera de arbetstagare som inte utför huvudföremålet för upphandlingen. Däremot kan arbetstagare som ska utföra mindre eller indirekta arbetsuppgifter undantas från behövlighetsbedömningen. Administrativ personal och andra som endast medverkar i begränsad omfattning kan därmed undantas. Det är heller inte alltid proportionerligt att ställa arbetsrättsliga villkor för arbetsuppgifter som kan anses vara kringtjänster eller av lågt värde, till exempel om upphandlingen avser varor och leveransen av varorna endast motsvarar en mindre del av kontraktsvärdet.  

Vilka arbetstagare omfattas av de arbetsrättsliga villkoren

Vid till exempel persontransporter, så som skolskjuts, turbundna resor eller färdtjänstresor, är det förarna som medverkar vid utförandet av kontraktet som ska omfattas av arbetsrättsliga villkor. Däremot, beroende på hur man utformar uppdraget i upphandlingen, så kan de arbetsrättsliga villkoren även behöva omfatta andra yrkesgrupper. 

På samma sätt behöver du fundera över om de som utför transporterna i en varuupphandling är arbetstagare som utför kontraktet eller om de utför en mindre del av kontraktet. Detta beror helt på hur du utformar uppdraget och på hur stor del av upphandlingsföremålet som transporten avser. 

Ibland förekommer flera olika yrkesgrupper i ett kontrakt och behövlighetsbedömningen av dessa yrkesgrupper kan leda till olika resultat. Det kan också förekomma både vara och tjänst i samma kontrakt. En behövlighetsbedömning kan då visa att det finns behov att ställa arbetsrättsliga villkor för endast den ena yrkesgruppen eller flera yrkesgrupper. 

I detta steg är det viktigt att samverka tillsammans med ansvariga beställare och diskutera vilka arbetsuppgifter som kommer att ingå i utförandet av kontraktet. Ansvariga beställare har oftast bäst kännedom om innehållet i kontraktsutförandet. 

Är det ett nytt avtalsområde som ska upphandlas kan det vara bra att fråga marknadsaktörer och potentiella leverantörer i en marknadsanalys om vilka arbetsuppgifter som kan bli aktuella under kontraktstiden. Kontrollera även med dessa aktörer vilka arbetstagare som kan komma att medverka i utförandet av kontraktet och vilka risker för oskäliga arbetsvillkor som de bedömer kan finnas.  

Marknadsanalys 

När du har identifierat vilka arbetstagare som kommer att förekomma under kontraktstiden behöver du identifiera vilka som är arbetsmarknadens parter. Detta kan ske på olika sätt. 

Ett sätt att identifiera arbetsmarknadens parter inom den eller de aktuella branscherna är att redan i en marknadsanalys fråga potentiella leverantörer om vilka de är. 

Ett annat sätt är att leta på Medlingsinstitutets webbplats. Där finns information om vilka arbetstagarparter och arbetsgivarparter som finns i Sverige. Medlingsinstitutet har cirka 700 kollektivavtal registrerade. Själva kollektivavtalen är dock inte tillgängliga elektroniskt. 

Medlingsinstitutets webbplats

Skulle du inte få fram informationen på något av ovanstående sätt kan du alltid göra en webbsökning på kollektivavtal och aktuell bransch. Viktigt att tänka på är att kontakta någon av föreslagna arbetsmarknadsparter för att säkerställa att informationen från webbsökningen stämmer.

När du nu har analyserat vilka arbetstagare som är aktuella och vilka som är arbetsmarknadens parter, är det dags att bedöma om det finns risk för oskäliga arbetsvillkor för denna/dessa yrkesgrupper. En behövlighetsbedömning ska göras genom att utgå från ett helhetsperspektiv samt skapa en samlad bedömning över de risker som behöver tas hänsyn till. 

Nedan beskriver vi de riskindikatorer som vi har identifierat som kan indikera om det finns risk för oskäliga arbetsvillkor. Indikatorerna är angivna utan någon prioritets- eller betydelseordning. 

• Om det generellt sett är en låg utbildningsnivå eller om det helt saknas krav på utbildning för att genomföra yrket är detta en risk för oskäliga arbetsvillkor. En liknande risk är om det är vanligt med bristfälliga språkkunskaper i svenska hos yrkesgruppen. 
• En annan risk är om det inom den specifika branschen kan förekommer utstationerad arbetskraft. Information om var utstationerad arbetskraft finns kan letas upp på Arbetsmiljöverkets webbplats. Där ska alla företag som anlitar utstationerad arbetskraft registrera sina uppgifter om utstationering. Där finns även information om vilka utstationeringskollektivavtal som finns mellan arbetsmarkandes parter för utstationerad arbetskraft. Viktigt att påpeka är att även om denna skyldighet finns kan det förekomma brister i att företag inte alltid registrerar uppgifterna. 

Uppgifter om utstationering (Arbetsmiljöverkets webbplats) 

Utstationeringskollektivavtal (Arbetsmiljöverkets webbplats) 

• Andra risker som kan finnas och som kan ge upphov till oskäliga arbetsvillkor, är om det sker systematiska brott mot arbetstidslagen. Även detta har Arbetsmiljöverket en skyldighet att inspektera. 
• En låg anslutningsgrad till kollektivavtal kan vara en indikation på att arbetstagare inte får skäliga arbetsvillkor. Notera dock att en anledning till en låg anslutningsgrad kan vara att det finns många små- eller egenföretagare inom branschen som inte har behov av att teckna ett kollektivavtal. En ytterligare anledning till en låg anslutningsgrad kan vara om det finns flera centrala kollektivavtal för samma eller liknande yrkesgrupper.  Vid kontakten med arbetsmarknadens parter kan man få kännedom om det är låg anslutningsgrad till kollektivavtalen inom branschen.  
• Förekommer det en hög konkurrens inom branschen kan detta vara en indikation på att många leverantörer konkurrerar om de offentliga kontrakten och därigenom kan pressa priserna. När priserna pressas för mycket kan leverantörer sänka priserna på bekostnad av arbetstagaren rättighet att få skäliga arbetsvillkor. 
• När leverantörskedjan är lång eller komplex eller om det är vanligt att leverantörer använder flera underleverantörer för att utföra kontraktet, kan det vara en indikation på att arbetstagarens rättigheter ”göms undan”. Genom att skjuta ansvaret neråt i leveranskedjan finns det en risk att leverantören inte har möjlighet att säkerställa skäliga arbetsvillkor för de arbetstagare som utför arbetet. 
• Andra riskindikatorer är om det finns särskilda regleringar inom branschen eller risk att det förekommer svart arbetskraft eller annan ekonomisk brottslighet. I dessa fall kan du söka efter information på Skatteverkets, Ekobrottsmyndighetens eller Arbetsmiljöverkets webbplats. Ett exempel på en särskild reglering är om Skatteverket har beslutat om att det ska finnas personalliggare på en arbetsplats.  

Skatteverkets regler för personalliggare (Skatteverkets webbplats) 

Ekobrottsmyndighetens checklista för risk om ekonomisk brottslighet 

• Har en bransch gått från att ha ingått i den egna verksamheten till att ha blivit outsourcad till privata leverantörer, kan detta ses som en risk. Lika så om en bransch har blivit avreglerad. Det vill säga att branschen tidigare har varit statligt reglerad. Exempel på en avreglering är taxibranschen eller elmarknaden. 
• Även vid brister i arbetsmiljön kan detta vara en risk för oskäliga arbetsvillkor. Information om vilka brister i arbetsmiljön som förekommer inom olika branscher finns på Arbetsmiljöverkets webbplats. Arbetsmiljöbrister kan förekomma av många olika slag och kan påverka arbetstagarens rättighet till andra arbetsvillkor. Exempel på brister i arbetsmiljön är: 
  
  • belastningsproblem
  • felaktig hantering av kemikalier 
  • trafikolyckor 
  • hot och våld på arbetsplatsen 
  • stress 
  • fallolyckor. 

Arbetsskade- och arbetsmiljöstatistik (Arbetsmiljöverkets webbplats) 

Under behövlighetsbedömningen kan flera risker identifieras och ibland bekräftas med statistik och rapporter från oberoende källor. Men en risk kan lika gärna identifieras genom indikationer eller observationer från olika arbetsmarknadsparter genom deras dagliga arbete med inspektioner eller uppföljning. 

Respektive arbetsmarknadspart kan ha olika uppfattning om huruvida det finns risker för oskäliga arbetsvillkor. Av den anledningen är det viktigt att du, så långt det är möjligt, säkerställer att riskerna går att kontrollera och inte blir för generella. 

Där behövlighetsbedömningen visar att det förekommer risk för oskäliga arbetsvillkor behöver du se till att få ut kollektivavtalet. I första hand kan du söka på arbetsmarknadens parters webbplatser för att se om kollektivavtalet finns publicerat. Ett kollektivavtal behöver inte finnas publikt tillgängligt. Det viktiga är att det ska vara ett centralt kollektivavtal som gäller i hela Sverige för den aktuella yrkesgruppen eller motsvarande arbetstagare i den aktuella branschen. I andra hand bör du kontakta arbetsmarknadens parter för att kunna få ta del av kollektivavtalet. Det spelar ingen roll vilken av parterna som du kontaktar. Får du inte ut kollektivavtalet från den ena parten, kan du kontakta den andra parten. 

Det kan eventuellt också finnas kompletterande överenskommelser som arbetsmarknadens parter har tagit fram som berör lön, arbetstid och semester. Sådana överenskommelser kan, enligt arbetsmarknadens parter, gälla för offentlig upphandling och/eller för utstationering av arbetskraft. Begär även ut sådana överenskommelser. De kan ses som underlag för att ange de arbetsrättsliga villkoren, om överenskommelsen är ett komplement till det centrala kollektivavtalet och gäller för alla arbetstagare. 

Samtidigt som du begär ut kollektivavtalet bör du be arbetsmarknadens parter identifiera var i kollektivavtalet det finns bestämmelser för arbetstid, lön och semester och vilka villkor som de anser ska tillämpas för offentlig upphandling. Detta för att det är arbetsmarknadens parter som tillsammans har tecknat kollektivavtalet och därmed vet var villkoren framkommer i kollektivavtalet. 

Alla tre villkoren, arbetstid, lön och semester, behöver identifieras och ställas i upphandlingen. Detta även om behövlighetsbedömningen till exempel visar att endast arbetstidens förläggning riskerar att bli oskälig för arbetstagaren under utförandet av kontraktet för arbetstagaren. Anledningen till detta är att villkor som rör lön, semester och arbetstid anses utgöra de mest centrala för att arbetstagare ska vara garanterade skäliga anställningsvillkor. 

Skulle du inte få ut kollektivavtalet eller om det inte finns något centralt kollektivavtal för den aktuella yrkesgruppen, har du ingen skyldighet att ställa arbetsrättsliga villkor. Anledningen är att det då inte finns några förutsättningarna för att ta fram villkoren. Ett alternativ att överväga i dessa situationer är att ställa andra krav eller villkor för att minimera risken för osund konkurrens eller oskäliga arbetsvillkor. Exempel på andra krav kan vara arbetsmiljökrav eller krav att anbudsgivare ska lämna in en tidsplanering för när arbetet ska utföras och av vilka arbetstagare. Men du kan även överväga att ange att enbart arbetstids- respektive semesterlagstiftningen minst ska uppfyllas som villkor i kontraktet.  

Inom vissa branscher, till exempel städbranschen, finns flera centrala kollektivavtal med olika arbetstagar- och arbetsgivarparter. Det är därför viktigt att vid kontakten med arbetsmarknadens parter fråga om det finns flera centrala kollektivavtal inom branschen, så kallade parallella kollektivavtal. I dessa fall behöver du även analysera vilket kollektivavtal som ska ligga till grund för villkoren i din upphandling.  

Parametrar för att bestämma vilket kollektivavtal som är relevant att ta fram villkoren från kan till exempel vara anslutningsgraden till kollektivavtalen eller verksamhetsområde. 

Det blir därmed viktigt att identifiera att de yrkesgrupper som kollektivavtalet inkluderar stämmer överens med de tänkta arbetstagare du har identifierat som nödvändiga för kontraktsutförandet. För exempelvis städbranschen finns två huvudsakliga centrala kollektivavtal. Det ena, mellan Almega och Kommunal, berör städning som sker vid sjukhus, vårdinrättningar och skolor. Det andra centrala kollektivavtalet, mellan Almega och Fastighetsanställdas förbund och Service och kommunikationsfacket (SEKO), berör städning som sker i kontor och andra verksamhetslokaler.  

Hur du ska kunna välja vilket av kollektivavtalen du ska använda vid framtagandet av de arbetsrättsliga villkoren förklaras under sidan om att ange villkoren. 

Att ange arbetsrättsliga villkor

Nedan följer ett förslag på beslutsunderlaget som kan vägleda den upphandlande organisationen för att dokumentera resultatet av behövlighetsbedömningen.  

Beslutsunderlaget är utformat så att anteckningar kan göras efter respektive riskindikator som bör besvaras för att undersöka om arbetsrättsliga villkor ska ställas i upphandlingen. Använd de frågeställningar som är relevanta och möjliga att besvara, och gör slutligen en samlad bedömning som underlag för beslutet. 

Upphandlande myndighet: [...] 

Beslutsunderlaget avser upphandling: [...] 

Diarienummer: [...] 

Beslutsfattare: [...] 

• Vad är kontraktets värde (inkl. optioner), huvudsakliga omfattning och innehåll? 
  • [...] 
• Finns egna politiska eller organisatoriska målsättningar om att värna om skäliga arbetsvillkor? I så fall vilka? 
  • [...] 

• Vilka typer av arbetsuppgifter ska utföras? 
  • [...] 
• Vilka arbetstagare ska utföra arbetsuppgifterna? 
  • […] 
• Vilka är arbetsmarknadens parter? 
  • [...] 

Information finns bland annat att hämta från Medlingsinstitutets webbplats, men information kan även fås genom branschorganisationer och företag genom dialog under marknadsundersökningen inför upphandlingen. 

Medlingsinstitutets webbplats 

• Vilka är nivåerna på utbildning, kvalifikationer och språkkunskaper med mera för tänkbara arbetstagare? 
  • [...] 
• Hur stor är kollektivavtalstäckningen inom branschen kontraktet ska utföras? 
  • [...] 
• Är branschen reglerad, till exempel att Skatteverket har regleringar om personaliggare eller finns det andra regleringar som styr branschen? 
  • [...] 
• Är det vanligt med många underleverantörer och vad för typ av arbetsuppgifter utför underleverantörerna? 
  • [...] 
• Hur ser konkurrenssituationen ut i branschen? Finns det risk för hög konkurrens som riskerar att pressa priserna? 
  • [...] 
• Förekommer utstationerade arbetstagare? 
  • [...] 
• Finns det risker för brott mot arbetstidslagen? 
  • [...] 
• Förekommer arbetsmiljöbrister inom branschen som kan ske på grund av brott mot lagstiftning och kvalitetsarbetet? 
  • [...] 
• Visar rapporter eller information från Skatteverket, Arbetsmiljöverket eller Ekobrottsmyndigheten på indikationer om osund konkurrens genom skattebrott, eller annan ekonomisk brottslighet? 
  • [...] 

• Vilka/vilket kollektivavtal finns? 
  • [...] 
• Finns kollektivavtalet/en publicerade eller går det att få ut från arbetsmarknadens parter? 
  • [...] 
• Finns det en lägsta nivå/er för lönevillkor för utfört arbete i kollektivavtalet? 
  • [...] 

Den samlade behövlighetsbedömningen leder fram till beslutet att: 

☐   Arbetsrättsliga villkor ska ställas. 

☐   Arbetsrättsliga villkor behöver inte ställas. 

☐   Arbetsrättsliga villkor kan inte ställas. 

[...] 

När du har konstaterat att det är behövligt att ställa arbetsrättsliga villkor är det viktigt att prata med arbetsmarknadens parter om hur ni ska arbeta tillsammans med att ta fram de arbetsrättsliga villkoren. Då skapar ni bra förutsättningar för att få ett effektivt arbete. Ibland kan det förekomma att parterna själva vill ta fram förslag på villkor, medan andra kanske vill hänvisa till dig att ta fram villkoren. 

Att ange arbetsrättsliga villkor 

Skapar ni gemensamma förväntningar på det framtida arbetet skapas också gemensamma tidsaspekter på arbetet. Processen att ta fram arbetsrättsliga villkor kan då planeras in i upphandlingsprocessen och minimerar risken att detta förskjuter upphandlingsarbetet i sin helhet.