Realisera avtalet med krav på tillgänglighet
När ni har genomfört upphandlingen är det dags att realisera det upphandlade avtalet. Det är nu avtalet ska implementeras i organisationen samt förvaltas och följas upp så att ni når de tillgänglighetsmål som sattes upp i upphandlingen.
Innehåll på denna sida
I implementeringsfasen ska resultatet av er upphandling genomföras och börja användas i verksamheten. Det är dags att i detalj planera hur det praktiska genomförandet av uppföljningsarbetet vad gäller tillgänglighetskraven ska gå till.
I implementeringsfasen hanterar ni följande uppgifter:
- ta fram en plan för genomförandet av uppföljningen
- etablera kontakt med ansvarig person hos leverantören.
Förvalta och följa upp avtal med krav på tillgänglighet
I förvaltningsfasen hanterar ni följande uppgifter:
- genomför uppföljningen av kontraktsvillkoren
- upprätta en tid- och åtgärdsplan för att hantera eventuella avvikelser
- kommunicera resultatet av ert arbete, internt och/eller externt
- utvärdera resultatet och ta vara på erfarenheterna inför kommande upphandlingar.
Plan för uppföljning
Frågor att svara på vid planering av uppföljningen:
- När ska uppföljningen genomföras?
- Vem ska ansvara?
- Hur ska uppföljningen gå till?
- Hur ser tidplanen ut?
Etablera kontakt med leverantören
Det är bra att tidigt etablera en kontakt med den person hos leverantören som är ansvarig för att säkerställa att kontraktsvillkoren vad gäller tillgänglighet efterlevs. Dialogen kan exempelvis omfatta följande:
- Har leverantören några funderingar kring ansvaret och hur detta ska uppfyllas under kontraktet?
- Kan leverantören säkerställa att den upphandlande myndigheten kan ta del av den dokumentation som krävs inför uppföljningen?
- Finns det några oklarheter kring uppföljningsprocessen?
Varför uppföljning av tillgänglighetskrav?
Uppföljning av villkor som syftar till att öka tillgängligheten är viktigt och nödvändigt på flera plan.
Organisationen måste säkerställa att produkterna eller tjänsterna uppfyller kraven, för att uppnå verksamhetsmål vad gäller tillgänglighet och för att skapa trovärdighet för verksamheten genom att också följa upp de villkor som efterfrågas.
Organisationen behöver kontrollera och godkänna att leveranserna uppfyller utlovade nivåer av tillgänglighet för att säkerställa en god konkurrens på lika villkor för leverantörer. Annars finns det risk för att oseriösa företag gynnas när de som kanske inte uppfyller de efterfrågade villkoren vad gäller tillgänglighet ändå kan konkurrera om ett kontrakt.
Uppföljningen kan genomföras med egna resurser hos den upphandlande organisationen eller med hjälp av ombud för organisationen. Om man inte följer upp och har en dialog med leverantören kan konsekvensen bli att beställaren tvingas betala extra för att täppa till brister som inte borde ha funnits vid leverans. Det riskerar att leda till en ohälsosam marknadssituation som drabbar både beställare och i slutändan användarna av produkten eller tjänsten det vill säga personer med funktionsnedsättning.
Viktiga punkter att följa upp vad gäller tillgänglighet
Krav på leverantören
- Följ upp kvalificeringskrav: säkerställ att krav på utlovad särskild yrkeskompetens om tillgänglighet eller teknisk kapacitet finns i företaget.
Krav på tjänsten
- Uppföljning av kvalitet: Hur kvalitet definieras vad gäller tillgänglighet och hur uppföljningen ska ske beror på vilka krav som ställts i upphandlingen. Uppföljning av kvalitet kan ske på flera sätt, exempelvis genom mätningar av antal felanmälningar eller genom enkätundersökning av kundnöjdhet. Men det kan även vara aktuellt att följa upp genom intervjuer eller tester med användare med olika typer av funktionsnedsättningar.
Utvärderingskriterier
- De utvärderingskriterier som använts i en upphandling ska också följas upp för att säkerställa rättvis konkurrens och att vinnande leverantör lever upp till det som utlovats vad gäller tillgänglighet. Utvärderingskriterier kan exempelvis handla om kvalitet i utförandet, en viss kompetensnivå eller teknisk kapacitet.