Beslutsfattare och ledning – förbered för sysselsättningskrav

Sysselsättningskrav i offentlig upphandling innebär att en upphandlande organisationen ställer krav i upphandlingen på att den leverantör som vinner under kontraktstiden ska erbjuda anställning, utbildning, praktik- eller traineeplatser till personer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden. 

Inköpsprocessen är utgångspunkten i vårt stöd för ökad sysselsättning i offentlig upphandling. Ett offentligt inköp består av mycket mer än själva upphandlingen. I illustrationen ovan kan du se de olika steg som ingår i en effektiv inköpsprocess. Men om processen ska bli effektiv och offentliga inköp ett verkligt styrmedel krävs en tydlig strategi och konkreta styrdokument som organisationen kan följa. Det symboliseras av pilen in i processen i illustrationen.  

Framgångsfaktorer som identifierats för ett lyckat samarbete kring sysselsättningskrav: 

• att det finns en bred enighet
• att det finns en gemensam definition
• att uppdraget är tydligt
• att det finns rutiner för uppföljning
• att erfarenheterna tas tillvara som lärdomar.  

För att era inköp ska bli ett framgångsrikt arbetsmarknadsverktyg måste ni analysera förutsättningarna. Börja med att ställa dessa frågor: 

• Vad vill vi uppnå med sysselsättningskrav i upphandlingar? 
• Hur kommer arbetsmarknaden att se ut i vårt område/region under de närmaste fem åren? 
• Har våra leverantörer behov av kompetens? 
• Hur ser integrationen ut på arbetsmarknaden? 
• Vilken kompetens har de som är arbetssökande? 
• Kan sysselsättningskrav i upphandling vara ett bland flera arbetsmarknadsverktyg? 
• Vill vi använda bonusincitament för att främja jämställdhet och/eller öka sysselsättningen? Har vi budget för det? 
• Kan vi tänka oss att samverka med andra upphandlande organisationer? 

Utifrån analysen bestämmer ni om sysselsättningskrav i upphandlingar är aktuellt för er organisation. Rätt använt är det ett effektivt verktyg som utjämnar samhällsklyftor, ökar sysselsättningen och förbättrar kompetensförsörjningen för företagen. 

Beslutsunderlaget är i form av en checklista och beskriver viktiga förutsättningar som krävs för att sysselsättningskrav i offentlig upphandling ska ge de effekter som den upphandlande organisationen vill uppnå utifrån sina mål. 

Beslutsunderlag 

Nu är det dags att ta fram styrdokument för organisationen och säkerställa att ni kan genomföra det operativa arbetet. Fundera först på om ni vill börja med en pilotupphandling eller gå igång direkt. 

Ibland kan det vara bra att börja med ett pilotprojekt inom ett avgränsat upphandlingsområde eller under en begränsad tid. 

Ta fram policy och riktlinjer för hela organisationen. Styrdokumenten kan till exempel beskriva aktuella branscher, målgrupper och/eller storlek på upphandling. 

Det är viktigt att den upphandlande organisationen eller funktionen har de resurser som krävs för att effektivt kunna ge stöd till beställare och leverantörer före, under och efter upphandlingen. 

• Det är bra att ha en dedikerad person som brinner för frågan och kan vara spindeln i nätet. 
• Se till att den upphandlande organisationen har de resurser som krävs för att följa upp de krav som ställs i upphandlingen. 
• Kan kommunen, arbetsförmedlingen eller någon annan aktör utbilda/rusta personer som står utanför arbetsmarknaden? 
• Kan våra leverantörer bidra när det gäller enskilda individers kompetensutveckling? 
• Har vi en organisation som arbetar med arbetsmarknadsfrågor eller kan vi samarbeta med arbetsförmedlingen, privata matchningsaktörer eller sociala företag? 
• Har vi upphandlingar där det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav? Har vi upphandlingar där det kan vara olämpligt eller kräver särskild uppmärksamhet (osund konkurrens/marknad)? 
• Ha en dialog med olika arbetsmarknadsparter och se till att sysselsättningskravet inte skapar några undanträngningseffekter. 

När ni ska börja ställa sysselsättningskrav i upphandlingar behöver beslutet i sig kommuniceras både internt och externt. Men det är också viktigt att ni fortsätter kommunicera löpande under och efter upphandlingen.  

• Ledningsgrupper 
• Personalgrupper 
• Projektledare/beställare 
• Matchningsansvariga 

• Leverantörer 
• Det lokala näringslivet 
• Bransch- och arbetsgivarorganisationer 
• Fackliga organisationer 

Efter en tid är det dags att följa upp resultatet och identifiera eventuella brister. Se om styrdokumenten och/eller era riktlinjer behöver justeras. Kommunicera gärna resultatet till de olika målgrupperna, både internt och externt.  

• Hur många upphandlingar har haft sysselsättningskrav? 
• Hur många individer har kommit i sysselsättning? 
• Vad säger leverantörerna? Ser vi någon skillnad i kostnad eller i antal anbud?  
• Räcker resurserna för att klara det operativa arbetet? 
• Har vi rätt funktioner? 
• Fungerar rutiner och samarbeten i processen? 
• Vilka är framgångsfaktorerna? 
• Vad kan förbättras? 
• Har vi sett några samhällsekonomiska vinster? 

• Lärande exempel: Politiska mål banar väg för krav på nya jobb vid upphandling  
• Framgångsfaktorer för sysselsättningskrav 
• En förenklad presentation av modellen för utbildning och stöd i arbetet (pptx)
• Styra och leda offentlig inköpsverksamhet