Användning av märkning

Om ni kräver en viss märkning ska ni även godta andra likvärdiga märkningar, om kraven för den märkningen är likvärdiga med kraven för den angivna märkningen. 

Undersök om det finns likvärdiga märkningar under behovs- och marknadsanalysen och ha dialog och kontakt med leverantörsmarknaden.

Det är möjligt att ange flera olika märkningar i samma upphandling om dessa bedöms vara likvärdiga. Det hindrar dock inte leverantören att kunna presentera ytterligare en märkning som anses likvärdig och som ska godtas om kraven är likvärdiga. 

Någon definition av ”likvärdig märkning” finns inte utan frågan om likvärdighet behöver avgöras från fall till fall. En bedömning av likvärdighet bör göras utifrån märkningens funktion eller syfte, det vill säga de egenskaper som den upphandlande organisationen anser vara som betydelsefulla. 

Exempel på vad som kan vara vägledande vid denna bedömning är: 

• Märkningen har samma mål eller syftar till samma resultat som kraven i den märkning som efterfrågats, men har andra formuleringar eller nivåer.
• Märkningen innehåller andra typer av krav, men syftet är att uppfylla samma målsättning.

Ni bör i upphandlingsdokumenten ange vilka egenskaper eller prestanda som är viktigast för att leverantörer ska kunna bedöma om en alternativ märkning är likvärdig. Ange också att likvärdig märkning kommer godtas och att leverantören redan i anbudet ska presentera och motivera på vilket sätt en alternativ märkningen är likvärdig med den som har efterfrågats. Leverantören måste säkerställa att anbudet innehåller tillräcklig information för att kunna göra en sådan bedömning. Det kan till exempel visas med hjälp av provningsrapporter eller intyg från ett ackrediterat organ eller teknisk dokumentation från tillverkaren. En likvärdig märkning måste också uppfylla de sex förutsättningarna för att en märkning ska kunna användas.

I vissa fall ska ni godta en annan lämplig utredning (bevis) som visar att kraven för den angivna märkningen uppfylls. Det gäller om en leverantör inte inom tidsfristen haft möjlighet att få den märkning som krävts (eller likvärdig märkning) och detta inte beror på leverantören eller något förhållande på hans sida. Det kan exempelvis vara teknisk dokumentation från tillverkaren. Det väsentliga är att denna dokumentation kan styrka att varan, tjänsten eller byggentreprenaden uppfyller kraven för den angivna märkningen.

Det framgår inte av bestämmelsen vilken tidsfrist som avses, men det finns inget som tyder på att det är någon annan tidsfrist än den som är aktuella för en annonserad upphandling alternativt den tidsfrist som gäller fram till ett särskilt kontraktsvillkor ska uppfyllas. 

Bestämmelsen innefattar ett så kallat aktsamhetskrav. Det betyder att leverantörer ska agera som normalt omsorgsfulla och ansvarstagande för att, under rimliga ansträngningar, bevaka sina intressen och skaffa sig kunskap om eventuella krav på märkning vid kommande upphandlingar. Till exempel kan det vara att bevaka och besvara RFI (Request for Information), ställa frågor under upphandlingar, delta i dialoger och liknande eller bevaka vilka policyer eller riktlinjer upphandlande organisationer har.

Lämplighetskravet handlar om hur märkningskraven förhåller sig till det som ska upphandlas. 

För att uppfylla lämplighetskravet gäller följande: 

• Märkningskraven ska vara lämpliga för att definiera det som ska upphandlas. 

Utgå från era målsättningar med upphandlingen och säkerställ att ni uppnår detta genom märkningen, exempelvis krav på energieffektivitet, återvunnet material eller skäliga arbetsvillkor under produktionen. 

Varje upphandlande organisation behöver bedöma om en viss märkning är lämplig utifrån behoven och de egna målsättningarna i den aktuella upphandlingen. Det är inte möjligt att avgöra lämpligheten i förväg, utan det måste kopplas till upphandlingsföremålet i varje enskild upphandling. 

Att märkningskraven är lämpliga för att definiera det som ska upphandlas innebär att de ska vara proportionerliga och uppfattas som objektivt skäliga och rimliga för att definiera det specifika upphandlingsföremålet. Utgångspunkten kan vara den samma som vid en bedömning enligt de grundläggande principerna för offentlig upphandling. 

Vilka egenskaper som är lämpliga behöver avgöras i varje enskilt fall. Det kan vara aktuellt att ta hänsyn till hur branschen och marknaden ser ut, upphandlingens komplexitet, kontraktets värde och målsättningen med upphandlingen. Det kan också ibland vara relevant att ta hänsyn till vilket eller vilka språk som en märkning finns på i samband med en viss upphandling. 

Objektivitetskravet gäller de krav som ställs för att produkten eller tjänsten ska kunna märkas. 

För att objektivitetskravet ska vara uppfyllt gäller följande: 

• Märkningskraven ska vara kontrollerbara och icke-diskriminerande. 
• Det ska objektivt gå att avgöra om den aktuella produkten eller tjänsten uppfyller kraven för märkningen eller inte. 

Det innebär att kraven ska vara formulerade på ett sådant sätt att det går att mäta eller på annat sätt objektivt konstatera om produkten eller tjänsten som omfattas av en ansökan uppfyller kraven för märkningen eller inte.

Objektivitetskravet tar inte sikte på resultatet utan att det rent objektivt går att på förhand konstatera om en produkt eller tjänst uppfyller märkningskraven. Exempelvis kan det stå i strid med kravet att kräva att tillverkningen av produkten ska ha låga koldioxidutsläpp. Det bör i stället framgå vilka utsläpp av koldioxid som är tillåtna. Det ska också vara tydligt hur ett visst märkningskrav ska dokumenteras. Det finns enligt kravet inte något utrymme för skönsmässiga bedömningar.

Krav på ett visst ursprung för en produkt, ingående råvaror eller ingående delar får inte förekomma. Det får exempelvis inte heller finnas några krav på att företaget som ansöker har viss organisationsform, viss storlek, visst hemvist eller ursprung eller agera på visst sätt för att få märkningen. 

Öppenhetskravet handlar om hur en märkningsorganisation beslutar om sina märkningskrav. 

För att öppenhetskravet ska vara uppfyllt gäller följande: 

• Processen för att anta märkningskraven ska vara transparent och möjliggöra insyn. 
• Berörda parter (exempelvis statliga organ, konsumenter, arbetsmarknadens parter, tillverkare, distributörer och icke-statliga organisationer) ska ha haft möjlighet att delta i processen för att anta märkningskraven. Men det är inget krav på att de faktiskt gör det. 

Det ska finnas möjlighet att lämna synpunkter på innehållet i en märkning. En märkning får alltså inte fastställas ensidigt utan att någon form av dialog varit möjlig, exempelvis genom ett remissförfarande. 

Tillgänglighetskravet innebär att det ska vara möjligt att ta del av märkningskravens innehåll. 

För att tillgänglighetskravet ska vara uppfyllt gäller följande: 

• Alla krav och dokument som krävs för att ansöka om märkningen ska finnas öppet tillgängliga utan exempelvis krav på medlemskap, betalning eller registrering. 

Tillgänglighetskravet tar huvudsakligen sikte på att det ska vara möjligt att ta del av märkningskraven, exempelvis utan avgift eller att man registrerar sig. Att märkningen därefter inte är gratis utan innebär licenskostnader eller liknande, är inte något hinder. 

Det framgår inte hur vidsträckt tillgängligheten ska vara, men faktorer såsom språk, digital tillgänglighet, komplexitet och liknande kan vägas in vid bedömningen om en märkning är tillgänglig. Beroende på målgrupp och användare kan språket påverka tillgängligheten, men det finns inget krav på att en märkning ska finnas på flera olika språk, exempelvis engelska. Under lämplighetsbedömningen bör det också bedömas om en märkning som till exempel endast finns på ett visst språk är lämplig i en viss upphandling beroende på vilket område upphandlingen avser eller om det kan förväntas anbud från utländska leverantörer. 

Inflytandekravet innebär att märkningskraven ska fastställas av ett oberoende organ. 

För att inflytandekravet ska vara uppfyllt gäller följande:

• Märkningskraven ska fastställas av ett organ som den som ansöker om märkningen inte har ett avgörande inflytande över. 

Kravet utesluter företagsinterna märkningar eller märkningar som andra intressenter inte har tillgång till och inte har möjlighet att påverka. Medlemsorganisationer kan uppfylla kravet om inte enskilda medlemmar har ett avgörande inflytande över hur märkningskraven antas. 

Vad som avses med ”avgörande inflytande” är däremot inte definierat. Ett ”avgörande inflytande” kan betyda att den som ansöker om märkningen har samma eller motsvarande inflytande över märkningen som den utövar över sin egen organisation. En rent intern process för att besluta om märkningens innehåll som andra inte har tillgång till och eller har möjlighet att påverka är troligen inte tillåten. 

Utöver dessa förutsättningar finns bestämmelser om likvärdig märkning och om i vilka fall som annan dokumentation än en märkning ska godtas.

Om krav på märkning i upphandlingsreglerna