Renhållning som reserverad upphandling

Gatuenheten och Fastighetsenheten i Vänersborgs kommun var de två enheter inom Samhällsbyggnadsförvaltningen som berördes av upphandlingen. I januari 2017 tog de hjälp av den centrala upphandlingsfunktionen eftersom de befintliga avtalen hade vuxit i storlek och behövde konkurrensutsättas enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU.

Arbetet med ny upphandling inleddes genom kartläggning av behoven inom enheterna och genomgång av hur mycket de spenderade genom direktupphandling av renhållning och klottersanering. Upphandlingens värde uppskattades till fyra miljoner kronor och bestod av två delar:

• renhållning som bland annat omfattade allmänna utomhusytor och städning av allmänna toaletter
• rondering för att upptäcka klotter samt klottersanering.

Med hänsyn till kommunens inriktning mot socialt företagande och socialt ansvar, föreslog tjänstemännen tillsammans med upphandlingsavdelningen en reserverad upphandling.

Utöver upphandlaren fanns en referensgrupp bestående av medarbetare från Gatuenheten och Fastighetsenheten.

Reserverad upphandling är en ganska obeprövad upphandlingsform så upphandlaren fick göra en hel del efterforskningar och söka information hos Upphandlingsmyndigheten, Arbetsförmedlingen och Tillväxtverket. Syftet var att få en uppfattning om hur kravställningen skulle formuleras och hur kraven skulle utvärderas.

Upphandlaren hade även kontakt med Tanke och Handling, ett kooperativ som arbetar med att utveckla socialt företagande, och med den befintliga leverantören för att förklara upphandlingsprocessen.

De tydligaste kvalificeringskraven var:

• Att upphandlingen var reserverad för leverantörer vars främsta syfte är social och yrkesmässig integration av personer med funktionsnedsättning eller av personer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden.
• Att minst 30 procent av de som sysselsätts hos leverantören skulle vara personer med funktionsnedsättning eller personer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden.

I övrigt ställdes ungefär samma krav som i andra upphandlingar. Kravet om finansiell stabilitet var lite mer öppet, till skillnad från andra upphandlingar där kommunen ofta har en tydlig gräns för vad som är acceptabelt.

Vad gäller kravet på registreringsskyldighet skrevs också ordet ”företagsform” istället för ”bolagsform”, eftersom de flesta företag är ekonomiska föreningar.

Kommunen kontaktade det företag som före upphandlingen hade levererat renhållningstjänsterna och förklarade orsakerna till upphandlingen, hur den skulle gå till och vikten av att ställa eventuella frågor innan sista dag för frågor löper ut.

Upphandlingen annonserades som två kontrakt – ett för renhållning och ett för klottersanering. Två anbud kom in, men ingen av anbudslämnarna klarade kvalificeringskraven. Kommunen valde då att övergå till ett förhandlat förfarande och kontaktade befintlig leverantör. Företaget visade sig vara i tron om att de hade skickat in ett anbud. De fick en dag att lämna in anbud på samma förfrågningsunderlag och med samma kravställning. Nu kom anbudet in och företaget uppfyllde kraven. ServiceKompaniet tilldelades kontraktet och avtalet kunde skrivas.

Tillämpningen av avtalet började med ett uppstartsmöte, där kommunen och leverantören gick igenom kontraktet. Här tydliggjorde leverantören att det inte bara är att utöka eller jobba över för de som är verksamma i ett socialt företag.

Uppföljningen sker på samma sätt som i andra upphandlingar, genom att kontrollera att leverantören uppfyller sin del av avtalet. Eftersom det upphandlade företaget är ett ASF, uppfyller de sysselsättningskravet med automatik. Annars hade även sysselsättningskravet varit föremål för uppföljning.

Med reserverad upphandling gäller det att läsa på, att sätta sig in i regeringens proposition om nya regler för upphandling (Prop. 2015/16:195) och förstå juridiken.

En stark framgångsfaktor är att det finns politiska beslut och styrdokument, i Vänersborgs fall policyn för socialt ansvarstagande, att hänvisa till. Andra tips:

• Undersök marknaden så du har en aning om möjligheterna att få in anbud. Finns det någon som skulle kunna leverera enligt ställda krav? Kan du dela upp kontraktet?
• Ha dialog med kommunens arbetsmarknadsenhet eftersom de troligtvis har bra koll på och kontakt med leverantörer som skulle kunna vara aktuella att delta.
• Ha dialog med marknaden så att aktuella leverantörer vet hur de ska lämna anbud.
• Fundera på hur du ska styrka att anbudsgivarna klarar kraven.
• Fundera på om vissa kvalificeringskrav behöver anpassas så att det passar den formen av leverantör (som ofta är ekonomiska föreningar).

Texten bygger på information från Vänersborgs kommun. För ytterligare information om upphandlingen kontakta kommunen.