Om offentlig upphandling

De organisationer som ska följa upphandlingslagstiftningen är främst

• statliga eller kommunala myndigheter
• beslutande församlingar i en kommun eller en region
• offentligt styrda organ som de flesta kommunala och en del statliga bolag 
• sammanslutningar av en eller flera myndigheter, församlingar eller offentligt styrda organ.

Även företag som bedriver viss verksamhet inom områdena vatten, energi, transporter eller posttjänster med stöd av ensamrätt eller en särskild rättighet är skyldig att följa upphandlingslagstiftningen.

I lagstiftningen kallas dessa upphandlande organisationer för upphandlande myndigheter eller enheter.

Vilka ska upphandla?

Upphandlingslagarna är ett regelverk som riktar sig till upphandlande organisationer. En leverantör som vill lämna anbud i en offentlig upphandling har inte en skyldighet att följa upphandlingslagstiftningen men däremot måste leverantören följa det som står i upphandlingsdokumenten i den enskilda upphandlingen. Upphandlingsdokumenten är de dokument en upphandlande organisation använder för att beskriva och fastställa innehållet i en upphandling.

Göra affärer med offentlig sektor

Oavsett vilken lag som används vid upphandlingen finns det fem grundläggande principer som den upphandlande organisationen måste ta hänsyn till i alla skeden av den offentliga upphandlingen. De flesta av de bestämmelser som finns i lagarna är i grund och botten ett uttryck för dessa principer.

De grundläggande upphandlingsprinciperna är: 

• icke-diskriminering
• likabehandling
• proportionalitet
• öppenhet
• ömsesidigt erkännande.

De innebär bland annat att upphandlande organisationer alltid måste förhålla sig objektiva och neutrala till de aktörer som vill bli leverantörer, och hela upphandlingsprocessen måste präglas av öppenhet och proportionalitet.

De grundläggande upphandlingsprinciperna

Vid direktupphandlingar gäller inte några särskilda regler för hur upphandlingen ska genomföras. Exempelvis finns det inga krav på hur anbud ska utformas eller att upphandlingen ska annonseras.

Även en direktupphandling träffas dock till viss del av upphandlingsreglerna. Bland annat ska de grundläggande upphandlingsprinciperna iakttas. 

Den vanligaste situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som understiger den så kallade direktupphandlingsgränsen.

Direktupphandling

Det finns undantag för vissa produkter och tjänster som gör att dessa inte behöver upphandlas enligt upphandlingsreglerna. Exempel på undantag är hyra och köp av fastighet och köp av vissa finansiella eller juridiska tjänster.

Avtal som är undantagna från reglerna

Den upphandlande organisationen analyserar sina behov för att kunna formulera krav på det som ska köpas in. Behoven, i kombination med upphandlingens värde, påverkar vilka krav som kan ställas i upphandlingen och hur upphandlingen ska gå till.

För att ta reda på vilka krav som kan vara relevanta att ställa kan den upphandlande organisationen kontakta företag och experter på den aktuella marknaden. Det finns ingen skyldighet att ha dialog men det kan ofta vara både lämpligt och nödvändigt. En förutsättning för dialogen är att den upphandlande organisationen behandlar alla leverantörer lika och inte ger någon leverantör en konkurrensfördel.

Den upphandlande organisationen lägger in sina krav i de så kallade upphandlingsdokumenten. Dessa dokument innehåller all relevant information som leverantörer behöver för att lämna anbud i upphandlingen. Ofta brukar man prata om att det finns ska-krav (obligatoriska krav) och bör-krav (önskemål) i en upphandling. 

Upphandlande organisationer måste annonsera alla upphandlingar som inte är direktupphandlingar i en annonsdatabas som är registrerad hos Konkurrensverket (från 1 januari 2021). Om upphandlingens värde överstiger det så kallade tröskelvärdet ska den även annonseras i hela EU genom EU:s gemensamma annonsdatabas Tenders Electronics Daily (TED). 

Det finns ingen nationell annonsdatabas för upphandlingar som genomförs i Sverige. För den som vill göra affärer med offentlig sektor kan det därför vara en god idé att registrera sig hos flera svenska annonsdatabaser samt att prenumerera på en annonsbevakningstjänst.

De leverantörer som är intresserade av att delta i upphandlingen svarar på annonsen genom att skicka in ett anbud. I anbudet beskriver leverantören hur denne möter de olika krav som finns upphandlingsdokumenten. 

Under annonseringstiden är den upphandlande organisationen skyldig att lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar före angiven sista anbudsdag, förutsatt att leverantören ställt frågorna i god tid. Därför är det viktigt att leverantören ställer frågor inom de tidsfrister som gäller för frågor- och svar och som anges i upphandlingsdokumenten. Svaren ska lämnas skriftligen och göras tillgängliga samtidigt för alla som deltar i upphandlingen, exempelvis genom att svaret publiceras i upphandlingsverktyget.

Efter att tiden för att lämna anbud har gått ut prövar den upphandlande organisationen de anbud som kommit in utifrån kraven i upphandlingsdokumenten. 

Vid upphandling över tröskelvärdena ska organisationen ge kontraktet till den leverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån någon av de tre utvärderingsgrunderna:

1. bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
2. kostnad
3. pris. 

Det ska framgå i upphandlingsdokumenten vilken utvärderingsgrund som kommer att användas. Det är den upphandlande organisationen som bedömer vilken utvärderingsgrund som är lämplig att använda vid varje enskild upphandling.

Vid upphandling under tröskelvärdena, och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, ska upphandlingsdokumenten bland annat innehålla uppgifter om vilka kriterier som ska användas för att tilldela kontraktet. Det ska också framgå vilken viktning eller prioritetsordning dessa kriterier har.

Den upphandlande organisationen tar beslut om vilken leverantör eller vilka leverantörer som vinner upphandlingen och skickar information om beslutet till samtliga anbudsgivare.

I de allra flesta upphandlingar gäller en så kallad avtalsspärr då den upphandlande organisationen inte får skriva avtal med den nya leverantören. Under denna period är det möjligt för de leverantörer som inte vunnit upphandlingen att överpröva upphandlingen i domstol. När avtalsspärren har gått ut får avtal skrivas, under förutsättning att upphandlingen inte har överprövats.