Att skicka e-faktura till Upphandlingsmyndigheten

Upphandlingsmyndigheten kan ta emot fakturor via nätverket PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via PEPPOL-nätverket. Om ert ekonomisystem inte har stöd för PEPPOL finns det många andra lösningar på marknaden för anslutning till PEPPOL.

Upphandlingsmyndighetens PEPPOL-ID är 0007:2021006610.

Om ni inte ännu har möjlighet att skicka e-faktura via Peppol från ert affärssystem går det att registrera e-faktura i vår fakturaportal. Ange ert organisationsnummer, företagsnamn samt e-postadress till er kontaktperson och skicka en e-post till ekonomi@uhmynd.se. Vi återkommer med instruktion för registrering.

Upphandlingsmyndigheten köper, som du kan läsa ovan, in sina varor och tjänster genom e-handelssystemet Visma Proceedo. Det finns några saker för dig som leverantör att tänka på för att fakturorna ska bli korrekta. En korrekt faktura hanteras snabbare och kan således gå fortare till betalning.

Utöver nedanstående ska fakturan uppfylla de krav lagen ställer på fakturors innehåll.

När Upphandlingsmyndigheten köper en vara eller tjänst ska du alltid få ett inköpsordernummer eller ett abonnemangsnummer. Ett inköpsordernummer består av en serie med tre bokstäver och sju siffror och startar med ”UHM”. Exempel på ett inköpsordernummer är ”UHM0000039. Ett abonnemangsnummer består av en serie med två bokstäver och fyra siffror och startar med ”AB”. Inköpsordernumret framgår av inköpsordern som skickas till er, det är detta dokument som utgör beställningen. Får ni istället ett abonnemangsnummer, e-postar vi det till er innan första fakturering.

När du fakturerar är det väldigt viktigt att inköpsordernummer eller abonnemangsnummer står på korrekt plats i fakturan. Antingen anger ni numret direkt i referensfälten eller i xml-filen. Väljer ni att skriva det i referensfälten är det viktigt att det är tomt eller står exakt samma i xml-filen. I referensfält: Beroende på vilken e-faktura-standard som används finns det olika benämningar på referensfält. Numret ska stå i referensfältet ”Beställarreferens”, ”Referens”, ”Ordernummer” eller liknande. Är du osäker kontaktar du din leverantör av e-fakturatjänst. I xml-fil: Abonnemangsnummer ska stå i taggen ”AdditionalDocumentReference”. Ordernummer ska stå i taggen ”OrderReference”.

Själva fakturan behöver också specificeras på ett särskilt sätt. Som utgångspunkt ska fakturan spegla inköpsordern och innehålla den information som vi har avtalat om. Det innebär att om vi har beställt en tjänst per timme, behöver ni också specificera fakturan per timme. Det finns olika fält för varje post där dessa ska särredovisas.

På inköpsordern finns också ofta ett artikelnummer med – detta artikelnummer måste vara samma på fakturan. Kontakta oss om ni vill att vi ska lägga upp ett eget artikelnummersystem som ni själva har och vill att våra inköpsordrar ska innehålla.

För kontakt och frågor i detta ärende:

Ekonomifunktionen
ekonomi@uhmynd.se

• E-faktura för dig som leverantör (digg.se)
• Så ansluter ni er till Peppol (digg.se)

If you need information in English, please contact our finance function.

Email: ekonomi@uhmynd.se