Lämna anbud i säkerhetsskyddade upphandlingar

Säkerhetsskyddade upphandlingar skiljer sig på flera sätt från upphandlingar som inte kräver säkerhetsskydd. Är det första gången ni funderar på att lämna anbud i en säkerhetsskyddad upphandling? Då bör ni skapa er en god förståelse för alla dokument som ingår i upphandlingsdokumenten.  

Om något är oklart kan ni ställa frågor till den upphandlande organisationen under tidsperioden för frågor och svar.  

Göra affärer med offentlig sektor.

Leverantörer som lämnar anbud bör vara medvetna om att säkerhetsskyddade upphandlingar tar längre tid att genomföra. Det beror på att den som upphandlar exempelvis måste göra säkerhetsprövningar, personutredningar, registerkontroller, samråda med tillsynsmyndighet med mera. 

Innan ni lämnar ett anbud, försäkra er om att den personal som kan komma att vara inblandad i arbetet är beredd att genomgå en säkerhetsprövning. Personalen behöver ge sitt samtycke innan registerkontroll och särskild personutredning görs.  

Samtycket gäller även för förnyade kontroller och utredningar så länge som den kontrollerade har samma anställning. Informera i förväg berörd personal om de särskilda krav som kommer att gälla för de som kommer att utföra det aktuella uppdraget. 

Personalsäkerhet.

Tänk på att det kan uppstå extra kostnader för er som leverantör med anledning av säkerhetsskyddskraven i upphandlingen. Ta höjd för det när ni räknar på ert pris.  

Det är inte ovanligt att anbudsgivare missbedömer kostnaderna för de åtgärder som de måste vidta. I förlängningen kan det innebära svårigheter för leverantören att leva upp till avtalsvillkoren. 

Leverantörer bör vara försiktiga med att nämna kontrakt eller ramavtal med säkerhetsskyddsavtal i sin marknadsföring. I säkerhetsskyddsavtal regleras det ofta att avtalsförhållandet inte får användas i marknadsföringssammanhang. 

Varje upphandlande organisation ingår separata säkerhetsskyddsavtal med sina leverantörer och eventuella underleverantörer. Om ni som leverantör ingår ett säkerhetsskyddsavtal med en upphandlande organisation så kan ni inte återanvända det avtalet med en annan part. Ett nytt säkerhetsskyddsavtal måste ingås med varje upphandlande organisation. Det innebär med andra ord att ett säkerhetsskyddsavtal är knutet till och behöver utgå från skyddsbehoven i det specifika avtalsförhållandet. 

Säkerhetsskyddsavtal.

Är ni en koncern som består av olika juridiska personer, exempelvis ett moder- och ett dotterbolag? Då behöver varje juridisk person som ska delta i utförandet av uppdraget ha ett separat säkerhetsskyddsavtal med den upphandlande organisationen. Exempelvis kan ett dotterbolag inte använda sig av eller hänvisa till ett säkerhetsavtal som moderbolaget tidigare har ingått med den upphandlande organisationen. 

Även underleverantörer behöver ingå säkerhetsavtal. Det behöver ni som leverantör tänka på om ni avser att anlita någon underleverantör.  

Säkerhetsskyddsavtal med underleverantörer.

Om ni ingår ett säkerhetsskyddsavtal med nivå 1 ska ni som leverantör upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion.  I den dokumenterar ni på vilket sätt ni som leverantör uppfyller kraven på säkerhetsskydd i säkerhetsskyddsavtalet.  

Den upphandlande organisationen kan kräva en säkerhetsinstruktion även vid lägre säkerhetsnivåer på avtalet. 

Säkerhetspolisens vägledning med mer information om säkerhetsskyddsinstruktion.

En leverantör (eller eventuell underleverantör) som själv bedöms vara verksamhetsutövare och därför träffas av säkerhetsskyddslagstiftningen kan inte genom säkerhetsskyddsavtalet få mindre långtgående skyldigheter än vad som framgår av lagen. Lagen gäller alltid för den egna säkerhetskänsliga verksamheten. Säkerhetsskyddsavtalet preciserar enbart säkerhetsskyddet för den aktuella upphandlingen.  

Samtidigt innebär inte ett ingånget säkerhetsskyddsavtal varigenom en leverantör får tillgång till en verksamhetsutövares säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller säkerhetskänsliga verksamhet i övrigt att leverantören enbart av den anledningen omfattas av kraven i säkerhetsskyddslagen.    

Läs mer under rubriken I vilka fall krävs ett säkerhetsskyddsavtal?