Realisera avtalet

Ett säkerhetsskyddsavtal ska bland annat reglera hur ni som upphandlande organisation ska få kontrollera att leverantören (respektive eventuell underleverantör) följer säkerhetsskyddsavtalet och dess krav på säkerhetsskydd. Ni ska redan ha tagit fram nödvändiga rutiner för att under avtalstiden aktivt arbeta med kontroll och uppföljning av leverantörerna (och eventuella underleverantörer).  

Under avtalstiden ska ni bland annat se till att leverantörens (och eventuella underleverantörers) personal som deltar i verksamheten har relevant och tillräcklig kunskap om säkerhetsskydd. Ni ska också dokumentera behov av exempelvis utbildning och uppföljning liksom genomförda insatser.  

Följ löpande upp säkerhetsskyddsavtalet för att kontrollera att kraven i det uppfylls. Uppmärksamma om något behöver ändras eller uppdateras i avtalet på grund av ändrade förhållanden. Se mer nedan om förändringar under pågående ramavtal eller kontrakt. 

För en lyckad förvaltning och ett gott samarbete med leverantören bör ni verka för en aktiv dialog. Vid behov kan ni tillämpa en samverkansmodell som även omfattar frågor som gäller säkerhetsskydd. 

Det finns ett begränsat utrymme för att göra ändringar av ett upphandlat kontrakt eller ramavtal. Enligt upphandlingsreglerna kan man utan ny upphandling göra ändringar som inte ändrar kontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär eller som inte är väsentliga. Därför är det viktigt att ta ställning till behovet av säkerhetsskydd innan annonseringen av upphandlingen.  

Men om ni ändå hamnat i en situation där ni efter tilldelningen inser att ni borde ha ställt andra krav på säkerhetsskydd? Är det då möjligt att ingå ett säkerhetsavtal trots att ni inte informerat om det inför upphandlingen?  

Eller om ni i annonsen av en upphandling har angett att en viss nivå på säkerhetsskyddsavtalet ska gälla, men sedan under avtalstiden vill ändra nivån på säkerhetsskyddsavtalet? Går det? 

Att ingå ett säkerhetsskyddsavtal eller ändra säkerhetsskyddsavtalet i efterhand kan påverka kontraktets eller ramavtalets omfattning och öka kostnaderna för en leverantör. Det kan därför leda till att leverantören begär en högre ersättning än vad ni har kommit överens om. Dessa omständigheter är exempel på faktorer som kan påverka bedömningen om ändringarna kan anses vara tillåtna enligt upphandlingslagstiftningen. 

En bedömning ska därför göras enligt tillämplig upphandlingslags bestämmelser om vad som gäller vid ändringar av avtal. Lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) saknar uttryckliga bestämmelser om ändringar av avtal. Men eftersom ändringar av avtal i stor utsträckning utgör en kodifiering av praxis bör vägledning ändå kunna hämtas från de övriga upphandlingslagarna som innehåller bestämmelser om ändringar av avtal. Om bedömningen blir att det rör sig om ändringar som inte är tillåtna enligt upphandlingslagstiftningen kan ni behöva göra om upphandlingen.  

Om en upphandling med krav på säkerhetsskyddsavtal behöver förändras kan ni som upphandlande organisation behöva uppdatera den särskilda säkerhetsskyddsbedömningen, göra en ny lämplighetsprövning och i förekommande fall samråda med sin tillsynsmyndighet.  

Vad gäller registerkontroller vid personella förändringar såsom att ny personal ska delta i uppdraget, befintlig personal ska sluta eller befattning ändras, se även sidan Personalsäkerhet.

Säkerhetspolisens information kring förändrade omständigheter i ett befintligt förfarande

Ändring av avtal

När kontraktet eller ramavtalet upphör ska även säkerhetsskyddsavtalet upphöra. Den upphandlande organisationen ska anmäla att säkerhetsskyddsavtalet upphör till den som beslutar om placering i säkerhetsklass och tillsynsmyndigheten. Vem som beslutar om placering i säkerhetsklass framgår av säkerhetsskyddslagstiftningen och beror bland annat på vilken upphandlande organisation och säkerhetsklass det handlar om. 

Alla nödvändiga åtgärder i övrigt med anledning av kontraktets eller ramavtalets upphörande ska vidtas. Leverantören (och eventuell underleverantör) ska återlämna eller förstöra alla säkerhetsskyddsklassificerade handlingar enligt den upphandlande organisationens anvisningar, registerkontroller ska avanmälas med mera. Påminn också leverantören (och eventuell underleverantör) om den tystnadsplikt som gäller för de säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter som denne har fått tillgång till. Ni bör även göra en genomgång om vad som har fungerat bra och vad som har fungerat mindre bra under avtalstiden. Säkerhetsansvarig, upphandlare och beställare bör ingå i det arbetet. Genomgången ska syfta till att förbättra era framtida säkerhetsskyddade upphandlingar.  

Se mer om avanmälan av registerkontroller och tystnadsplikt under Personalsäkerhet.

Det bör finnas rutiner eller checklistor för det som de båda parterna behöver göra i samband med att säkerhetsskyddsavtalet upphör. 

Här kan du läsa mer om de olika stegen i inköpsprocessen, som inte är specifika för just säkerhetsskyddade upphandlingar:  

Inköpsprocessen steg för steg

Realisera avtalet