Ändringar av avtal

Enligt reglerna kan en ändring vara tillåten om det är fråga om ändringar 

• av mindre värde 
• som genomförs i enlighet med en ändrings- eller optionsklausul 
• genom kompletterande beställningar 
• till följd av oförutsebara omständigheter 
• som avser byte av leverantör 
• som inte är väsentliga. 

Ändringar som är av begränsat värde är tillåtna i vissa fall. För att sådana ändringar ska vara tillåtna får inte kontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär ändras. Dessutom måste värdet på ändringen, oavsett om det ökar eller minskar, vara lägre än både 

1. de tröskelvärden som gäller för upphandlingsdirektivens tillämplighet 
2. 10 procent av kontraktets eller ramavtalets värde, om det är fråga om varuupphandling, upphandling av tjänst eller upphandling av koncession, eller 15 procent av kontraktets eller ramavtalets värde, om det är fråga om upphandling av byggentreprenad. 

En ändring av ett upphandlat kontrakt, ramavtal eller koncession kan vara tillåten om ändringen omfattas av en option eller en ändringsklausul som angetts i de ursprungliga upphandlingsdokumenten.  

För att ändringen ska vara tillåten måste ändringsklausulen vara klar, exakt och entydig, Ändringsklausulen måste även ange omfattningen och arten av möjliga ändringar eller optioner och villkoren för när de får tillämpas.  

Det finns inget maximalt värde som ändringar till följd av options- eller ändringsklausuler får överstiga. Ändringen får dock inte medföra en ändring av kontraktets, ramavtalets eller koncessionens övergripande karaktär. 

En kompletterande beställning är en beställning som inte ingått i den ursprungliga upphandlingen men som blivit nödvändig att göra. Regeln om kompletterande beställningar gäller inte för ramavtal. Om det rör sig om ett kontrakt för varor, tjänster eller byggentreprenader kan det dock vara tillåtet att göra kompletterande beställningar från den ursprunglige leverantören. Detta om följande tre förutsättningar är uppfyllda:  

1. ett byte av leverantör kan inte ske av tekniska eller ekonomiska skäl 
2. ett byte av leverantör skulle medföra betydande olägenheter eller betydligt större omkostnader för den upphandlande organisationen 
3. eventuella värdeökningar till följd av kompletteringsbeställningarna överstiger inte 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet eller koncessionen.  

Vid ändringar av kontrakt som har upphandlats enligt LUF gäller inte den tredje punkten utan i dessa fall kan ändringar göras oberoende av värdet på de kompletterande beställningarna. Vid ändringar av koncessioner som har upphandlats enligt LUK gäller den tredje punkten endast i de fall det är en upphandlande myndighet som gjort upphandlingen och koncessionen avser annan verksamhet än den verksamhet som anges i bilaga 2 till LUK. 

Om en upphandlande myndighet genomför flera successiva kompletteringsbeställningar ska värdet enligt tredje punkten tillämpas separat på varje komplettering. De olika kompletteringarna behöver alltså inte slås ihop vid bedömningen av om tredje punkten är uppfylld. Det är dock inte tillåtet att dela upp en större kompletteringsbeställning i flera mindre i syfte att komma under beloppsgränsen och på så sätt kringgå bestämmelsen. 

Under vissa omständigheter är det tillåtet att ändra i ett upphandlat kontrakt eller ramavtal om behovet av ändringen beror på omständigheter som den upphandlande organisationen inte förutsåg eller borde ha förutsett vid tidpunkten för tilldelningen av kontraktet eller ingåendet av ramavtalet.  

Vid bedömningen utgår man från vad en normalt omdömesgill upphandlande organisation borde ha förutsett. För att en ändring på grund av oförutsedda omständigheter ska vara tillåten krävs också att ändringen uppfyller följande två förutsättningar:  

1. Ändringen medför inte att kontraktets, ramavtalets eller koncessionens övergripande karaktär ändras. 
2. Ändringen innebär inte att värdet av kontraktet, ramavtalet eller koncessionen ökar med mer än 50 procent. 

Vid ändringar av kontrakt eller ramavtal som upphandlats enligt LUF gäller inte andra punkten. I dessa fall finns alltså ingen maximal gräns för hur mycket värdet på kontraktet eller ramavtalet får öka på grund av ändringen. Vid ändringar av koncessioner som har upphandlats enligt LUK gäller den andra punkten endast i de fall det är en upphandlande myndighet som gjort upphandlingen och koncessionen avser annan verksamhet än den verksamhet som anges i bilaga 2 till LUK. 

Sker flera på varandra följande ändringar ska begränsningen av värdet tillämpas på varje enskild ändring. Värdet på de olika ändringarna behöver alltså inte slås ihop vid bedömningen av hur mycket värdet på kontraktet eller ramavtalet ökat. Det är däremot inte tillåtet att dela upp en större ändring i flera mindre i syfte att komma under beloppsgränsen och på så sätt kringgå bestämmelsen. 

Byte av leverantör i ett upphandlat kontrakt, ramavtal eller koncession är tillåtet om den nya leverantören inträder i den ursprungliga leverantörens ställe till följd av en företagsomstrukturering. Detta förutsatt att följande två förutsättningar är uppfyllda:  

1. leverantörsbytet inte medför andra väsentliga ändringar  
2. den nya leverantören uppfyller kvalificeringskraven och kraven för att inte uteslutas i den ursprungliga upphandlingen.  

Exempel på företagsomstruktureringar är uppköp, sammanslagningar, förvärv och insolvens.  

Därutöver är leverantörsbyte även tillåtet om en underleverantör inträder i leverantörens ställe till följd av en överenskommelse mellan leverantören, myndigheten och underleverantören. 

Ändringar som inte omfattas av de övriga ändringsbestämmelserna är tillåtna om ändringarna inte är väsentliga. Är ändringen väsentlig är den däremot otillåten. Bedömningen av om en ändring är väsentlig får göras från fall till fall. 

En ändring anses alltid vara väsentlig om den 

1. tillför (eller tar bort) villkor som, om de hade framgått i den ursprungliga upphandlingen, skulle ha medfört att andra anbudssökande bjudits in att lämna anbud, att andra anbud skulle ha ingått i utvärderingen eller att ytterligare leverantörer skulle ha deltagit i upphandlingen 
2. innebär att kontraktets, ramavtalets eller koncessionens ekonomiska jämvikt ändras till förmån för den leverantör som har tilldelats avtalet 
3. medför att kontraktets, ramavtalets eller koncessionens omfattning utvidgas betydligt  
4. innebär ett byte av leverantör (om inte förutsättningarna ovan är uppfyllda). 

En ändring av ett kontrakt, ett ramavtal eller en koncession som har upphandlats genom en direktivstyrd upphandling ska annonseras när ändringen görs på någon dessa grunder:  

• genom kompletterande beställningar 
• på grund av oförutsebara omständigheter.  

Den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) ska då skicka annonsen till den Europeiska unionens publikationsbyrå för annonsering. Det finns ett särskilt standardformulär för detta ändamål. Från och med den 1 januari 2021 ska en annons också publiceras i en annonsdatabas som är registrerad enligt lagen om upphandlingsstatistik. 

Läs mer om ändringar av avtal i vår uppdragsrapport Ändringar av kontrakt och ramavtal - möjligheterna i den nya upphandlingslagstiftningen. 

Det saknas bestämmelser om ändringar av kontrakt, ramavtal och koncessioner som understiger tröskelvärdet, eller som avser upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. I förarbetena till LOU, LUF och LUK framhåller den svenska lagstiftaren att det saknats behov av att föra in detaljerade regler och att bestämmelserna på det direktivstyrda området ger uttryck för allmänna principer som även är gällande vid icke direktivstyrd upphandling. 

Att det inte finns några bestämmelser på det icke direktivstyrda området innebär inte att utrymmet för tillåtna ändringar är mindre på detta område, enligt lagstiftaren. I avsaknad av detaljerade bestämmelser borde tvärtom prövningen av en ändrings tillåtlighet kunna göras något friare utanför det direktivstyrda området. Utrymmet att göra en ändring borde alltså vara minst lika stort som vid upphandling över tröskelvärdena.